錢婧,張宇丹
摘要:高校教學(xué)秘書(shū)工作是高校教學(xué)工作中不可或缺及較為重要的一環(huán),對(duì)于維持高效的教學(xué)工作和維護(hù)良好的教學(xué)秩序意義重大。本文結(jié)合教學(xué)秘書(shū)崗位工作實(shí)踐,淺談自己對(duì)高效教學(xué)秘書(shū)職能的思考及認(rèn)知,并對(duì)如何更好開(kāi)展教學(xué)秘書(shū)工作提出自己的見(jiàn)解。
關(guān)鍵詞:教學(xué)秘書(shū);職能;教學(xué)管理;服務(wù)意識(shí)
中圖分類號(hào):G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1674-9324(2014)06-0009-02
教學(xué)工作歷來(lái)都是高校工作的核心。作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍中重要的一員,教學(xué)秘書(shū)既要服務(wù)于教學(xué)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者,又要服務(wù)于人才培養(yǎng)的載體——學(xué)生。教學(xué)秘書(shū)是教務(wù)管理工作中不可缺少的角色,是教學(xué)管理中的中堅(jiān)力量,既是連接老師與學(xué)生的橋梁和紐帶,同時(shí)也是學(xué)校教學(xué)管理部門領(lǐng)導(dǎo)者的得力助手,是學(xué)生學(xué)習(xí)的貼心管家,對(duì)維持高效的教學(xué)工作和維護(hù)良好的教學(xué)秩序具有重要的意義。
一、高校教學(xué)秘書(shū)職能認(rèn)知
近年來(lái),我國(guó)高等教育大眾化的趨勢(shì)逐步顯現(xiàn)。為適應(yīng)這種趨勢(shì),高校教學(xué)管理改革也應(yīng)逐步細(xì)化、深入,做到精細(xì)化過(guò)程管理。作為基層教學(xué)管理工作的具體實(shí)踐者,在新形勢(shì)下,高校教學(xué)秘書(shū)必須要明確自身的職能定位,在組織、協(xié)調(diào)、落實(shí)、督促高校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)中發(fā)揮自身作用,做好教學(xué)管理及各項(xiàng)服務(wù)工作。
1.統(tǒng)籌管理職能。高校教學(xué)秘書(shū)工作范圍涉及面廣,具體事務(wù)更是繁冗瑣碎,在工作過(guò)程中必須全身心投入,避免因疏漏造成教學(xué)事故。具體工作中,要做好學(xué)籍管理、成績(jī)管理、考試管理、教學(xué)調(diào)度管理、教學(xué)檔案管理等;同時(shí),在教務(wù)管理過(guò)程中,教學(xué)秘書(shū)要協(xié)助教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)制定和修訂教學(xué)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、人才培養(yǎng)方案等,負(fù)責(zé)組織、落實(shí)各項(xiàng)方案計(jì)劃的推進(jìn)工作,發(fā)揮其上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、改善關(guān)系、互通情況、合理統(tǒng)籌的作用,做到教學(xué)工作的統(tǒng)籌管理。
2.綜合服務(wù)職能。高校教學(xué)秘書(shū)在做好教學(xué)工作統(tǒng)籌管理的同時(shí),每天還要面對(duì)部(系)級(jí)以及教研室的管理人員、高校廣大教師和學(xué)生,是一個(gè)具有服務(wù)性的綜合工作崗位。因此,工作中教學(xué)秘書(shū)要以高度的責(zé)任心,扮演好“服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的角色,熱情、真誠(chéng),充滿愛(ài)心、耐心,時(shí)時(shí)處處想師生所想、急師生所急,具備甘為人梯的奉獻(xiàn)精神,切實(shí)做好本職工作,將綜合服務(wù)落實(shí)到各項(xiàng)教學(xué)管理工作之中。
二、高校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的素養(yǎng)
高校教學(xué)秘書(shū)要保質(zhì)保量完成統(tǒng)籌管理及綜合服務(wù)工作,必須具備以下素養(yǎng):
