檢測機構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理初探

滑麗娟，宋炳政

中國石化勝利油田分公司技術(shù)檢測中心 （山東 東營 257000）

儀器設(shè)備是檢測機構(gòu)確保檢測質(zhì)量和提升科研水平的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，儀器設(shè)備檔案的管理是確保檢測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和公正性的重要因素，完整的儀器設(shè)備檔案是檢測機構(gòu)獲得資質(zhì)認(rèn)定的必要條件。

作為國內(nèi)規(guī)模較大的綜合性技術(shù)檢測機構(gòu)，中國石化勝利油田分公司技術(shù)檢測中心 （以下簡稱檢測中心）擁有各類先進(jìn)的檢測儀器設(shè)備上千臺（套）。為滿足國家對實驗室資質(zhì)認(rèn)定的要求，技術(shù)檢測中心嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對儀器設(shè)備檔案進(jìn)行管理，并通過將儀器設(shè)備檔案數(shù)字化，實現(xiàn)了儀器設(shè)備檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、動態(tài)化，為檢測機構(gòu)的儀器設(shè)備檔案管理進(jìn)行了有益的探索。

1 儀器設(shè)備檔案的歸檔范圍及歸檔內(nèi)容的確定

《實驗室和檢查機構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》（國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局第86號局長令）和GB/T 27025-2008《檢測和校準(zhǔn)實驗室能力的通用要求》等規(guī)定,對儀器設(shè)備的管理提出了明確要求?！秾嶒炇屹Y質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》第“5.4.5”條，更是對儀器設(shè)備檔案的管理提出了具體要求。

根據(jù)《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》，實驗室應(yīng)配備抽樣、測量、檢測設(shè)備（包括軟件）及標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，并對所有儀器設(shè)備進(jìn)行正常維護(hù)，應(yīng)保存所有“對檢測和/或校準(zhǔn)具有重要影響的設(shè)備及其軟件的檔案”[1]，因此，檢測機構(gòu)儀器設(shè)備的歸檔范圍及內(nèi)容至少應(yīng)包括以下9項:①設(shè)備及其軟件的名稱；②制造商名稱、型式標(biāo)識、系列號或其他唯一性標(biāo)識；③對設(shè)備符合規(guī)范的核查記錄；④當(dāng)前的位置；⑤制造商的說明書，或指明說明書存放地點；⑥所有檢定、校準(zhǔn)報告或證書；⑦設(shè)備接收、啟用日期和驗收記錄；⑧設(shè)備使用和維護(hù)記錄；⑨設(shè)備的任何損壞、故障、改裝或修理記錄。

從以上9項可以看出，檢測機構(gòu)對儀器設(shè)備檔案的管理應(yīng)該是動態(tài)的，既要對儀器設(shè)備開箱驗收時的檔案進(jìn)行管理，還須對儀器設(shè)備使用、維護(hù)及修理等檔案進(jìn)行管理。

2 儀器設(shè)備檔案的收集、整理、立卷

儀器設(shè)備檔案作為科技檔案的一種，應(yīng)按照《檔案法》的規(guī)定，實行統(tǒng)一集中管理；同時根據(jù)檢測機構(gòu)的特點，制定本單位的“儀器設(shè)備檔案管理辦法”，實行檔案室和各實驗室共同負(fù)責(zé)。

2.1 檔案室對儀器設(shè)備檔案實行統(tǒng)一集中管理

凡固定資產(chǎn)原值在一萬元以上的儀器設(shè)備，其檔案原件由檔案室負(fù)責(zé)保管，各實驗室留存復(fù)印件。若復(fù)制確有困難，經(jīng)檔案室立卷、各實驗室辦理檔案借閱手續(xù)后，由各實驗室負(fù)責(zé)保管。

儀器設(shè)備到貨后，檔案室人員到場參加開箱驗收，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)儀器設(shè)備隨機文件材料的清點、驗收工作，并在驗收記錄上簽字、蓋章。

2.2 將積累的文件組卷成冊，定期向檔案室移交

1）各實驗室兼職檔案員將收集到的隨機文件材料整理、立卷成冊。凡屬建檔的儀器設(shè)備，一律按歸檔范圍及自然形成的先后順序立卷，填寫卷內(nèi)目錄、儀器設(shè)備履歷表、備考表及檔案編號。凡屬儀器設(shè)備的隨機資料，應(yīng)將原件存檔，復(fù)印件隨機使用。

