基于云管理的企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)實(shí)施方案研究

（佛山職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東佛山528137）

一、引言

現(xiàn)代企業(yè)信息化通常是指企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程和業(yè)務(wù)處理的計(jì)算機(jī)化、自動(dòng)化，管理方式的網(wǎng)絡(luò)化，決策支持的智能化以及商務(wù)運(yùn)營(yíng)的電子化等。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是企業(yè)信息化管理的重要組成部分，是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用對(duì)包括會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督和財(cái)務(wù)分析的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)以及包括采購(gòu)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)等在內(nèi)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理和監(jiān)控。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)質(zhì)就是將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有效集成，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換成財(cái)務(wù)信息，通過(guò)信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)物流與資金流、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)信息的高度一致，達(dá)到信息共享、實(shí)時(shí)監(jiān)督的目的。作為現(xiàn)代企業(yè)信息化運(yùn)作模式中重要的組成部分，ERP信息系統(tǒng)通過(guò)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與供應(yīng)鏈管理兩大功能模塊實(shí)現(xiàn)了企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的融合即一體化管理，對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源、提高各環(huán)節(jié)工作效率等方面發(fā)揮著不可替代的協(xié)同作用。但是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)ERP已難以滿(mǎn)足企業(yè)靈活多變的需求，甚至成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸。

隨著虛擬化、網(wǎng)絡(luò)寬帶、分布式計(jì)算等關(guān)鍵技術(shù)的飛速發(fā)展，云應(yīng)用的時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。越來(lái)越多的企業(yè)把自己的信息平臺(tái)從原有的客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器架構(gòu)中轉(zhuǎn)移到了云服務(wù)平臺(tái)上。利用云服務(wù)平臺(tái)實(shí)施基于“云管理”的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)智能一體化已成為現(xiàn)代企業(yè)對(duì)傳統(tǒng)ERP進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)的最佳途徑。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身信息化管理的需求及存在的主要問(wèn)題，結(jié)合云管理的特點(diǎn)，與軟件服務(wù)商一起制定出科學(xué)合理的方案并有效實(shí)施。

二、我國(guó)中小企業(yè)信息化管理的需求及存在的主要問(wèn)題

現(xiàn)階段我國(guó)中小企業(yè)信息化管理的需求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是通過(guò)實(shí)施管理系統(tǒng)軟件快速提高企業(yè)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理水平，使企業(yè)管理效率得到明顯提升，滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展需要；二是達(dá)到成本效益最大化，實(shí)施管理系統(tǒng)后提升效益的同時(shí)大幅減少管理成本及人工成本；三是通過(guò)較低的維護(hù)成本保證信息化管理系統(tǒng)及時(shí)升級(jí)換代以滿(mǎn)足企業(yè)靈活多變的需求；四是能充分體現(xiàn)企業(yè)決策層的戰(zhàn)略思想，確保管理層、基層員工能執(zhí)行到位，以提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

由于受到企業(yè)發(fā)展水平、管理理念等諸多因素的影響，我國(guó)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)的使用還很不規(guī)范。首先，缺乏發(fā)展的眼光和整體觀念。不少企業(yè)只是為了滿(mǎn)足財(cái)務(wù)核算需要先在財(cái)務(wù)部門(mén)安裝了財(cái)務(wù)軟件，后因?yàn)闃I(yè)務(wù)管理需要又重新上業(yè)務(wù)軟件，財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有進(jìn)行整體設(shè)計(jì)，使用不同步導(dǎo)致企業(yè)信息處理無(wú)法有機(jī)結(jié)合和充分利用，財(cái)務(wù)部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)不能實(shí)時(shí)共享信息和協(xié)同工作，出現(xiàn)信息孤島問(wèn)題。另外，雖然企業(yè)使用了整體設(shè)計(jì)的ERP系統(tǒng)，但是由于不愿意投入后續(xù)的維護(hù)服務(wù)費(fèi)，使得軟件版本得不到及時(shí)更新升級(jí)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的融合還停留在初始階段，同樣導(dǎo)致信息孤島問(wèn)題。信息孤島的存在嚴(yán)重影響企業(yè)信息化管理的效率。

三、現(xiàn)代企業(yè)信息化管理發(fā)展趨勢(shì)

