對高校后勤物資采購系統(tǒng)建設(shè)的一點(diǎn)思考

呂 杰

（西北農(nóng)林科技大學(xué) 后勤管理處，陜西 楊凌712100）

高校后勤物資采購工作是后勤工作的重要組成部分，也是關(guān)系到后勤各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展的關(guān)鍵因素，因此如何把這項(xiàng)工作做好做細(xì)是值得每個從事后勤物資采購工作的同仁認(rèn)真思考的問題。

1 后勤物資采購工作傳統(tǒng)方法存在的問題

部分高校后勤物資采購工作方法比較陳舊，主要表現(xiàn)在：

（1）申請時間長。紙質(zhì)版文件申請，時間較長。

（2）廠家信息匱乏?？疾爝x擇范圍小，不能確保選擇的供貨廠家物美價廉。

（3）出入庫管理混亂。物資采購到位后，缺乏相應(yīng)的驗(yàn)收程序，直接由庫管員整理入庫，出庫時也缺乏相關(guān)手續(xù)，隨意性強(qiáng)。

（4）數(shù)據(jù)查詢麻煩。做不到有效的出入庫管理，在查詢某項(xiàng)物資庫存、或者出入庫情況時，面臨困難，同時，出入庫采取手工記錄，查詢麻煩，效率極低。

（5）財(cái)務(wù)報(bào)表計(jì)算繁瑣。在年（季、月）度物資采購工作財(cái)務(wù)報(bào)表時，因提供數(shù)據(jù)不全面、不及時、不準(zhǔn)確等問題，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表參考價值大大降低。

筆者認(rèn)為建設(shè)物資采購系統(tǒng)是非常必要的，在保持傳統(tǒng)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，充分利用物資采購系統(tǒng)來完成采購工作從申請到財(cái)務(wù)報(bào)賬的各個環(huán)節(jié)，同時，該系統(tǒng)能詳細(xì)記錄個人操作行為。

2 物資采購系統(tǒng)建設(shè)的思路

筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，闡述一下自己對物資采購系統(tǒng)的建設(shè)的一點(diǎn)思考，已達(dá)到拋磚引玉的作用。

2.1 物資采購系統(tǒng)的工作流程

本系統(tǒng)將建設(shè)網(wǎng)絡(luò)版，擬建九大模塊。各部門通過本系統(tǒng)完成物資采購登記備案工作，采購組通過系統(tǒng)掌握各部門的采購情況，該系統(tǒng)完成后將對各部門物資采購有詳細(xì)的記錄，并形成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

主要的工作流程：第一，通過該系統(tǒng)申請物資采購。第二，市場調(diào)研確定供貨廠家，通過系統(tǒng)錄入所有考察過的廠家詳細(xì)信息。第三，貨到驗(yàn)收。第四，通過系統(tǒng)進(jìn)行出入庫管理。第五，財(cái)務(wù)管理。

2.2 具體模塊建設(shè)

2.2.1 計(jì)劃模塊建設(shè)

各部門，根據(jù)上年度物資采購情況，制定詳細(xì)的物資采購計(jì)劃，通過系統(tǒng)提報(bào)物資采購組，采購組通過系統(tǒng)提報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)通過系統(tǒng)批示后，系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)發(fā)采購組，采購組根據(jù)批示意見通過系統(tǒng)將各部門采購計(jì)劃返還，作為年度采購計(jì)劃。本文為清楚的表達(dá)采購系統(tǒng)的模塊建設(shè)，所有采購均視為計(jì)劃內(nèi)采購。

2.2.2 申請模塊建設(shè)

在申請模塊中將顯示類別。部門將采購的物資按照有關(guān)要求進(jìn)行歸類，把采購申請通過系統(tǒng)向采購組提報(bào)（申請模塊中各單位只能向采購組申請，系統(tǒng)不支持各單位向領(lǐng)導(dǎo)直接申請。），由采購組通過系統(tǒng)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)通過系統(tǒng)做出批示，系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)發(fā)至采購組，由采購組（本系統(tǒng)僅采購組有此授權(quán)）通過系統(tǒng)通知采購部門。

2.2.3 出入庫及庫存管理模塊

此模塊是物資采購系統(tǒng)的核心組成部分：

（1）物資驗(yàn)收及入庫管理

物資到位后，由采購組和物資使用部門驗(yàn)收合格后，由使用部門專職庫管人員通過系統(tǒng)分類填寫入庫，系統(tǒng)自動增加該物資庫存中的數(shù)量，生成入庫單，此時，采購組將收到本系統(tǒng)自動生成的入庫通知。

（2）物資出庫管理

部門工作人員需要領(lǐng)料時，通過系統(tǒng)向部門負(fù)責(zé)人申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，審批結(jié)果系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)給庫管人員，庫管人員在系統(tǒng)中點(diǎn)擊需領(lǐng)用的物資，系統(tǒng)自動生成出庫單，顯示該物資的庫存，此時，采購組將收到本系統(tǒng)自動生成的出庫通知。

（3）庫存臺帳管理

采購組通過該系統(tǒng)能夠迅速查詢某個部門某項(xiàng)物資在任何時間段內(nèi)的出入庫情況、庫存量，能夠自動生成物資在某個時期內(nèi)的期初數(shù)、本期入庫數(shù)、本期出庫數(shù)和期末庫存，能夠定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)；各部門還可統(tǒng)計(jì)本部門在一個時間段內(nèi)所有物資的出庫量、入庫量，以及在本時間段的期初量和期末結(jié)余量。

