新時(shí)期檔案信息化管理工作探究

摘 要：在國(guó)家信息化戰(zhàn)略建設(shè)中，檔案信息化管理具有非常重要的地位，在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越重視檔案信息化管理工作。本文主要研究了我國(guó)目前檔案信息化管理的內(nèi)容，指出了我國(guó)檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題，主要論述了新時(shí)代檔案信息化管理工作思路。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案信息化；管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，當(dāng)前已深入到社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，檔案管理部門實(shí)行信息化管理，可以提高檔案管理水平，有效開(kāi)發(fā)檔案作用。但在檔案信息化管理中，各種因素都會(huì)對(duì)其構(gòu)成影響，如人們的觀念意識(shí)、應(yīng)用設(shè)備、人為因素等，在檔案信息化管理中存在很多問(wèn)題，信息化管理的優(yōu)點(diǎn)還沒(méi)有充分應(yīng)用。因此，在新的歷史時(shí)期，研究檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案管理信息化及其意義

檔案管理信息化指的是在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，收集并加工各種檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息的保存與傳遞。檔案管理信息化包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：信息數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。在檔案管理中，檔案管理信息化只是其中一種重要方法，在管理當(dāng)中還需依據(jù)檔案管理制度。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理一定會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，它能夠有力推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

在檔案管理工作中應(yīng)用信息化手段，具有下面這些意義：一可以推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化管理，可以轉(zhuǎn)變檔案管理職能，不受管理方法的局限，將更好的服務(wù)提供給檔案信息使用者。二有利于檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。在檔案管理工作中應(yīng)用信息化手段，可以系統(tǒng)化檔案信息，使檔案信息發(fā)揮最大的作用，創(chuàng)造更多的價(jià)值。三開(kāi)拓了檔案信息傳播范圍，在檔案管理工作中應(yīng)用信息化手段，檔案信息可以進(jìn)行多次復(fù)制，不用占用更大的傳輸空間，并且，檔案信息的傳播速度也會(huì)大大加快，有利于檔案信息的需要者及時(shí)得到檔案信息。

在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用信息化手段，可以提高檔案管理工作效率，但在檔案管理中利用信息化手段也存在很多缺點(diǎn)，如檔案信息的安全性就會(huì)受到很多影響，在實(shí)行信息化管理中，必須應(yīng)用大量的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這兩種技術(shù)都有可能受到外來(lái)不法分子的攻擊，存在較為嚴(yán)重的檔案信息丟失和被盜現(xiàn)象。

2 目前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 不重視檔案管理工作

在過(guò)去的檔案管理工作中，很多人都不能正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，普遍認(rèn)為檔案管理工作就是寫、記、保管等，在單位中地位不高，而且不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，檔案管理工作只要做好保密，能夠應(yīng)付上面檢查就行了，不需要應(yīng)用當(dāng)前先進(jìn)科學(xué)技術(shù)。這種狀況表明，當(dāng)前還有很多人不了解檔案管理工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，與檔案信息化管理相去甚遠(yuǎn)。

2.2 不重視檔案功能

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，科技檔案文件非常重要，但企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)卻會(huì)常常忽視它的使用功能。在當(dāng)前多數(shù)企業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作依然應(yīng)用傳統(tǒng)辦法，只是局限于檔案資料的保存，沒(méi)有重視開(kāi)發(fā)檔案信息的服務(wù)功能，最為明顯的是檔案的信息化建設(shè)程度不高，尤其是在企業(yè)發(fā)展、設(shè)備更新、服務(wù)管理的信息化建設(shè)中，沒(méi)有與各種專業(yè)有關(guān)的檔案資源進(jìn)行整合與規(guī)劃，一些使用價(jià)值較高的檔案資料在整理完成以后，常常被收藏起來(lái)，而沒(méi)有得到充分應(yīng)用，檔案資源不能發(fā)揮本身價(jià)值。