云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和社交網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，正推動(dòng)著企業(yè)信息化管理進(jìn)入一個(gè)全新的階段。2014年4月，廣東省人民政府發(fā)布了《廣東省云計(jì)算發(fā)展規(guī)劃（2014-2020年）》。規(guī)劃指出，云計(jì)算與物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、新一代信息技術(shù)等不斷融合演進(jìn)引發(fā)的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)深刻變革，對(duì)廣東省加快發(fā)展云計(jì)算也帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。其中在普及應(yīng)用方面，廣東省云計(jì)算發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)是，到2015年，70%以上的個(gè)人互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)使用公共云計(jì)算服務(wù)；50%以上的中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)基于云計(jì)算的信息化建設(shè)和管理；在云計(jì)算發(fā)展重點(diǎn)城市初步建立面向電子政務(wù)、電子商務(wù)、交通物流、智能制造、醫(yī)療健康、教育文化等重點(diǎn)領(lǐng)域的云服務(wù)；到2020年，80%以上的中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)云計(jì)算模式下的信息技術(shù)資源管理。可見(jiàn)，在今后的幾年里，個(gè)人和企業(yè)都將普及云服務(wù)。這一階段，企業(yè)信息化將主要表現(xiàn)出以下幾大特征：供應(yīng)鏈協(xié)同能力更強(qiáng)大；集成化、智能化程度更高；移動(dòng)信息化，管理更實(shí)時(shí)；按需使用的信息化服務(wù)以及為人際交往的社交化ERP。面向云管理的新型ERP系統(tǒng)已成為企業(yè)信息化發(fā)展的必然選擇。企業(yè)當(dāng)下必須充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等資源針對(duì)自身管理的需求進(jìn)行重新定位并制定出適應(yīng)云管理的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化實(shí)施策略。

云管理作為一種創(chuàng)新管理模式，是以云計(jì)算技術(shù)為依托，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理優(yōu)化為目的的一系列軟硬件應(yīng)用方案的總和，主要包括云計(jì)算IT和應(yīng)用平臺(tái)的管理。企業(yè)應(yīng)用云管理ERP解決方案具有很多傳統(tǒng)ERP所不能實(shí)現(xiàn)的優(yōu)勢(shì)，比如成本方面，云管理ERP讓企業(yè)無(wú)需額外購(gòu)買(mǎi)任何硬件、無(wú)需安裝軟件、更無(wú)需聘用IT技術(shù)管理人員，而只需根據(jù)自身需求租用位于云端的企業(yè)管理軟件，企業(yè)可以自己決定租用哪些模塊，購(gòu)買(mǎi)多長(zhǎng)使用期限等，而且對(duì)于企業(yè)而言只需支付服務(wù)費(fèi)，無(wú)需承擔(dān)其他費(fèi)用如軟件許可費(fèi)等。這些優(yōu)勢(shì)對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)尤為重要。首先，云計(jì)算為企業(yè)按需使用的信息化服務(wù)提供了良好的技術(shù)基礎(chǔ)，融合了協(xié)同工作、社交網(wǎng)絡(luò)、搜索引擎等Web 2.0技術(shù)和虛擬化技術(shù)，依托強(qiáng)大的高性能計(jì)算基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，能夠同時(shí)滿(mǎn)足大量個(gè)人和商業(yè)需求。云計(jì)算平臺(tái)中的資源可以無(wú)限擴(kuò)展，隨時(shí)獲取，按需使用并付費(fèi)，使得企業(yè)的管理更加靈活、高效。其次，通過(guò)云管理ERP可以打破數(shù)據(jù)信息孤島，把復(fù)雜的應(yīng)用簡(jiǎn)單化。云計(jì)算的重要特征是可擴(kuò)展性和互操作性，可擴(kuò)展性包括硬件的擴(kuò)展來(lái)增加計(jì)算和存儲(chǔ)能力，以及軟件可向下兼容和向上升級(jí)；互操作性體現(xiàn)在云計(jì)算的開(kāi)源思想和平臺(tái)架構(gòu)上，具有更強(qiáng)大的兼容性。此外，基于云計(jì)算的ERP將會(huì)更加安全。未來(lái)一般企業(yè)實(shí)施云管理主要通過(guò)公有云服務(wù)也就是服務(wù)器集群加上高可靠性的數(shù)據(jù)中心架構(gòu)，該系統(tǒng)能做到均衡負(fù)載、實(shí)時(shí)備份、異地容災(zāi)備份。同時(shí)，系統(tǒng)采用嚴(yán)格的權(quán)限控制，支持SSL套接層加密傳輸，支持CA數(shù)字認(rèn)證，支持遠(yuǎn)程安全身份校驗(yàn)等，有效防止信息泄漏。企業(yè)web時(shí)代正在來(lái)臨，這也是中小企業(yè)進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)、提升核心競(jìng)爭(zhēng)力與創(chuàng)新商業(yè)模式的最好時(shí)機(jī)。

