如何提高高校檔案工作人員的素質

王 瑜

（大理學院檔案館，云南 大理671003）

高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，是學校工作的重要組成部分，它全面而真實的記錄著學校的建設與發(fā)展。高校檔案管理人員是檔案工作中最為活躍的因素，是在檔案建設與檔案價值實現(xiàn)過程中發(fā)揮著獨特的人文作用，高素質的檔案隊伍對提高檔案工作質量和效率起著重要性作用。

檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”，不少檔案工作人員只滿足于踏踏實實地做好本職工作，但對檔案館的性質、地位及其工作職能幾乎一無所知。過去人們普遍認為，檔案館是閑差、是養(yǎng)老的地方，是照顧領導家屬的地方，現(xiàn)在雖然有所改進，但認知程度也不容樂觀。要改變?nèi)藗儗n案管理工作的認識，一方面要加強宣傳檔案的重要性，另一方面是使人們能感受檔案利用的方便快捷，使人們發(fā)自內(nèi)心的感到自己離不開檔案館。下面本人結合自己的工作對高校檔案工作人員在新時期如何強化素質，樹立檔案部門良好形象談談自己的幾點體會：

1 強化思想政治素質

1980年中共中央國務院批轉《國家檔案局關于全國檔案工作會議的報告》中指出：“檔案工作是一項很重要的專門事業(yè)，是實現(xiàn)社會現(xiàn)代化，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件。做好檔案工作，不僅是當前工作的需要，而是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)”。由此可見檔案工作是一項十分重要的工作，其工作性質具有一定的政治性、管理性和服務性。

檔案工作人員的政治思想素質，是指檔案工作人員的政治態(tài)度、政治品質和思想作風。高校檔案工作是一項政治性與機密性很強的工作，從事檔案管理的工作人員應具較強的原則性。這就要求檔案管理人員要不斷加強學習，不要只把自己定位在檔案保管員的位置，而應具備綜合的政治素質。

2 強化職業(yè)道德素質

2.1 高校檔案工作人員要樹立愛崗敬業(yè)精神

檔案工作人員只有熱愛檔案工作，忠于職守，才能做好檔案工作。愛崗敬業(yè)不僅是一種信念，也是一種職業(yè)道德情感。檔案工作人員要從更好地為學校的建設與發(fā)展服務、更好地為廣大師生服務的立腳點出發(fā)，忠實履行自己的職責，認真做好本職工作，樹立并發(fā)揚任勞任怨、一絲不茍、求真務實的工作作風。這是高校檔案工作人員應具備的最基本的職業(yè)素質。

2.2 高校檔案工作人員要強化無私奉獻的精神

檔案工作人員每天面對的是大量繁瑣的檔案收集、整理、鑒定、編目、提供使用等工作，但由于檔案部門在高校職能部門中相對是邊緣部門，長期處于較為封閉的工作環(huán)境中，工作業(yè)績與成果常常被忽略或被淡化。這就要求檔案人員要甘為人梯，耐得住枯燥與寂寞，在平凡清苦的工作崗位兢兢業(yè)業(yè)，默默地無私奉獻。同時，高校檔案工作又是一項服務性很強的工作，檔案本身給公眾留下的印象就是沉悶、單調、死板。管理人員的熱情服務要像春風一樣溫暖人心，使來訪者感到舒適，想使用者之所想，急使用者之所急，熱情周到地服務。

3 強化業(yè)務素質

業(yè)務素質是指履行所從事工作職責需要的專業(yè)知識和技術實踐能力。檔案工作是一門管理科學，是專業(yè)性、技術性很強的工作，要實現(xiàn)檔案的科學化、標準化、規(guī)范化管理，高校檔案工作人員除了具備良好的政治思想素質和職業(yè)道德素質外，還要有精明強干的業(yè)務素質。在外人看來很簡單的檔案管理工作，其實蘊藏著很大學問，需要不斷努力學習，才能具備過硬的業(yè)務能力。才能真正做好高校檔案的管理與利用工作。