（4）庫存查詢功能

采購組可根據(jù)部門、物資分類、物資名稱查詢各部門倉庫中某物資當(dāng)前庫存情況，還可根據(jù)多種條件(如部門、物資、采購時間)的不同組合查詢各部門倉庫中物資在一個時間段內(nèi)出入庫的詳細(xì)情況，并能查詢所有部門某項(xiàng)物資在某個時間段所有的出入庫及庫存情況。

（5）庫存報(bào)警值設(shè)置

根據(jù)各部門年度計(jì)劃，及物資使用情況給系統(tǒng)設(shè)置庫存報(bào)警值，報(bào)警值設(shè)置最大值和最小值，當(dāng)物資庫存高于最大值或低于最小值時報(bào)警，系統(tǒng)自動將報(bào)警信息傳到物資使用部門和采購組。

2.4 物資需求分析模塊

該模塊的建設(shè)是基于系統(tǒng)對各部門庫存數(shù)量的計(jì)算。根據(jù)各部門年（季、月）度庫存情況及年（季、月）度計(jì)劃，系統(tǒng)自動計(jì)算某項(xiàng)物資在某個部門的物資需求，超過報(bào)警值，系統(tǒng)自動將報(bào)警信息傳到物資使用部門和采購組。此功能模塊具有保證庫存不積壓、不短缺，保持最優(yōu)庫存的重要功能。

2.5 考察及合同管理模塊

該模塊主要管理三相內(nèi)容，一是考察組相關(guān)材料。主要包括考察組成員信息、考察地點(diǎn)、考察時間、考察廠家等信息。二是供貨商相關(guān)信息，通過考察確定供貨商后，要對廠家信息做全面的登記，對有著良好信譽(yù)的商家可以建立長期合作關(guān)系，對信譽(yù)差的要及時更換。三是合同管理情況。包括合同輸入和維護(hù)、采購合同到貨維護(hù)、合同執(zhí)行情況、采購合同查詢統(tǒng)計(jì)等功能［1］。對于大型設(shè)備的維護(hù)合同（例如空調(diào)、電梯等）應(yīng)設(shè)置報(bào)警時間（例如空調(diào)維保合同還有一個月到期，系統(tǒng)自動提示），系統(tǒng)自動通知使用部門及采購組。

2.6 統(tǒng)計(jì)分析模塊

本模塊主要功能在于統(tǒng)計(jì)分析各采購物資用料信息，既可以統(tǒng)計(jì)本部門年（季、月）度采購情況，也可以統(tǒng)計(jì)不同部門同一物資采購情況，并自動與年（季、月）度采購計(jì)劃做出比較；該模塊同時具有財(cái)務(wù)成本核算、財(cái)務(wù)分析等功能，所有數(shù)據(jù)既可通過數(shù)據(jù)表格型式顯示統(tǒng)計(jì)結(jié)果，也可通過餅圖、柱狀圖、折線圖等統(tǒng)計(jì)圖形顯示統(tǒng)計(jì)結(jié)果［2］，便于各部門分析比較，制定物資采購年（季、月）度計(jì)劃，控制經(jīng)費(fèi)。

2.7 權(quán)限管理模塊

負(fù)責(zé)完成系統(tǒng)的用戶權(quán)限設(shè)置。由于系統(tǒng)是在網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)行的管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的安全性非常重要。該模塊采用不同角色的用戶授權(quán)方式，即各單位管理員通過本系統(tǒng)只能看到及修改本單位的信息，采購組管理員通過本系統(tǒng)可以查詢各單位物資采購詳細(xì)情況，但無權(quán)修改，可做統(tǒng)計(jì)。

2.8 財(cái)務(wù)管理模塊

負(fù)責(zé)完成記錄付款金額、付款方式、付款時間、款項(xiàng)來源等。本模塊設(shè)置“部門采購程序查詢項(xiàng)”，該模塊僅財(cái)務(wù)部門有權(quán)限使用，系統(tǒng)自動生成采購程序是否符合要求信息，并將信息直接轉(zhuǎn)發(fā)至領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)審批后，直接轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)完成報(bào)賬，報(bào)賬信息系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)發(fā)報(bào)賬部門及采購組。

2.9 打印模塊

系統(tǒng)中所有所有表格及圖形均能完成打印，所有手續(xù)完成后，系統(tǒng)生成一套完整的物資采購記錄，并轉(zhuǎn)發(fā)至采購組。

3 結(jié)語

本系統(tǒng)的建設(shè)能夠有效的完成后勤各部門物資采購的統(tǒng)計(jì)工作，使各部門采購信息更加科學(xué)合理，避免采購的盲目性及物資的浪費(fèi)，同時本系統(tǒng)的建設(shè)將大大提高工作效率和工作水平，能夠及時準(zhǔn)確的提供采購數(shù)據(jù)，對加強(qiáng)物資管理有著非常積極的意義。

［1］王東.萬書亭.基于Client/Server模式的電網(wǎng)建設(shè)物資管理信息系統(tǒng)的開發(fā)[J].辦公自動化:綜合版，2007（7）：19-21.