四、基于云管理的企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化實(shí)施方案設(shè)計(jì)

通常，企業(yè)信息化程度可以劃分為四個(gè)階段：基礎(chǔ)應(yīng)用階段、關(guān)鍵應(yīng)用階段、優(yōu)化升級(jí)階段和戰(zhàn)略應(yīng)用階段。在基礎(chǔ)應(yīng)用階段，企業(yè)信息化應(yīng)用主要包括基礎(chǔ)的協(xié)同OA（辦公自動(dòng)化）、簡(jiǎn)單會(huì)計(jì)核算、企業(yè)網(wǎng)站和簡(jiǎn)單的員工績(jī)效考核等。關(guān)鍵應(yīng)用階段，主要有全面會(huì)計(jì)核算、基本成本和資金管理、企業(yè)購(gòu)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)系統(tǒng)和人力資源管理等。優(yōu)化升級(jí)應(yīng)用階段，解決了關(guān)鍵應(yīng)用階段信息系統(tǒng)未集成的問(wèn)題，主要應(yīng)用內(nèi)容包含了全程供應(yīng)鏈管理、CRM、PLM、電子商務(wù)等集成的ERP應(yīng)用。最后的戰(zhàn)略應(yīng)用階段，是目前國(guó)內(nèi)企業(yè)信息化應(yīng)用的最高階段。處于此階段的企業(yè)，在經(jīng)歷了較為長(zhǎng)期的信息化應(yīng)用之后，將通過(guò)商務(wù)智能、全面的績(jī)效管理和隨需而變的架構(gòu)及機(jī)制等應(yīng)用來(lái)全面體現(xiàn)其信息化管理效益。對(duì)企業(yè)而言，提升信息化管理能力是提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在。我國(guó)絕大多數(shù)中小企業(yè)信息化管理程度還長(zhǎng)期處在基礎(chǔ)應(yīng)用階段和關(guān)鍵應(yīng)用階段。在互聯(lián)網(wǎng)、智能手機(jī)普及的今天，企業(yè)可以根據(jù)需求采用云管理模式進(jìn)行ERP系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)，實(shí)現(xiàn)真正的自動(dòng)化、智能化管理，消除信息孤島問(wèn)題。

以國(guó)內(nèi)某品牌管理軟件企業(yè)最新的基于云管理的ERP產(chǎn)品為例，作為國(guó)內(nèi)第一款全面支持云服務(wù)并能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)多方位協(xié)同的新一代ERP，項(xiàng)目實(shí)施可以分為四個(gè)階段進(jìn)行，前面三個(gè)階段主要是在原有ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)，建立智能一體化平臺(tái)，時(shí)間半年；第四階段全面實(shí)施云管理，時(shí)間兩個(gè)月（實(shí)施進(jìn)度見(jiàn)表1）。通過(guò)云管理實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)管理的深度融合，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行日常核算、出具財(cái)務(wù)報(bào)表的同時(shí)，進(jìn)行現(xiàn)金管理、預(yù)算管理、計(jì)劃管理，監(jiān)督采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)流程，服務(wù)于企業(yè)的戰(zhàn)略管理，通過(guò)建立智能一體化平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的快速整合和調(diào)配。

（一）實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算與預(yù)算管理的統(tǒng)一。全面預(yù)算管理，是企業(yè)資源管理的重要手段，通過(guò)事前計(jì)劃、事中控制、事后考核實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。在項(xiàng)目實(shí)施中，將企業(yè)對(duì)全面預(yù)算管理的需求形成預(yù)算管理系統(tǒng)，包括預(yù)算的編制、執(zhí)行、調(diào)整、分析、考評(píng)等功能。通過(guò)預(yù)算系統(tǒng)，可以對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中企業(yè)各部門(mén)發(fā)生的成本費(fèi)用進(jìn)行分析調(diào)整制定出合理的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，將每月結(jié)賬后從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)總賬系統(tǒng)獲取的成本費(fèi)用實(shí)際發(fā)生數(shù)與預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較自動(dòng)生成預(yù)算分析表。根據(jù)實(shí)際與標(biāo)準(zhǔn)的差異分析可以對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行評(píng)價(jià)考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，從源頭上杜絕或減少不合理的開(kāi)支，降低成本費(fèi)用。日常費(fèi)用發(fā)生時(shí)，業(yè)務(wù)人員可以通過(guò)智能一體化平臺(tái)及時(shí)查詢(xún)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，做到事前計(jì)劃，管理層在進(jìn)行審批時(shí)也可以通過(guò)智能一體化平臺(tái)實(shí)時(shí)進(jìn)行預(yù)算查詢(xún)，隨時(shí)審核，及時(shí)反饋，在工作效率大幅提高的同時(shí)使成本費(fèi)用得到控制。

