綜合項目管理系統(tǒng)在工程建設(shè)過程中的應(yīng)用

陳 行， 李 超

(中國水利水電第十工程局有限公司 四川 成都 610072)

《中國水利水電第十工程局有限公司綜合項目管理系統(tǒng)》全面覆蓋并整合公司辦公自動化、市場經(jīng)營管理、綜合項目管理、項目綜合管控、企業(yè)綜合管理、決策駕駛艙等方面的信息，解決了項目部、分局、公司間各為一體的信息孤島，建成了公司集中的信息數(shù)據(jù)庫，最終形成了公司數(shù)據(jù)管控網(wǎng)端，實現(xiàn)了公司在項目綜合管理方面的全面信息化、高度集中和系統(tǒng)化管理，對項目管理向精細(xì)化、精益化邁進(jìn)起到了極大地促進(jìn)作用。

1 項目管理系統(tǒng)的基本情況

1.1 項目建設(shè)背景、建設(shè)目標(biāo)及意義

項目建設(shè)背景：根據(jù)中國水利水電建設(shè)股份有限公司按照國資委《關(guān)于加強中央企業(yè)信息化工作的指導(dǎo)意見》和住建部《施工總承包企業(yè)特級資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)實施辦法》的總體要求，為加快信息化建設(shè)步伐，大幅提升企業(yè)信息化水平和市場競爭能力，公司于2011年6月引進(jìn)了易建科技有限公司研發(fā)的《綜合項目管理軟件》，并結(jié)合公司自身業(yè)務(wù)需求進(jìn)行了系統(tǒng)改進(jìn)和完善，最終形成了《中國水利水電第十工程局有限公司綜合項目管理信息系統(tǒng)》，經(jīng)過半年時間的系統(tǒng)研發(fā)和相關(guān)人員培訓(xùn)，本系統(tǒng)于2011年12月正式投入使用。

建設(shè)目標(biāo)：綜合項目管理系統(tǒng)是以在建項目為管理對象，實現(xiàn)對工程從項目招投標(biāo)、工程開工到工程竣工的整個生命周期各階段和各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的有效數(shù)據(jù)管控。通過綜合項目系統(tǒng)的管理運行，可建立公司、分局、項目部三級綜合管理信息平臺，滿足各層級有效數(shù)據(jù)管理需求，實現(xiàn)工程項目管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，以提高項目管理的工作效率和效益。

建設(shè)意義和實施的必要性：綜合項目管理系統(tǒng)通過不同的業(yè)務(wù)模塊劃分和流程設(shè)計，促進(jìn)項目規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，實現(xiàn)以基礎(chǔ)有效數(shù)據(jù)為依據(jù)的項目管理方法，規(guī)范了施工管理中的各項管理活動由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)型，是工程項目管理模式的重大變革，對項目管理向精細(xì)化、精益化管理邁進(jìn)起到了極大地促進(jìn)作用。

1.2 系統(tǒng)架構(gòu)

從管理架構(gòu)劃分，本系統(tǒng)分為業(yè)務(wù)執(zhí)行層、管理控制層和決策規(guī)劃層，即項目部——分局——公司三層結(jié)構(gòu)。通過信息管理平臺，可實現(xiàn)不同管理層的審批流程、數(shù)據(jù)匯總、信息傳遞。

1.3 系統(tǒng)的組織機構(gòu)

為保證系統(tǒng)的順利實施和正常運行，公司分級組建了系統(tǒng)管理機構(gòu)，制定了相應(yīng)的系統(tǒng)管理辦法和措施，分別如下：

綜合項目管理系統(tǒng)專家委員會：作為項目管理系統(tǒng)推進(jìn)的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，由公司總經(jīng)理任主任委員，委員會成員由公司機關(guān)各部門主任和公司所屬各分局局長組成。

綜合項目管理系統(tǒng)實施辦公室：由公司工程管理部牽頭組建，成員為公司機關(guān)相關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)及各分局主管領(lǐng)導(dǎo)1名(分局總工程師、副分局長)，具體業(yè)務(wù)由工程管理部和信息中心工作人員分工負(fù)責(zé)。

綜合項目管理系統(tǒng)運行小組：由公司工程管理部牽頭，公司分級分層設(shè)置系統(tǒng)管理人員一名，針對各層面業(yè)務(wù)管理范圍制定相應(yīng)的職責(zé)。

