龍桂珠

（上海飛機(jī)設(shè)計(jì)研究院，中國(guó) 上海 201210）

0 引言

改革開(kāi)放后，國(guó)內(nèi)科研機(jī)構(gòu)的國(guó)際交流活動(dòng)日漸頻繁，為規(guī)范國(guó)際交流合作工作流程，統(tǒng)籌管理國(guó)際交流合作的管理，不少科研機(jī)構(gòu)都設(shè)有專(zhuān)門(mén)的國(guó)際合作部門(mén)負(fù)責(zé)國(guó)際交流合作工作的管理，也專(zhuān)門(mén)設(shè)置了專(zhuān)人從事國(guó)際合作交流管理工作。國(guó)際合作部門(mén)作為科研機(jī)構(gòu)對(duì)外交流合作的窗口，扮演著對(duì)外溝通聯(lián)絡(luò)，對(duì)內(nèi)上傳下達(dá)，為科研機(jī)構(gòu)加強(qiáng)與國(guó)（境）外機(jī)構(gòu)的交流合作奠定了良好的基礎(chǔ)。

然而，隨著科研機(jī)構(gòu)通過(guò)與國(guó)際一流機(jī)構(gòu)合作交流以增強(qiáng)自身實(shí)力的需求日益迫切，國(guó)際交流活動(dòng)和國(guó)際合作項(xiàng)目如雨后春筍般層出不窮。這種新環(huán)境下，如何對(duì)國(guó)際交流活動(dòng)和國(guó)際合作項(xiàng)目進(jìn)行管理，是國(guó)際合作部門(mén)面臨的新挑戰(zhàn)。

1 國(guó)際合作部門(mén)面臨的挑戰(zhàn)

鑒于成立國(guó)際合作部門(mén)的初衷是為了加強(qiáng)國(guó)際交流和合作，所以國(guó)際合作部門(mén)主要扮演著溝通交流的角色，其中一個(gè)重要職能就是負(fù)責(zé)收集、整理和傳遞科研機(jī)構(gòu)合作交流合作的相關(guān)信息，組織策劃國(guó)際交流活動(dòng)和國(guó)際合作項(xiàng)目高層會(huì)議，籌備國(guó)際交流活動(dòng)和國(guó)際合作項(xiàng)目高層會(huì)議時(shí)為參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)收集活動(dòng)或會(huì)議背景資料，以及編制整個(gè)科研機(jī)構(gòu)的國(guó)際交流合作總結(jié)。

從以上職能來(lái)看，國(guó)際合作部門(mén)在名義上雖說(shuō)是管理整個(gè)科研機(jī)構(gòu)的國(guó)際交流活動(dòng)和國(guó)際合作項(xiàng)目，但是實(shí)際上并沒(méi)有項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理權(quán)，沒(méi)有項(xiàng)目合同審批權(quán)，在國(guó)際合作項(xiàng)目上也沒(méi)有決策權(quán)。此外，在國(guó)際合作項(xiàng)目的管理中，如項(xiàng)目計(jì)劃管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、項(xiàng)目合同管理、項(xiàng)目采購(gòu)管理、項(xiàng)目干系人管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理等諸多方面，國(guó)際合作部門(mén)并不是其中必需的參與者，充其量只是憑借其自身的語(yǔ)言?xún)?yōu)勢(shì)，在對(duì)外的項(xiàng)目溝通管理中充當(dāng)了信息傳遞的作用或者是充當(dāng)了翻譯的作用，在深入?yún)⑴c國(guó)際合作項(xiàng)目管理和實(shí)施過(guò)程方面，國(guó)際合作部門(mén)面臨著以下挑戰(zhàn)。

從部門(mén)職能來(lái)看，不少科研機(jī)構(gòu)的國(guó)際合作部門(mén)主要是負(fù)責(zé)與國(guó)（境）外機(jī)構(gòu)溝通聯(lián)絡(luò)，為科研機(jī)構(gòu)的主營(yíng)業(yè)務(wù)提供支持，其本身并沒(méi)有科研經(jīng)費(fèi)管理和科研項(xiàng)目管理的權(quán)力。

從人員資質(zhì)來(lái)看，國(guó)際合作主管的教育背景大都為外語(yǔ)類(lèi)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，憑借語(yǔ)言?xún)?yōu)勢(shì)，充當(dāng)信息的使者，卻缺乏項(xiàng)目管理或科研方面理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，難以從整個(gè)科研機(jī)構(gòu)的層面上對(duì)國(guó)際合作項(xiàng)目進(jìn)行管控。