（二）實(shí)現(xiàn)資金核算與現(xiàn)金管理的統(tǒng)一?，F(xiàn)代企業(yè)越來(lái)越重視現(xiàn)金流量管理。但是，大多數(shù)企業(yè)的資金核算與現(xiàn)金流量管理往往相分離。只是在業(yè)務(wù)發(fā)生后進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)指定現(xiàn)金流量項(xiàng)目，然后在月末或年末形成現(xiàn)金流量表進(jìn)行事后的反映，不能發(fā)揮現(xiàn)金管理的事前計(jì)劃、事中控制作用。通過(guò)智能一體化平臺(tái)可以將貨幣資金的流入流出管理與采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)安排、銷(xiāo)售政策等經(jīng)營(yíng)策略以及籌資、投資等企業(yè)戰(zhàn)略緊密結(jié)合并通過(guò)企業(yè)績(jī)效管理進(jìn)行評(píng)價(jià)考核。

（三）實(shí)現(xiàn)成本核算與計(jì)劃管理的統(tǒng)一。企業(yè)從采購(gòu)、生產(chǎn)到銷(xiāo)售環(huán)節(jié)，都要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的計(jì)劃管理。按產(chǎn)品生產(chǎn)工序制定標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)，以此來(lái)確定領(lǐng)料成本及人工成本。對(duì)生產(chǎn)過(guò)程實(shí)現(xiàn)按工序進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)定額作業(yè)管理。在項(xiàng)目實(shí)施中，將一系列的標(biāo)準(zhǔn)定額設(shè)置在系統(tǒng)中，以監(jiān)督、反饋業(yè)務(wù)的進(jìn)程。通過(guò)智能一體化平臺(tái)將產(chǎn)品在各工序的實(shí)際成本與制定的標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行比較，并對(duì)產(chǎn)生的差異進(jìn)行綜合分析及預(yù)警，將可控成本降到最低，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)全過(guò)程的監(jiān)督控制。

表1 云管理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度表

（四）實(shí)現(xiàn)集成化與智能化管理的統(tǒng)一?；谠朴?jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的云管理ERP軟件除了具有傳統(tǒng)ERP的集成性，同時(shí)還具有更加靈活與開(kāi)放的特性。首先，通過(guò)云服務(wù)平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同開(kāi)發(fā)，使復(fù)雜的實(shí)施工作變得簡(jiǎn)單方便。只需在互聯(lián)網(wǎng)上開(kāi)放端口給軟件實(shí)施人員登錄企業(yè)的ERP，就可以遠(yuǎn)程為企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)安裝、運(yùn)行、測(cè)試及操作指導(dǎo)等服務(wù)。在開(kāi)放的開(kāi)發(fā)平臺(tái)支持下，企業(yè)甚至可以與軟件服務(wù)商一同開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，企業(yè)技術(shù)人員只需通過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，就能夠承擔(dān)起部分開(kāi)發(fā)工作。其次，通過(guò)與手機(jī)等智能終端的連接不僅可以讓管理層隨時(shí)隨地下達(dá)決策，進(jìn)行移動(dòng)審批，還能通過(guò)短信提醒等功能提高業(yè)務(wù)處理效率。另外，通過(guò)網(wǎng)銀系統(tǒng)和出納系統(tǒng)的對(duì)接，還可以實(shí)現(xiàn)單據(jù)實(shí)時(shí)支付，提高支付效率。未來(lái)，云管理的應(yīng)用將越來(lái)越成熟、越來(lái)越完善，為企業(yè)各職能崗位的管理工作提高效率。

五、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)云管理實(shí)施企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化將對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。一是借助互聯(lián)網(wǎng)及智能化平臺(tái)，可以不受時(shí)空限制實(shí)現(xiàn)全方位實(shí)時(shí)管理，在提高經(jīng)營(yíng)管理效率的同時(shí)，大幅降低信息化成本；二是通過(guò)云計(jì)算技術(shù)可以使企業(yè)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等各環(huán)節(jié)與財(cái)務(wù)核算及財(cái)務(wù)管理無(wú)縫連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)資源的集中配置和數(shù)據(jù)的集中共享，消除“信息孤島”，全面實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)情況。S