歸檔的文件材料，要字跡工整、圖樣清晰。文字不得用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫，以利長期保存。

2）給儀器設(shè)備粘貼唯一性標(biāo)識。實驗室的儀器設(shè)備有了唯一性編號（檔案編號）后，才可以給儀器設(shè)備粘貼唯一性標(biāo)識。用于校準(zhǔn)、檢測對結(jié)果有影響的每一臺儀器設(shè)備，應(yīng)該既有檢定、校準(zhǔn)狀態(tài)標(biāo)識又有唯一性標(biāo)識（檔案編號）。

3）各實驗室通過掌握儀器設(shè)備的動態(tài)信息，督促儀器設(shè)備使用者做好使用、維護(hù)記錄。每年將使用過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料，加入該儀器設(shè)備檔案盒，實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案的動態(tài)管理[2]。

4）各實驗室兼職檔案員通過掃描、拍照等方式，將儀器設(shè)備檔案數(shù)字化，并錄入到實驗室管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案的網(wǎng)絡(luò)化動態(tài)管理。

3 儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、動態(tài)化

為提高儀器設(shè)備檔案的管理水平，在開發(fā)“實驗室管理系統(tǒng)”時，設(shè)計了設(shè)備管理子系統(tǒng)（圖1）。該系統(tǒng)包括“設(shè)備器具管理、檢定記錄管理、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理、設(shè)備查詢、計量器具臺帳查詢、計量器具送檢計劃查詢、計量器具送檢超期報警、檢定記錄查詢、強檢計量器具查詢、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)查詢”共10個模塊，涵蓋了《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》對儀器設(shè)備檔案管理的要求[3]。

圖1 實驗室管理系統(tǒng)（設(shè)備管理子系統(tǒng)）

1）確保了儀器設(shè)備檔案的安全。原始檔案經(jīng)數(shù)字化后就不需要反復(fù)借出，保證了原始檔案的安全；對于軟件和驅(qū)動程序之類檔案，也因網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供的備份而防止了原始光碟因時間延長而造成的數(shù)據(jù)無法讀出，保證了數(shù)據(jù)安全。

2）提高了儀器設(shè)備檔案的管理效率[4-5]。數(shù)字化檔案統(tǒng)一了多種形式的檔案，較實物檔案節(jié)約了大量空間；原始檔案經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后歸檔，除維修時基本不被擾動，極大地減輕了后期檔案管理的工作量。

3）方便了檔案的借閱利用。數(shù)字化檔案的查詢通過網(wǎng)絡(luò)搜索功能可以瞬間完成，極大地提高了檔案查詢速度；檔案網(wǎng)絡(luò)化管理可以全天候供需要的技術(shù)人員下載，為技術(shù)人員提供了學(xué)習(xí)儀器設(shè)備使用和保養(yǎng)的第一手資料，這一優(yōu)勢是實物檔案管理無法實現(xiàn)的。

4 結(jié)論

嚴(yán)格按照《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》對儀器設(shè)備檔案進(jìn)行管理，開發(fā)實驗室管理系統(tǒng)實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、動態(tài)化，提高了檢測中心儀器設(shè)備檔案的管理水平，為檢測中心順利通過國家實驗室認(rèn)證認(rèn)可委員會的評審及多次監(jiān)督審核做出了積極貢獻(xiàn)。

由于檢測機構(gòu)儀器設(shè)備檔案是按照 《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行管理的，因此，需注意與上級單位的設(shè)備管理制度、檔案管理制度協(xié)調(diào)一致；同時，在開發(fā)、升級實驗室管理系統(tǒng)時，需做到與上級單位設(shè)備、檔案等信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，從而使檢測機構(gòu)的儀器設(shè)備檔案發(fā)揮更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

[1]國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局.實驗室和檢查機構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法[Z].2006-04-01.

[2]GB/T 27025-2008檢測和校準(zhǔn)實驗室能力的通用要求[S].

[3]中國國家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會.實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則[Z].2007-01-01.

[4]陳玲霞，劉全英，劉新江.儀器設(shè)備技術(shù)檔案模型在實驗室質(zhì)量管理體系中的重要性分析[J].鐵道勞動安全衛(wèi)生與環(huán)保，2010，37（2）:104-106.

[5]師祥洪.檢測實驗室質(zhì)量管理體系[M].北京:石油工業(yè)出版社，2004.