馬華禹

借許昌市疾控中心成立60周年之機(jī)，筆者在實(shí)際工作中就健康教育檔案收集與管理所存在的問(wèn)題談一下粗淺看法。

1 健康教育檔案的收集內(nèi)容

健康教育檔案是健康教育機(jī)構(gòu)、個(gè)人或組織在工作中形成并作為原始記錄保存起來(lái)備考查利用的文字、圖表、聲像等不同載體的材料，具體分為音像制品、媒體傳播材料、文字材料、宣傳材料及其他材料。

2 健康教育檔案收集過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理水平有限。一是檔案管理是一個(gè)細(xì)致、繁雜的工作，且檔案產(chǎn)生周期長(zhǎng)，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作缺乏意義，很容易被忽視。二是檔案管理是只投入、無(wú)產(chǎn)出的消耗性工作，不能短時(shí)期內(nèi)看到其作用效果，卻需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，得不償失。三是部分人員的檔案管理水平有限，對(duì)歸檔材料的范圍不清楚，或擔(dān)心材料歸檔后查找不便，索性每個(gè)人的工作材料自行管理，長(zhǎng)時(shí)間后有的便不知去向，其結(jié)果就出現(xiàn)了日常工作缺乏工作過(guò)程記錄、材料證明等情況，最終導(dǎo)致無(wú)據(jù)可查。

2.2 照片檔案的管理問(wèn)題。許昌市疾控中心從成立至今經(jīng)歷了60年的風(fēng)風(fēng)雨雨。其中，在健康教育工作中產(chǎn)生了大量珍貴照片，記錄了許昌疾控防治工作的努力，也反映了許昌健康教育人的辛勤勞作。照片檔案作為易損檔案，在長(zhǎng)時(shí)間的保存過(guò)程中會(huì)開(kāi)始發(fā)黃、軟化和翻卷，清晰度也減弱了很多。由于底片沒(méi)有隨照片一起，導(dǎo)致大量底片聚集放在一起而難以辨認(rèn)。有些特殊尺寸的照片也難以被統(tǒng)一規(guī)定的照片案卷（冊(cè)）所容納，很多保護(hù)性措施難以有效實(shí)施。

2.3 文件材料的漏記、錯(cuò)記問(wèn)題

2.3.1 在繁雜的文件擬定、發(fā)放的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的文本文件，其中有些是電子文件。如需查找某些相關(guān)文件進(jìn)行參考，就會(huì)在紙質(zhì)文件和電子文件之中反復(fù)翻閱查找，增大了查找困難度，工作效率低下。此外，由于多次翻閱紙質(zhì)文件，也會(huì)導(dǎo)致文件再次歸檔時(shí)位置錯(cuò)誤而出現(xiàn)“假遺失”的現(xiàn)象。

2.3.2 由于工作周期過(guò)長(zhǎng)，未及時(shí)進(jìn)行文件的電子版保存或書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤的更新，事后保存時(shí)，文件檔案中偶爾會(huì)發(fā)生文件材料的漏記、錯(cuò)記問(wèn)題，如檔案文件里的文件材料出現(xiàn)筆誤、印刷錯(cuò)誤等。這是在周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題。

3 健康教育檔案問(wèn)題的對(duì)策與思考

3.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)。一要提高部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)健康教育檔案收集工作的重視程度。健康教育檔案是日常工作產(chǎn)出的最真實(shí)的記錄，能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)上級(jí)的工作檢查和工作資料的查閱參考。二要提高檔案人員對(duì)健康教育檔案收集工作的認(rèn)識(shí)程度。不可隨意捏造檔案資料，保持檔案的真實(shí)性。三要不斷加大對(duì)現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)強(qiáng)度，參加上級(jí)檔案行政部門(mén)或?qū)I(yè)單位組織的培訓(xùn)班、學(xué)習(xí)班，發(fā)揮其工作積極性、主動(dòng)性，“專心做事、熱心服務(wù)”。同時(shí)鼓勵(lì)自學(xué)，不斷提高專兼職檔案人員檔案理論素養(yǎng)與業(yè)務(wù)技能。

3.2 提升對(duì)檔案現(xiàn)代化的重視。隨著科技的進(jìn)步，檔案管理方式由傳統(tǒng)的、單一的收集處理方式轉(zhuǎn)為數(shù)字化操作，實(shí)現(xiàn)檔案載體電子化、現(xiàn)代化有助于檔案信息開(kāi)發(fā)和綜合利用。檔案現(xiàn)代化也是解決照片檔案和文本文件檔案相關(guān)問(wèn)題有效方法之一，對(duì)于重要的文本文件，可用硬盤(pán)對(duì)電子文件進(jìn)行專門(mén)保存。

3.3 加快推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)共享。我省各地市健康教育工作從上世紀(jì)60年代初開(kāi)始以協(xié)作區(qū)的方式進(jìn)行相互學(xué)習(xí)、共同研討。全省共分為三個(gè)協(xié)作區(qū)，分別是豫北協(xié)作區(qū)、豫中協(xié)作區(qū)和豫南協(xié)作區(qū)，許昌市健康教育所屬于豫南協(xié)作區(qū)中的一員。加快推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)共享有助于各個(gè)協(xié)作區(qū)成員將自己的工作經(jīng)驗(yàn)與檔案材料上傳到網(wǎng)絡(luò)共享，促進(jìn)全省健康教育共同快速發(fā)展。

3.4 及時(shí)與定時(shí)相結(jié)合，不斷完善健康教育檔案材料。健康教育檔案材料根據(jù)具體項(xiàng)目情況要進(jìn)行及時(shí)與定時(shí)的收集整理。以項(xiàng)目檔案為例，由于健康教育工作中涉及的許多項(xiàng)目是橫跨幾個(gè)年度進(jìn)行的，如中央補(bǔ)助地方健康素養(yǎng)促進(jìn)行動(dòng)項(xiàng)目就包括許多子項(xiàng)目，各個(gè)子項(xiàng)目的實(shí)施時(shí)間間隔較長(zhǎng)，有時(shí)會(huì)橫跨幾個(gè)年度。因此，相關(guān)檔案材料的收集不能在項(xiàng)目全部結(jié)束后再予整理，這樣極易導(dǎo)致材料丟失，應(yīng)該在每個(gè)子項(xiàng)目進(jìn)行的同時(shí)隨時(shí)注意材料的保存，并在子項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)地統(tǒng)一整理收錄。隨著其他子項(xiàng)目的不斷推進(jìn)，也要定時(shí)整理相關(guān)項(xiàng)目檔案，不斷更新并填充內(nèi)容，促使項(xiàng)目檔案逐步完善。此外，及時(shí)對(duì)文本文件進(jìn)行雙保存，可以有效地發(fā)現(xiàn)并改正錯(cuò)記、漏記問(wèn)題，避免了長(zhǎng)時(shí)間擱淺后對(duì)文件內(nèi)容的不確定性。

（作者單位：許昌市疾病預(yù)防控制中心 來(lái)稿日期：2014-06-18）