2.3 不重視管理手段

檔案管理方法方面，缺少專門用于檔案管理工作的計(jì)算機(jī)和管理軟件，當(dāng)前仍然手工查閱檔案資料；在保存檔案資料時(shí)依然用傳統(tǒng)的鐵皮柜，需要很大的占地面積，并且也不能科學(xué)使用空間；很多檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)缺乏，對(duì)檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)程度不高，不能熟練進(jìn)行檔案資料的收集與整理、加工，在檔案管理工作中能力不高，不適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的需要。

3 新時(shí)期檔案信息化管理工作的策略

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

在進(jìn)行檔案信息化管理中，檔案工作人員包括單位的領(lǐng)導(dǎo)人員都應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，不但應(yīng)該具有信息化管理意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，而且應(yīng)該將大量的文獻(xiàn)資料存入電腦中。不同部門工作人員要認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，了解檔案實(shí)行信息化管理的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)用戰(zhàn)略發(fā)展眼光看待檔案信息化管理工作。對(duì)于從事檔案管理工作的人員來(lái)講，要同時(shí)意識(shí)到檔案管理工作存在的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)，具備檔案管理的責(zé)任意識(shí)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念，在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，依據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，不斷推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

3.2 創(chuàng)建檔案信息管理中心

檔案工作主要就是為了提供信息服務(wù)，就是向國(guó)家部門、社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域、經(jīng)濟(jì)部門提供各種信息，利用當(dāng)前快速發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)，將信息資源傳遞給需要者，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。國(guó)家當(dāng)前著力建設(shè)檔案管理信息網(wǎng)，將各種檔案資料、有價(jià)值信息、各種書籍集體在一起，建立信息管理中心。有利于整合更加豐富與全面的信息，實(shí)現(xiàn)信息的高速傳播與應(yīng)用。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

在檔案管理工作中，管理人員的技術(shù)水平具有非常重要的影響，在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化過(guò)程中，要應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，因此，要求檔案管理人員必須具備較高的綜合素質(zhì)。檔案管理人員不但應(yīng)該具備高水平的專業(yè)知識(shí)，而且還應(yīng)該能夠熟練操作計(jì)算機(jī)、能夠熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，只有具備高水平的檔案管理人員，才有利于推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理。因此，檔案管理部門要對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，不但要重視培訓(xùn)管理人員的管理理念和方法，而且要重視培訓(xùn)他們的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，才能切實(shí)推進(jìn)信息化管理工作的進(jìn)行。

3.4 構(gòu)建建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)

在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化，就要有機(jī)整合各種檔案管理部門，建立協(xié)調(diào)一致的檔案管理體系，最大程度地實(shí)現(xiàn)資源共享。可以及時(shí)將各種有價(jià)值的信息提供給需要者。利用檔案資源共享，可以促進(jìn)地方檔案管理部門的發(fā)展，可以使其逐步走上檔案管理工作的正軌，實(shí)現(xiàn)資源整合，取長(zhǎng)補(bǔ)短。努力創(chuàng)建較為完整的管理系統(tǒng)。

3.5 實(shí)施滾動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略

實(shí)現(xiàn)信息化管理不是一朝一夕就可以完成的，需要我們經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的努力和發(fā)展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了當(dāng)前檔案管理技術(shù)的進(jìn)步，我們不但要求應(yīng)用先進(jìn)的管理設(shè)備，而且要求檔案管理人員要及時(shí)更新思想。在實(shí)現(xiàn)文字檔案一體化和信息資源的整合化當(dāng)中，應(yīng)該是一個(gè)不斷滾動(dòng)發(fā)展的過(guò)程。應(yīng)用滾動(dòng)發(fā)展辦法，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展的不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)具有中國(guó)特色的檔案信息化管理。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在現(xiàn)代化發(fā)展中，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)已成為必然，在信息化建設(shè)中，必須依靠局域網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)手段。完成檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)資源共享，防止人為管理出現(xiàn)的錯(cuò)誤，可以促進(jìn)我國(guó)社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。在檔案管理工作中綜合應(yīng)用實(shí)踐、總結(jié)相結(jié)合的辦法；依靠原有管理技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理辦法；發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決；做到這些，就可以加速推進(jìn)檔案信息化發(fā)展，可以輕松實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，實(shí)現(xiàn)高效發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

陳丹軍（1980-），男，上海市，工程師、本科，研究方向：檔案信息化。