從人員配置來(lái)看，科研機(jī)構(gòu)的國(guó)際合作崗的人員配置取決于科研機(jī)構(gòu)的規(guī)模以及國(guó)際交流合作業(yè)務(wù)的需求，一般為2-4人。而科研機(jī)構(gòu)同時(shí)開(kāi)展的國(guó)際交流活動(dòng)、國(guó)際合作項(xiàng)目或國(guó)際外包項(xiàng)目可能高達(dá)數(shù)十個(gè)，國(guó)際合作主管不可能每個(gè)活動(dòng)或項(xiàng)目都能深入?yún)⑴c。

從項(xiàng)目性質(zhì)來(lái)看，無(wú)論是國(guó)際合作項(xiàng)目還是國(guó)際外包項(xiàng)目，都緊緊圍繞著科研機(jī)構(gòu)的主營(yíng)業(yè)務(wù)，具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。主要是科研人員牽頭負(fù)責(zé)，國(guó)際合作主管主要是在與外方溝通上進(jìn)行協(xié)助，對(duì)項(xiàng)目本身，尤其是項(xiàng)目的技術(shù)層面缺乏必要的了解。從工作分工來(lái)看，參與國(guó)際合作項(xiàng)目、國(guó)際外包項(xiàng)目項(xiàng)目管理的有科研機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目管理部門(mén)、財(cái)務(wù)管理部門(mén)、質(zhì)量管理部門(mén)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)、法律部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等，國(guó)際合作部門(mén)參與其中主要是起到與外方溝通協(xié)調(diào)的作用，對(duì)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目實(shí)施和監(jiān)控本身并沒(méi)有太多的話語(yǔ)權(quán)。如果項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有良好的外語(yǔ)能力或者是通過(guò)多年合作與外方達(dá)成默契，溝通沒(méi)有障礙的情況下，未必需要國(guó)際合作部門(mén)參與其中。

在這些挑戰(zhàn)下，國(guó)際合作部門(mén)該如何加強(qiáng)國(guó)際交流合作管理呢？筆者認(rèn)為，國(guó)際合作部門(mén)的工作重點(diǎn)應(yīng)該放在國(guó)際交流活動(dòng)和國(guó)際合作項(xiàng)目的信息管理上。通過(guò)實(shí)時(shí)了解國(guó)際合作項(xiàng)目的進(jìn)展、計(jì)劃、問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)等，并及時(shí)上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)為推動(dòng)國(guó)際合作項(xiàng)目的順利開(kāi)展提供必要的幫助。

要做好國(guó)際交流合作的信息管理，首先就是要收集信息。在沒(méi)有深入?yún)⑴c國(guó)際交流活動(dòng)和國(guó)際項(xiàng)目管理和實(shí)施的情況下，在缺乏必要的項(xiàng)目管理知識(shí)和專(zhuān)業(yè)背景之下，國(guó)際合作部門(mén)通常是通過(guò)定期向具體實(shí)施國(guó)際交流合作的技術(shù)部門(mén)收集國(guó)際交流合作進(jìn)展小結(jié)進(jìn)行匯編。這一“管而不理”的動(dòng)作遭到了技術(shù)部門(mén)的詬病，而且因?yàn)閲?guó)際合作部門(mén)在國(guó)際合作項(xiàng)目管理上缺乏與項(xiàng)目主管部門(mén)的信息共享，也會(huì)發(fā)生信息孤島的現(xiàn)象。

如何準(zhǔn)確、及時(shí)、高效地收集到所需的信息以便進(jìn)行加工處理從而繼續(xù)勝任信息的使者這一職能是國(guó)際合作部門(mén)的難題。

2 國(guó)際交流合作管理信息化

要解決這個(gè)難題，要做好新時(shí)期的國(guó)際合作管理工作，國(guó)際合作部門(mén)需要轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新工作方法，才能繼續(xù)當(dāng)好信息的使者，繼續(xù)發(fā)揮對(duì)外溝通交流，對(duì)內(nèi)上傳下達(dá)的橋梁作用。實(shí)現(xiàn)國(guó)際交流合作信息化是一個(gè)好的突破口。通過(guò)電腦和信息技術(shù)來(lái)規(guī)范國(guó)際交流合作管理可以使整個(gè)國(guó)際交流合作過(guò)程更加透明、規(guī)范、科學(xué)。

