文/黑龍江省大慶市油田有限責(zé)任公司天然氣分公司工程技術(shù)大隊(duì)信息室 張帆

一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的問題分析

（一）會(huì)計(jì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足

因?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于自身檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠明確，導(dǎo)致大部分企業(yè)的檔案管理觀念還停留在落后的水平，把檔案的工作范圍局限在了報(bào)賬、發(fā)錢、記賬等幾個(gè)方面，只是較多的關(guān)注跟財(cái)務(wù)項(xiàng)目直接相關(guān)的部分，沒有開展更為深入的檔案歸檔等方面的工作，也就意味著無法將這些檔案工作規(guī)范化，這一情況就會(huì)使得企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展跟自身的檔案管理工作不同步的發(fā)展。與此同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于自身檔案管理工作認(rèn)識(shí)不科學(xué)也必將會(huì)導(dǎo)致對會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)存在一定程度的偏差，如果沒有一個(gè)合理化、規(guī)范化的檔案管理理念，也就不會(huì)制定出相關(guān)的規(guī)章制度來對企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行有效的管理，更無法及時(shí)安排專業(yè)檔案人員從事有關(guān)的檔案工作，進(jìn)而造成檔案工作的不被重視。

（二）相關(guān)法規(guī)不健全

由于經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，公司的經(jīng)營機(jī)制與經(jīng)營方式呈現(xiàn)了新的改變，在這些改變中又孕育出許多新問題；但是關(guān)于這些新問題，有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制卻沒有跟得上形勢開展，相對有些落后，需求進(jìn)一步健全。當(dāng)下，涉及到企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》對此又語焉不詳，沒有多少具體的實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容；缺少法律力度的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》不過是不成文的規(guī)定，并且規(guī)定的許多內(nèi)容并不同當(dāng)前的企業(yè)實(shí)際情形保持統(tǒng)一步調(diào)。所以，要想企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理走上正軌就得首先建立相關(guān)的法規(guī)。

（三）會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

關(guān)于管賬檔案裝訂、立卷和歸檔等疑問，在《管賬檔案管理辦法》里又做出了明確的規(guī)則，需要有關(guān)單位擬定管賬檔案管理制度，依照立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等進(jìn)程進(jìn)行操作，可是許多公司卻不能標(biāo)準(zhǔn)他們的管賬檔案。從裝訂方面來說，許多公司不準(zhǔn)時(shí)將他們的管賬檔案進(jìn)行裝訂，將管賬檔案毫無章法的胡亂擺放，乃至呈現(xiàn)丟掉的表象；有的公司即使對管賬檔案進(jìn)行了收拾，也不是依照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂，是恣意而為地?zé)o規(guī)則裝訂；有的公司盡管對管賬檔案依照必定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了裝訂，可是仍然存在管賬檔案封面不全、管賬檔案頁碼數(shù)據(jù)短缺、管賬檔案的裝備短缺、裝訂日期不規(guī)律等等表象。從立卷方面來說，公司的管賬檔案的立卷事件模糊，不便于對它進(jìn)行查詢。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

現(xiàn)在來講，通常的管賬業(yè)務(wù)被公司的專業(yè)人員所熟知，但是關(guān)于有關(guān)的管賬檔案辦理卻是知之甚少，關(guān)于更為專業(yè)的常識(shí)內(nèi)容的知道相對更少，而公司也不對他們進(jìn)行管賬檔案常識(shí)訓(xùn)練。在這些工作人員中，有許多管賬人員常識(shí)對比陳腐，對電算化操作常識(shí)把握較少，不能正常使用電子檔案，也不能對電子檔案進(jìn)行常規(guī)辦理，這對公司的現(xiàn)代管賬檔案辦理增加了難度。此外還有，適當(dāng)一部分管賬人員經(jīng)過作假賬、賬外賬等手法進(jìn)行偷稅漏稅，做出各種對于管賬檔案辦理開展的違法亂紀(jì)舉動(dòng)，給社會(huì)和國家形成嚴(yán)重影響。

二、完善企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

關(guān)于管賬檔案辦理作業(yè)，公司首要做好轉(zhuǎn)變觀念的作業(yè)，依法領(lǐng)導(dǎo)它的開展，將它放置到它大概有用的位置進(jìn)行科學(xué)辦理；裝訂、立卷、歸檔與保管等等管賬檔案的許多作業(yè)應(yīng)由公司管賬組織的專業(yè)人士來做，牢記不行讓出納一起辦理，防止出現(xiàn)管賬檔案辦理的各種壞處。此外，與公司的管賬檔案辦理有關(guān)的全體職員都要增強(qiáng)管賬檔案辦理觀念，推進(jìn)管賬檔案辦理的法制化開展。

（二）建立健全相關(guān)規(guī)章制度

第一個(gè)任務(wù)就是要及時(shí)建立起完善的裝訂、立卷以及歸檔等方面的制度。針對企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理體現(xiàn)出的裝訂、立卷以及歸檔等方面存在的不足之處，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從制度入手，建立起并積極的健全與檔案管理工作相關(guān)的企業(yè)規(guī)章制度，使得企業(yè)的檔案管理工作逐漸走上合理化、規(guī)范化的道路，具體來講就是要將有關(guān)檔案管理的任務(wù)交給專業(yè)檔案人士來負(fù)責(zé)，進(jìn)一步明確各自的責(zé)任。

其次是建立起周密的安全保密制度。針對企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理在安全方面體現(xiàn)出來的不足之處，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)的建立起并健全原有的安全保密制度，落實(shí)檔案管理工作的責(zé)任，從實(shí)際出發(fā)，做好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)管理的科學(xué)轉(zhuǎn)型，從根源上保證企業(yè)的檔案安全，不被損壞、不被泄露、不被傳播。

（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化

會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化是管理流程的規(guī)范化，企業(yè)實(shí)事求是，堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，制定管理細(xì)則，做好各項(xiàng)操作規(guī)程，定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行裝訂、立卷與歸檔等等工作，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)

對于管賬人員的本質(zhì)疑問，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對進(jìn)行管賬管理工作的施行訓(xùn)練，進(jìn)步他們技術(shù)。

首先是崗前訓(xùn)練。當(dāng)一些新員工進(jìn)入組織時(shí)，要對他們進(jìn)行有關(guān)的基本常識(shí)與操作技術(shù)的崗前訓(xùn)練。

其次是做好專業(yè)化管理工作。管賬檔案管理人員要兼?zhèn)湄?cái)會(huì)與檔案管理的雙重常識(shí)，能夠承受現(xiàn)代化管理軟件的操作。

再次是崗?fù)庥?xùn)練?，F(xiàn)代化的狀態(tài)下，常識(shí)更新日新月異，要想進(jìn)步管賬人員的本質(zhì)，就得習(xí)慣現(xiàn)代企業(yè)制度的要求做好崗?fù)庥?xùn)練。

[1]崔芳梅,丁文芬.企業(yè)會(huì)計(jì)電算化檔案管理初探[J].山東檔案,2010(2).

[2]李莉虹.淺析企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理[J].山西科技,2010(2).