1.高度的責(zé)任心。高校教學(xué)秘書(shū)工作繁雜、事務(wù)瑣碎,容易讓人產(chǎn)生煩躁和疲憊,這就要求教學(xué)秘書(shū)必須具備高度的責(zé)任心、較強(qiáng)的事業(yè)心和愛(ài)崗敬業(yè)精神。對(duì)于工作中碰到的問(wèn)題,要學(xué)會(huì)調(diào)整不良情緒,端正自己的心態(tài),明白自己從事的工作既是一種光榮更是一種責(zé)任,要用自己良好的修養(yǎng)及言行來(lái)影響學(xué)生,樹(shù)立模范形象。
2.過(guò)硬的專業(yè)素養(yǎng)。除了高度責(zé)任感之外,要想當(dāng)好教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)的“好參謀”,教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)對(duì)本專業(yè)有較為深入的了解,要盡可能地熟悉本專業(yè)和各學(xué)科的業(yè)務(wù)及相互勾稽關(guān)系,精通教學(xué)過(guò)程、熟悉教學(xué)環(huán)節(jié),形成較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)。只有這樣,才能做到事半功倍,能及時(shí)協(xié)助教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)解決教學(xué)工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。
3.較強(qiáng)的綜合能力。隨著高校教學(xué)改革工作逐步深化,教學(xué)秘書(shū)所承擔(dān)的工作會(huì)越來(lái)越繁雜、越來(lái)越綜合化,這就要求教學(xué)秘書(shū)在具備過(guò)硬專業(yè)能力同時(shí),還應(yīng)成為多面手,構(gòu)建自身綜合能力架構(gòu),如與學(xué)校各部門、院系之間的溝通協(xié)調(diào)能力、較強(qiáng)的語(yǔ)言及文字表達(dá)能力、辦公軟件的處理能力、多信息的整合能力、打破常規(guī)的創(chuàng)新能力、對(duì)突發(fā)事件的危機(jī)處理能力等。
三、對(duì)高校教學(xué)秘書(shū)工作的思考及建議
通過(guò)上文的分析可以看出,作為高校教學(xué)任務(wù)基層工作承載者,隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大,高校改革的持續(xù)推進(jìn),教學(xué)管理工作逐步向信息化和現(xiàn)代化發(fā)展,教學(xué)秘書(shū)的工作將迎來(lái)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何更好地?fù)屪C(jī)遇、迎接挑戰(zhàn),筆者認(rèn)為,應(yīng)從高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)及高校教學(xué)秘書(shū)工作者兩方面入手,兩手抓,兩手都要硬,做到機(jī)制建設(shè)和個(gè)人修養(yǎng)提升兩方面的完美結(jié)合,才能推進(jìn)新階段高校教學(xué)秘書(shū)工作的良性及可持續(xù)發(fā)展。從高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)層面來(lái)看,首先,高校應(yīng)該正確審視教學(xué)秘書(shū)地位及作用,重視教學(xué)秘書(shū)這一工作崗位,從思想上理解、支持教學(xué)秘書(shū)的工作,重視教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)。其次,改善教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)。高校應(yīng)重視教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的選拔和培養(yǎng),完善人才選拔制度,通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)及績(jī)效機(jī)制引進(jìn),合理調(diào)整現(xiàn)有教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu),吸引更多管理經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)能力精、綜合實(shí)力強(qiáng)、敢于開(kāi)拓進(jìn)取、責(zé)任心強(qiáng)及愛(ài)崗敬業(yè)的優(yōu)秀人才投身教學(xué)秘書(shū)工作。再次,要參照高校教師培訓(xùn)管理,加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書(shū)的培訓(xùn)及再教育工作,逐步提高從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。