民營企業(yè)檔案管理模式相關(guān)研究

文/廣東好幫手電子科技股份有限公司 何丹鳳

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，民營企業(yè)已經(jīng)成為新時(shí)期促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量。但是，民營企業(yè)的檔案管理工作還存在一系列問題，包括建檔工作相對(duì)比較滯后、部分領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致其檔案硬件管理設(shè)施上投入方面存在不足，缺少檔案管理的基本條件，使得檔案管理工作不規(guī)范，在很大程度上影響了檔案的利用。這就需要民營企業(yè)重視對(duì)檔案管理模式的分析與研究，提高檔案管理在民營企業(yè)管理中的位置。

一、民營企業(yè)檔案管理模式的基本形態(tài)

（一）按檔案集中統(tǒng)一管理程度劃分的管理模式

1.檔案集中統(tǒng)一管理模式。這種管理模式主要是由檔案管理部門對(duì)于企業(yè)檔案進(jìn)行相對(duì)集中和統(tǒng)一的管理。站在理論的角度來看，這種檔案管理模式適合每一種類型的民營企業(yè)。但是，其在實(shí)施過程中還會(huì)受到民營企業(yè)的規(guī)模、管理體制以及具體的檔案管理水平等方面的限制。檔案集中統(tǒng)一管理模式的優(yōu)點(diǎn)是方便檔案的維護(hù)工作，保證檔案的完整性，能夠形成集中統(tǒng)一的檔案信息中心。

2.檔案分級(jí)管理模式。這種檔案管理模式主要是在企業(yè)內(nèi)部對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行分級(jí)管理，主要的適用范圍包括：由多個(gè)企業(yè)法人組成的集團(tuán)公司，進(jìn)行以法人為基礎(chǔ)的分級(jí)管理；還適用于在單一大型企業(yè)內(nèi)部為了方便相關(guān)部門利用檔案實(shí)施的分級(jí)管理。檔案分級(jí)管理模式的優(yōu)點(diǎn)是管理起來相對(duì)比較靈活，職責(zé)也分明，檔案利用方便。

3.檔案分散管理模式。這種管理模式主要是在企業(yè)內(nèi)部分別由不同的部門對(duì)自己部門形成的檔案進(jìn)行管理。比如，在民營企業(yè)創(chuàng)立初期，工作相對(duì)比較混亂，就導(dǎo)致合同檔案、文書檔案等在不同的部門保管，而民營企業(yè)家族管理模式就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的核心檔案由企業(yè)的老板管理。這種管理模式的優(yōu)點(diǎn)是分工比較明確，缺點(diǎn)是難以對(duì)企業(yè)的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。

（二）按管理對(duì)象劃分的檔案管理模式

1.檔案綜合管理模式。這種檔案管理模式主要是按照集中管理的原則，讓檔案機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這是國企轉(zhuǎn)為民企的檔案管理的主流形式，但是在不同企業(yè)具體實(shí)施的時(shí)候還是存在一定的差異，有的實(shí)行集中統(tǒng)一管理，有的實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的綜合管理。這種管理模式的優(yōu)點(diǎn)是對(duì)企業(yè)檔案全面建設(shè)工作有利，能夠發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。

2.文檔一體化管理模式。這種管理模式主要是在民營企業(yè)內(nèi)部對(duì)文件和檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，在信息化程度相對(duì)比較高的企業(yè)中比較常見。這些企業(yè)的檔案管理部門要當(dāng)做企業(yè)信息化管理的職能部門，管理企業(yè)的電子文化和紙質(zhì)文件，對(duì)網(wǎng)絡(luò)電子文件進(jìn)行邏輯歸檔，紙質(zhì)文件另行歸檔。這種管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理與信息化建設(shè)同步進(jìn)行，對(duì)企業(yè)信息化管理有利。

3.信息一體化管理。這種管理模式主要是指對(duì)企業(yè)的資料、檔案以及其他情報(bào)進(jìn)行一體化管理。因?yàn)殡S著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，民營企業(yè)除了檔案信息，還有最新的市場(chǎng)信息、技術(shù)信息等，這種管理模式的特點(diǎn)是能夠滿足民營企業(yè)經(jīng)營所需要的信息需求。

二、民營企業(yè)檔案管理模式的運(yùn)行保障措施

不管民營企業(yè)運(yùn)用哪一種檔案管理模式，或者采用多種模式交叉管理形態(tài)，都需要良好的檔案管理措施做保障，民營企業(yè)要從以下幾個(gè)方面著手來強(qiáng)化企業(yè)檔案管理成效。

（一）提高民營企業(yè)檔案管理意識(shí)

檔案管理是民營企業(yè)業(yè)績研究與證明的重要資料，也是進(jìn)行科學(xué)分析、制定發(fā)展方向的教材。做好檔案管理工作可以讓民營企業(yè)管理人員能夠及時(shí)了解個(gè)體人員在工作中的情況以及企業(yè)發(fā)展中的大事件，為以后的發(fā)展提供切實(shí)的參考。所以，對(duì)于民營企業(yè)來說，管理人員要明確檔案管理的地位，通過進(jìn)行廣泛的宣傳，強(qiáng)化全體人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。做好檔案管理工作能夠提高企業(yè)的工作質(zhì)量，規(guī)范的檔案管理工作是企業(yè)管理工作業(yè)績的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識(shí)增強(qiáng)，就意味著企業(yè)會(huì)投入比較大的人力和物力去進(jìn)行檔案管理工作。企業(yè)其他人員檔案管理意識(shí)增強(qiáng)，就會(huì)積極配合檔案管理部門進(jìn)行檔案管理工作的開展。

（二）重視檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理跟傳統(tǒng)的管理方式對(duì)于人員的要求有所不同，要求檔案管理人員要具備相應(yīng)的數(shù)字化知識(shí)，能夠很好的運(yùn)用工具進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的采集和整理，這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。民企管理者要不斷更新觀念，高度重視檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)，堅(jiān)持走出去、引進(jìn)來的重要原則，積極鼓勵(lì)優(yōu)秀人才的加盟。此外，還要加大民企檔案人才培養(yǎng)方面的計(jì)劃，通過對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)化知識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行定期考核。

（三）加大檔案管理工作的信息化建設(shè)

實(shí)施檔案工作的信息化管理，這是民營企業(yè)檔案管理發(fā)展的必由之路。比如，檔案信息檢索的現(xiàn)代化，就是信息資源開發(fā)的一個(gè)重要手段，信息檢索工具越先進(jìn)，就越能節(jié)省檢索時(shí)間，檔案的利用價(jià)值也就越高。總之，信息技術(shù)為新時(shí)期民營企業(yè)檔案管理信息化提供了重要基礎(chǔ)，檔案實(shí)施信息化管理也能夠解決檔案管理比企業(yè)日常工作落后的矛盾，使民企檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理在民營企業(yè)管理中的地位越來越突出。這就需要民營企業(yè)管理者重視檔案管理模式的運(yùn)用，認(rèn)清當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀，實(shí)施科學(xué)有效的措施，保證檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

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