1.4 系統(tǒng)的登錄

登錄界面(圖1)：

圖1 登錄界面圖

用戶名稱及初始密碼由公司系統(tǒng)管理員根據(jù)各實施對象管理要求進(jìn)行分配和設(shè)置。

2 綜合項目管理系統(tǒng)具備的功能

系統(tǒng)的功能范圍為：系統(tǒng)通過集成平臺整合了協(xié)同門戶、辦公自動化、市場經(jīng)營管理、綜合項目管理、項目綜合管控、企業(yè)綜合管控、決策駕駛艙等應(yīng)用模塊，構(gòu)建成一個統(tǒng)一、完整的項目管理體系、權(quán)限管理體系，其核心內(nèi)容是綜合項目管理。綜合項目管理實現(xiàn)了綜合規(guī)劃、合同管理、成本管理、分包管理、進(jìn)度管理、材料管理、機械設(shè)備管理、組織人員管理、費用管理、質(zhì)量管理、技術(shù)管理、安全管理、環(huán)境管理、健康管理、竣工管理等集成化的項目職能管理。

2.1 綜合項目管理主要業(yè)務(wù)模塊功能

(1)綜合規(guī)劃：用于描述項目基本規(guī)劃、工程概況及組織機構(gòu)、單元工程劃分、項目收發(fā)文記錄等相關(guān)信息，能有效地對項目各單位收發(fā)文件進(jìn)行處理，便于文件匯總與查詢。

(2)合同管理：實現(xiàn)承包合同管理體系(包括分包合同管理)。具備建立完整合同臺帳功能，能實現(xiàn)合同信息臺賬的錄入，合同內(nèi)容的維護(hù)管理，按條件實現(xiàn)合同檢索、查詢，合同審批，合同變更管理，工程量的計量管理，合同結(jié)算支付管理，合同報表等功能。分包管理模塊可通過嚴(yán)格的流程設(shè)計，實現(xiàn)分包合同立項、審批，驗工計價和結(jié)算支付，從而規(guī)避項目不合規(guī)分包風(fēng)險，對項目分包成本進(jìn)行有效監(jiān)督與掌控。

(3)成本管理：通過成本科目設(shè)置和總成本測算流程設(shè)計，對項目成本運行情況進(jìn)行監(jiān)督管理，形成項目預(yù)算與實際成本對比分析報表。系統(tǒng)具有標(biāo)準(zhǔn)的成本數(shù)據(jù)采集、流轉(zhuǎn)、匯總及分析功能，支持項目成本核算精細(xì)化的管理需求。成本管理各模塊間具有一定的邏輯關(guān)系，項目部需通過目標(biāo)成本預(yù)算、施工預(yù)算等多級預(yù)算功能處理，才能實現(xiàn)對項目目標(biāo)產(chǎn)值、多級預(yù)算與實際盈虧分析，計量收支分析統(tǒng)計，項目協(xié)作合同結(jié)算及支付分析，項目各實體部位的資源預(yù)算與實耗分析對比。而且該系統(tǒng)支持對項目總成本測算進(jìn)行分解，通過對項目各階段、各細(xì)部的具體管控，從而達(dá)到對項目總成本目標(biāo)的控制。

(4)進(jìn)度管理：側(cè)重于進(jìn)度的計劃編制、實施控制和預(yù)警管理。通過對項目總進(jìn)度計劃進(jìn)行分解，在總計劃基礎(chǔ)上編制年度或月度進(jìn)度計劃，以橫道圖、網(wǎng)絡(luò)圖等工具進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)計劃進(jìn)度的顯示，達(dá)到對工程階段性進(jìn)度進(jìn)行控制的目的。項目執(zhí)行過程中，通過錄入實時數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確反映計劃進(jìn)度動態(tài)管理信息；實現(xiàn)項目進(jìn)度顯示、目標(biāo)對比；實現(xiàn)公司各管理層級、項目部的計劃進(jìn)度統(tǒng)計匯總分析，為公司領(lǐng)導(dǎo)層工程進(jìn)度控制提供方案依據(jù)，支持Project.mpp文件等進(jìn)度圖的導(dǎo)入導(dǎo)出。

(5)材料管理：實現(xiàn)對項目使用材料的預(yù)算、采購計劃、采購合同、采購訂單進(jìn)行規(guī)范化、流程化管理。在項目層對材料入庫、出庫、分包隊伍材料收發(fā)、庫存進(jìn)行管理，并生成材料統(tǒng)計臺帳，為項目成本核算提供基礎(chǔ)。在公司層對物資材料的分類、編碼、供應(yīng)商等基礎(chǔ)性的工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，通過對各個項目的材料采購監(jiān)控、量價分析消耗進(jìn)行適當(dāng)?shù)膶徟鞒蹋⑶覍Ω鱾€項目材料的采購、消耗、庫存進(jìn)行匯總統(tǒng)計，為物資材料集約化管理創(chuàng)造基礎(chǔ)，并體現(xiàn)企業(yè)集約化資源管理水平。

(6)機械設(shè)備管理：建立公司設(shè)備的統(tǒng)一編碼體系，對設(shè)備進(jìn)行分類管理，實現(xiàn)設(shè)備管理業(yè)務(wù)?？蓪崿F(xiàn)設(shè)備需求、計劃、采購或調(diào)撥、報廢的流程化處理。設(shè)備進(jìn)退場管理(包括租賃合同、臺賬管理等)；設(shè)備使用情況登記及維護(hù)保養(yǎng)等記錄。

