衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的問題及解決對策探究

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督部門屬于國家授權(quán)的機構(gòu)，主要工作為對與公共衛(wèi)生相關(guān)的、環(huán)境、學(xué)校、放射、勞動相關(guān)的健康問題等方面的衛(wèi)生安全的監(jiān)督，在監(jiān)督過程中進行客觀記錄、總結(jié)歸檔，由此而成的檔案稱為衛(wèi)生監(jiān)督檔案。在衛(wèi)生監(jiān)督工作中，檔案管理占據(jù)重要地位，本文主要介紹檔案管理工作的重要性，并列舉衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的問題、探究其解決對策。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督；檔案管理；問題及解決對策

檔案管理就是對檔案的管理工作，可劃分為對檔案的收集、整理、價值評估、保存、編目、檢索、統(tǒng)計、編輯和研究等內(nèi)容。作為國家檔案事業(yè)的重點內(nèi)容，檔案管理工作主要有內(nèi)容系統(tǒng)和形式多樣兩方面特點。檔案管理的內(nèi)容范圍廣泛，遍及公共、醫(yī)療、學(xué)校衛(wèi)生等多方領(lǐng)域，且按照內(nèi)容、時間的差異分類妥當(dāng)。檔案管理的形式已不再局限于最初的紙質(zhì)形式，已擴充為視頻、光盤、數(shù)據(jù)庫、出版物等多種形式。

1 衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案的重要性

1.1 檔案管理的憑證作用

檔案可以說是人員的個人記錄資料，以大事件的形式將個人經(jīng)歷羅列，記錄成案。因此，檔案能很好的反應(yīng)出與當(dāng)事人相關(guān)的客觀事實，是對人員的任命、升職等工作順利開展的重要參考依據(jù)。由此可知，對檔案仔細(xì)、全面的記錄、管理尤為重要。

1.2 績效考核的重要組成部分

中國正在走科學(xué)發(fā)展之路，包括衛(wèi)生監(jiān)督工作也具有相應(yīng)的科學(xué)法則，而法則之一便是績效考核。績效考核有極強的系統(tǒng)性，以企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)為指導(dǎo)，采用制定的標(biāo)準(zhǔn)評估員工的工作，并以評估結(jié)果對員工進行引導(dǎo)。保質(zhì)保量的檔案管理是開展績效考核工作的重要保障。

1.3 促進衛(wèi)生監(jiān)督工作水平提升

檔案的記錄遵循客觀事實，有很大的真實性保證，同理，對所記錄的檔案進行分析整合，也可得到較為公正客觀的評測結(jié)果，體現(xiàn)出相關(guān)機構(gòu)的工作成效和工作中存在的弱勢環(huán)節(jié)。對于發(fā)現(xiàn)的各方面不足及時整改，是促進衛(wèi)生監(jiān)督工作水平提升的可行途徑。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的問題

2.1 相關(guān)人員缺乏檔案管理意識

《檔案法》已經(jīng)建立并在各級衛(wèi)生監(jiān)督部門開始試行，然而與檔案管理相關(guān)的工作人員明顯缺乏檔案管理意識，將此項制度視為無足輕重的形式化工作，并未從本質(zhì)上將檔案管理工作與衛(wèi)生監(jiān)督工作相提并論。相關(guān)人員對檔案管理意識的欠缺主要表現(xiàn)在：因?qū)Υ瞬恢匾暥磳n案好加看管而使檔案丟損；因重視力度不足，對相關(guān)工作缺少明確要求，檔案管理和檔案基本只是擺設(shè)。

2.2 檔案管理人員整體素質(zhì)不高

檔案管理工作并未受到相關(guān)衛(wèi)生監(jiān)督部門的大力重視，也因此并未安排專人負(fù)責(zé)此項工作，而是由其他工作人員一并負(fù)責(zé)此項工作。衛(wèi)生部門大體將檔案管理視為雜事之一，不重視相關(guān)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，然而日后的檔案管理工作將越發(fā)繁瑣，單靠管理人員的經(jīng)驗管理是不夠的，長此以往以上人員終將難負(fù)重任。

2.3 檔案管理制度遠(yuǎn)不完善

無論對任何管理工作而言，合理的制度是前提也是必須具備的。然而對于大多數(shù)衛(wèi)生監(jiān)督管理部門而言，雖有制度卻是極不健全，甚至有些敷衍的制度，即使有較正規(guī)的制度卻未能列入崗位責(zé)任之中，使制度通常虛有其表、紙上談兵。將檔案管理工作開展的更為規(guī)范化是衛(wèi)生監(jiān)督部門的工作目標(biāo)，而不完善的制度很大程度上阻礙了此項目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.4 檔案管理范圍過于模糊