國(guó)際合作部門(mén)應(yīng)該充分利用科研機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的項(xiàng)目管理平臺(tái)，從中提取、收集和整理所需信息，因?yàn)轫?xiàng)目管理系統(tǒng)就是項(xiàng)目的管理者應(yīng)用專(zhuān)門(mén)管理項(xiàng)目的系統(tǒng)軟件，使用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理。

項(xiàng)目信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)劃、實(shí)施、改進(jìn)和檢查等各個(gè)環(huán)節(jié)之間各種信息的互通和共享，讓項(xiàng)目成員實(shí)時(shí)了解到項(xiàng)目的進(jìn)展和存在問(wèn)題，項(xiàng)目管理者對(duì)反饋問(wèn)題進(jìn)行實(shí)時(shí)處理，解決各個(gè)環(huán)節(jié)之間的信息滯納和信息處理問(wèn)題，同時(shí)將業(yè)務(wù)流程規(guī)范化和流程化，對(duì)研制工作進(jìn)行實(shí)時(shí)過(guò)程管理。

國(guó)際合作部門(mén)甚至也可以在項(xiàng)目管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上建立自己的國(guó)際合作交流管理平臺(tái)。該平臺(tái)可直接從項(xiàng)目管理平臺(tái)提取其中的國(guó)際合作信息，在此基礎(chǔ)上增加項(xiàng)目管理平臺(tái)所缺失的尚未達(dá)成合作的國(guó)際交流活動(dòng)信息。建立該管理平臺(tái)，可以為科研機(jī)構(gòu)建立高水平的信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)科研機(jī)構(gòu)有效的信息溝通，為有力的工作協(xié)調(diào)提供保障，為國(guó)際交流合作提供可視化管理環(huán)境，可以實(shí)時(shí)全面了解整個(gè)科研機(jī)構(gòu)的國(guó)際交流合作概況，也為參與國(guó)際交流合作的各方提供方便快捷的信息交換平臺(tái)，“實(shí)現(xiàn)管理數(shù)據(jù)共享，減少信息孤島，為管理層。為管理層提供更多的決策分析支持?！盵2]

作為國(guó)際交流合作信息主管部門(mén)的國(guó)際合作部門(mén)，應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)，通過(guò)建設(shè)覆蓋整個(gè)機(jī)構(gòu)國(guó)際交流合作信息與外事接待、項(xiàng)目管理等平臺(tái)接口的信息化平臺(tái)，收集、匯總、整理整個(gè)機(jī)構(gòu)的國(guó)際交流合作數(shù)據(jù)。通過(guò)該信息化平臺(tái)，可以避免在每個(gè)活動(dòng)或項(xiàng)目都安排人員，也不需要定期或不定期從項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)收取匯報(bào)材料，實(shí)時(shí)管理國(guó)際交流活動(dòng)和國(guó)際合作項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)和發(fā)展。

作為信息使者的國(guó)際合作主管，通過(guò)登錄和查閱信息化平臺(tái)，就可以實(shí)時(shí)了解各國(guó)際交流活動(dòng)和國(guó)際合作項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)和發(fā)展，并以這些信息為依據(jù)，編制整個(gè)科研機(jī)構(gòu)國(guó)際交流活動(dòng)和國(guó)際合作項(xiàng)目月度小結(jié)、季度小結(jié)、半年小結(jié)和年終總結(jié)。也可以根據(jù)需要，匯總整理某些國(guó)（境）外機(jī)構(gòu)或地區(qū)的交流合作，報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)。通過(guò)信息化平臺(tái)了解國(guó)際交流合作計(jì)劃、重點(diǎn)和難點(diǎn)，國(guó)際合作主管也可以更好地對(duì)自己的下一階段工作進(jìn)行規(guī)劃，合理安排時(shí)間。

3 結(jié)論

通過(guò)信息化平臺(tái)建設(shè)，國(guó)際合作部門(mén)可以更主動(dòng)地開(kāi)展工作，可以減少項(xiàng)目實(shí)施階段不必要的匯報(bào)和總結(jié)，可以使更直觀地了解國(guó)際合作交流的進(jìn)展、成果和需要提供的支持，簡(jiǎn)化工作流程，推動(dòng)科研單位國(guó)際交流合作順利開(kāi)展。

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