設(shè)備臺帳的建立與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，可實現(xiàn)動態(tài)更新，包括：

①與計劃進(jìn)度系統(tǒng)的對接，形成設(shè)備需用計劃臺帳；

②與成本管理系統(tǒng)對接，形成設(shè)備在各成本核算單元的量價節(jié)超分析；

③與財務(wù)系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)管理的動態(tài)更新，以及規(guī)費管理的動態(tài)更新；

④與物資管理系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)設(shè)備油料、備件的統(tǒng)一管理；

⑤與人力資源管理系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)設(shè)備操作手的動態(tài)更新；

⑥與安全管理模塊對接，實現(xiàn)設(shè)備的年審、持證上崗、設(shè)備危險源的動態(tài)更新和查詢。

(7)質(zhì)量管理：建立質(zhì)量管理體系文件，項目相關(guān)人員通過系統(tǒng)查詢相關(guān)質(zhì)量體系文件，并將公司質(zhì)量體系管理應(yīng)用到日常的施工管理中，可實現(xiàn)項目質(zhì)量目標(biāo)的制定、監(jiān)控和隱患排查、整改，按時記錄質(zhì)量事故、質(zhì)量處理、整改等管理數(shù)據(jù)，形成質(zhì)量報表，公司管理層可通過系統(tǒng)匯總各項目質(zhì)量報表，監(jiān)督管理項目的工程質(zhì)量。

(8)安全、健康、環(huán)境等管理模塊：建立相關(guān)管理體系文件庫，項目人員系統(tǒng)操作查詢體系文件達(dá)到項目體系管理目的。項目人員按時通過系統(tǒng)錄入安全、健康、環(huán)境等目標(biāo)計劃、費用開支、隱患、事故、培訓(xùn)等記錄和內(nèi)容，公司管理層通過系統(tǒng)匯總各種專項報表，對項目進(jìn)行專項督導(dǎo)。

(9)竣工管理：記錄分部分項工程驗收、竣工驗收、缺陷保修期保修等情況，實現(xiàn)項目完工驗收相關(guān)資料的電子化管理。

(10)組織人員管理：實現(xiàn)項目員工檔案、勞動合同等動態(tài)信息管理并形成專業(yè)報表。

3 項目管理信息化是施工企業(yè)信息化的核心

綜合管理系統(tǒng)正式運行后，公司總部可以通過公司VPN內(nèi)網(wǎng),隨時獲得項目的各種信息，隨時督促項目的經(jīng)營、進(jìn)度、質(zhì)量安全監(jiān)控，可以通過網(wǎng)上審批加強對費用的控制，加強對供應(yīng)商資信的把控，減少實際管理中的人為因素，從而加強對項目的遠(yuǎn)程管控。

3.1 項目管理信息化可以幫助企業(yè)有效控制項目成本

一方面，應(yīng)用綜合管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)制定施工預(yù)算，明確成本控制目標(biāo)；另一方面，在項目施工過程中，通過合同管理模式加強對材料采購成本、外包勞務(wù)費、設(shè)備租賃費等主要施工成本的控制，事后還可以對實際成本和成本計劃進(jìn)行對比分析，為下一個成本周期提供數(shù)據(jù)參考。這種事先計劃、事中控制、事后分析的模式可以幫助企業(yè)有效控制項目成本。

3.2 項目管理信息化可以提高工作效率，規(guī)范項目管理業(yè)務(wù)流程

信息化可以提高企業(yè)工作效率。比如領(lǐng)導(dǎo)出差可遠(yuǎn)程進(jìn)行審批；各種報表的隨時統(tǒng)計可以大大減少人工工作量；各種資料可以通過系統(tǒng)快速查詢搜索，各種審批流程可以將各個業(yè)務(wù)部門通過計算機工具串聯(lián)起來，協(xié)同工作，從而提高工作效率。

3.3 項目管理信息化可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持

通過工程信息化集中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以準(zhǔn)確掌握項目的各種經(jīng)營數(shù)據(jù)，及時提供統(tǒng)計分析結(jié)果，由系統(tǒng)邏輯統(tǒng)計分析代替原來的人工統(tǒng)計，可以大大提高企業(yè)的決策速度，從而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。

4 結(jié) 語

通過綜合項目管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，不僅使各項目部、分局、公司三個管理層級有機結(jié)合，還大幅度提升了企業(yè)的項目管控水平和公司的市場競爭能力。通過綜合項目系統(tǒng)的運行，極大地提升了公司高層對項目數(shù)據(jù)和運行的直接監(jiān)督，對公司各在建項目運行情況時刻了解并及時應(yīng)對項目風(fēng)險，從而大大提升了對項目的有效管理。項目管理信息系統(tǒng)的運行，對公司未來走向高端國際市場起著至關(guān)重要的作用。