如制定切實(shí)可行的中長(zhǎng)期培訓(xùn)計(jì)劃、組織教學(xué)秘書(shū)參加校內(nèi)外教務(wù)管理研討會(huì)和經(jīng)驗(yàn)交流會(huì),改進(jìn)管理方法、提高管理水平,定期不定期組織崗位培訓(xùn),尤其是教務(wù)管理系統(tǒng)軟件培訓(xùn)工作等。最后,高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)通過(guò)多種渠道主動(dòng)關(guān)心教學(xué)秘書(shū)人員工作、學(xué)習(xí)及生活,對(duì)于責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平佳、綜合能力突出、管理經(jīng)驗(yàn)豐富的教學(xué)秘書(shū)從業(yè)者,可以考慮在績(jī)效獎(jiǎng)金、職稱評(píng)定、職務(wù)晉升等方面,給予物質(zhì)和精神雙重獎(jiǎng)勵(lì),調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)工作積極性和主動(dòng)性,激發(fā)教學(xué)秘書(shū)從業(yè)人員工作熱情及投入度。從高校教學(xué)秘書(shū)從業(yè)者個(gè)人層面來(lái)看,明確自身職能定位,真正做到“管理與服務(wù)并行”。管理方面,除了高效完成日常教學(xué)管理工作外,還應(yīng)加強(qiáng)自身管理知識(shí)、教育理論知識(shí)、文秘處理等其他相關(guān)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí),只有這樣,才能掌握先進(jìn)、科學(xué)、實(shí)用的科學(xué)管理理念、實(shí)踐操作要領(lǐng),才能不斷積累經(jīng)驗(yàn),確保各項(xiàng)教學(xué)管理工作良性開(kāi)展。同時(shí),隨著高校校園網(wǎng)的建立及教學(xué)管理軟件的應(yīng)用,教學(xué)秘書(shū)應(yīng)掌握和熟練運(yùn)用以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代化設(shè)備,通過(guò)現(xiàn)代管理方案和現(xiàn)代化管理技術(shù)開(kāi)展教學(xué)管理,提高管理水平,完善管理架構(gòu)。服務(wù)方面,高校教學(xué)秘書(shū)應(yīng)正視自身的職責(zé)定位,面對(duì)日常繁雜的教學(xué)事務(wù)性工作,要端正自身心態(tài),應(yīng)保持高度的責(zé)任感及愛(ài)崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神及事業(yè)心,要體現(xiàn)高度的政治覺(jué)悟及高尚的道德情操。對(duì)于管理工作的穩(wěn)步推進(jìn),要率先垂范,要明確自身的服務(wù)宗旨,想師生之所想,急師生之所急,積極、主動(dòng)、熱情地為老師和學(xué)生做好服務(wù),真正擔(dān)負(fù)起服務(wù)育人的重任。此外,管理能力和服務(wù)意識(shí)的汲取,還需要高校教學(xué)秘書(shū)不斷提升自身書(shū)面和口頭表述能力、較強(qiáng)工作協(xié)調(diào)能力等,更為重要的是,在信息化高速發(fā)達(dá)的今天,高校教學(xué)秘書(shū)要不斷與時(shí)俱進(jìn)、不斷更新觀念,要勇于改革創(chuàng)新,要敢于突破運(yùn)用新的理論和方案解決實(shí)際問(wèn)題,開(kāi)拓教學(xué)工作新局面。
隨著我國(guó)高等教育事業(yè)改革步伐不斷加快,高校教學(xué)秘書(shū)工作將更加復(fù)雜、繁重,高校教學(xué)秘書(shū)從業(yè)人員在面臨較多機(jī)遇的同時(shí),亦將面臨更大挑戰(zhàn)。作為高校教學(xué)秘書(shū),在工作中唯有“立足本職,開(kāi)拓進(jìn)取”,以“管理與服務(wù)并行”理念為突破口,持之以恒地提升自身管理能力、服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新理念及綜合素養(yǎng),方能搶抓機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn),為我國(guó)高等教育事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。
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