3.1 高校檔案工作人員要具備一定的專業(yè)基礎理論和專業(yè)知識

要理解并掌握檔案管理內(nèi)容涉及過程中的各種實際操作方法及各個環(huán)節(jié)的技能技巧，科學地對檔案進行收集、整理、編目、鑒定、保管、保護、利用、檢索及編研等。另外，由于現(xiàn)代信息技術在檔案工作中的廣泛運用，目前云南省多數(shù)高校的檔案管理都是趨向網(wǎng)絡化管理，為檔案的開發(fā)利用開辟了巨大的空間。因此要求檔案管理人員要做到業(yè)務熟悉，編目清晰，具備較強的計算機能力，檢索速度快，才能提高效率，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡化。

3.2 高校檔案工作人員形象要彬彬有禮、溫文爾雅

檔案管理工作者的新形象應是知識領域工作者所具有的較高修養(yǎng)、情操以及檔案服務部門所特有的良好風范與氣質，在穿著言語上要得體、大方，因為檔案管理工作者的形象，直接影響著人們對檔案的認識。然而，理想形象的塑造不是一朝一夕的事情，檔案館工作者應不斷增加自身的學識提高自身的修養(yǎng)，以及良好的職業(yè)道德來贏得社會公眾的敬重從而提高檔案館的社會地位，更好地實現(xiàn)檔案館的社會功能。

4 加強宣傳工作，營造親和力和溝通能力

高校檔案人員要想把工作做好，除了苦練內(nèi)功，提升自身素質，還要加強對檔案工作的宣傳，反復強調檔案工作的重要性與對學校建設和發(fā)展的特殊作用，爭取學校各級領導與廣大師生的理解與支持，同時檔案管理人員有必要營造與部門間的親和力和溝通能力，大家在一起共事時有一種合作的意識和相互理解的意識，才能愉快的完成各項工作。為檔案工作創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，從而帶領全校人員共同做好檔案工作。

4.1 高校檔案人員要積極主動地做好與上級主管領導和上級檔案部門的溝通與宣傳

任何工作的順利開展與推進，領導重視是關鍵。高校檔案工作開展得好與壞，往往與領導的重視與支持密不可分。檔案人員在日常工作埋頭苦干，也一定要找機會或創(chuàng)造機會經(jīng)常向主管領導匯報工作，及時反映工作的開展情況以及工作中遇到的困難。這樣一方面提升領導對檔案工作重要性的認識；另一方面，也能得到領導的理解與支持，爭取學校在人、財、物等各方面的投入，為做好檔案工作創(chuàng)造極為有利的條件。同時，還要主動與上級檔案部門聯(lián)絡，或派人上門請教，或邀請他們來做業(yè)務指導。通過上級檔案部門的檢查與指導，進一步規(guī)范檔案的管理與利用，彌補工作中存在的漏洞，也為檔案標準化檢查及升級提前做好各項準備工作。

4.2 高校檔案工作人員要耐心細致做好與部門間的溝通

高校的兼職檔案員分布在學校各個部門，直接負責部門形成文件材料的收集、整理、歸檔、信息錄入等基礎工作，是高校檔案工作的一線工作人員。由于是兼職人員，在日常工作中難免存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況。所以，一方面要使歸檔案部門的領導明確檔案工作必須要全校各部門通力合作，不能僅僅靠檔案部門，各部門要安排得力人員兼任檔案員，并保證其對工作時間的投入。另一方面，也要對兼職檔案員提出明確的工作要求，建立合理的激勵機制。做好與部門間的溝通與協(xié)調，高校檔案基礎工作質量就有了保證。

4.3 高校檔案工作人員要虛心坦誠地面向廣大師生做好溝通與宣傳

高校的檔案工作關系到全體師生，廣大師生既是檔案事實的締造者，也是檔案利用的受益者，但檔案的作用與重要性并不為每個師生所知曉。要改變檔案工作者一直以來默默無聞甚至“不知所為”的形象，高校檔案人員要從辦公室的紙堆中走出來，深入到廣大師生中去，開展各種宣傳與講座，普及檔案知識，樹立檔案部門的良好形象，在學校營造良好的檔案工作氛圍。

總之，在新的歷史時期，高校檔案工作人員要適應形勢，不斷提升自身的各方面素質，樹立檔案部門的良好形象，努力提高工作質量與效率，從而更好地為學校的教學、科研與管理工作服務。

［1］秦俠.試論高校檔案管理人員綜合素質[M]//高校檔案管理探索.云南大學出版社,2011,8:101-104.

［2］譚偉貞.論檔案隊伍建設[J].蘭臺世界,2009(3):80.