工作需要明確的決策，各項任務(wù)分門別類的劃分也有助于工作的開展和執(zhí)行，而在當(dāng)前檔案管理中鮮少具有明確的管理范圍。當(dāng)前而言，各省市、各級衛(wèi)生監(jiān)督部門的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)較為零散，多為單位內(nèi)部管理級別，還不具備統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。然而這種模棱兩可的管理標(biāo)準(zhǔn)使得檔案管理工作缺少明確的范圍，不利于相關(guān)工作的開展。

2.5 檔案管理模式過于陳舊

這是一個求變的世紀(jì)，各項事物、技術(shù)都在不斷更新?lián)Q代，而衛(wèi)生監(jiān)督部門的檔案管理工作卻似乎延續(xù)著多年前的舊路，顯然其舊路將無法適應(yīng)全新的時代。與檔案管理模式的陳舊相比，檔案業(yè)務(wù)已得到發(fā)展，而發(fā)展帶來的卻是辦公空間緊張、難達(dá)國家標(biāo)準(zhǔn)。同時，資金的不充足使得檔案管理設(shè)施老舊、技術(shù)滯后、難跟上時代的步伐。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理問題的解決對策

3.1 提升檔案管理意識

成功的必備因素之一是一種求成意識，將此種意識應(yīng)用于檔案管理工作中，就是檔案管理意識。檔案管理工作與衛(wèi)生監(jiān)督工作有密切聯(lián)系，相關(guān)工作人員有足夠的理由對此大力關(guān)注，在此方面安排專門的人力、物力，并對檔案人員提供學(xué)習(xí)、鍛煉的機會，同時將檔案管理工作的開展與國家要求緊密結(jié)合，以打造出長遠(yuǎn)的檔案管理計劃并將計劃實踐于實際。

3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)

團隊精神已成我們生活中不可忽視的力量，是多數(shù)公司獲得成功的關(guān)鍵所在。基于團隊精神的重要性，衛(wèi)生監(jiān)督部門有足夠理由提升檔案管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)出綜合素質(zhì)更強的管理團隊。各個部門可酌情培養(yǎng)專、兼職檔案管理人員，為其提供系統(tǒng)性學(xué)習(xí)的機會，定期為其安排相關(guān)培訓(xùn)和講座，使相關(guān)人員和時代一同進步。

3.3 健全檔案管理制度

為了更好地開展檔案管理工作，相關(guān)部門應(yīng)建立健全檔案管理制度。此處的管理制度主要是應(yīng)用于各部門內(nèi)部，因此應(yīng)以各部門實際情況為立足點，引入《檔案法》相關(guān)內(nèi)容依據(jù)，健全檔案收集、歸檔、保護、利用、傳遞、等級和責(zé)任追究等制度。各項制度均有不同意義，側(cè)重點酌情而定，同時為將檔案管理和衛(wèi)生監(jiān)督工作聯(lián)系的更為緊密，健全完善獎罰、考核制度是有必要的。

3.4 詳細(xì)確立歸檔范圍

衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中涉及到的檔案應(yīng)分門別類，并確立詳細(xì)地歸檔范圍，歸檔范圍中涉及的材料較廣泛，大致有含有工作計劃、記錄、總結(jié)等的工作材料；含有衛(wèi)生監(jiān)督法規(guī)、技術(shù)的行政法律材料和行政處罰辦法材料；對違法案件和專題進行調(diào)查的調(diào)查設(shè)計、調(diào)查報告材料；預(yù)防性的和年度性的監(jiān)督材料等。對于各種檔案應(yīng)結(jié)合確立標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確無誤地各司其位，以輔助檔案管理工作的順利完成。

3.5 提升檔案管理模式

現(xiàn)代化進程以信息技術(shù)為標(biāo)榜，以方便快捷高效為工作效果的體現(xiàn)，檔案管理工作不能與時代脫節(jié)，因此其管理模式應(yīng)緊跟時代進程。當(dāng)前時代中的檔案管理重點在兩方面：其一，資金投入方面，應(yīng)做到不盲目浪費也不過份緊縮，以國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為樣板對各部門的實際情況查缺補漏；其二，利用信息時代中信息的優(yōu)勢，將各部門之間的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)共享，提升檔案內(nèi)容的使用范圍。

4 結(jié)束語

公共衛(wèi)生不斷改革深化，與此相關(guān)的檔案管理也有了新的工作要求，在前行的途中有機遇的同時也不乏挑戰(zhàn)。我國檔案管理工作尚不成熟，存在多方面的不足，對此可從對相關(guān)人員的管理意識、管理團隊的素質(zhì)進行提升，突破原有的檔案管理模式，詳細(xì)確定歸檔范圍，建立健全檔案管理制度等方面著手，通過各部門的共同努力打造出更具成效的檔案管理。

參考文獻

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[3]譚海平，孫愛國，于雪芹. 衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作的問題與對策探討[J].中國醫(yī)藥導(dǎo)報. 2007（10）

作者簡介

劉瑜（1982-），男，籍貫：河北承德人，職稱：助理館員，學(xué)歷：本科，主要研究方向：檔案管理。