高校人事檔案信息化管理策略探究

文/湖州師范學(xué)院檔案館 程培英

一、當(dāng)前高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

近年來，高等學(xué)校發(fā)展迅速，人才流動頻繁，許多教師一邊工作一邊接受繼續(xù)教育，干部的學(xué)歷、學(xué)位等人事檔案信息不斷變化，人事檔案的有效管理難度日益增加，加上人事檔案本身所具有的特殊性，往往會造成人事信息滯后等現(xiàn)象。

（一）以手工操作為主的工作方式影響人事檔案管理效率

目前，許多高校人事檔案管理仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，管理人員需要常年忙于材料的收集、整理、拆裝等大量重復(fù)性手工勞動，作業(yè)效率不高。而新增材料來自各有關(guān)部門，檔案材料手工處理的及時性不免受到一些影響，一個環(huán)節(jié)的延時，都會影響人事材料到達檔案館的及時性。對其不規(guī)范性的手工處理將影響工作效率。

（二）復(fù)雜檔案查借閱流程，難以適應(yīng)時代要求

一般來說，首先檔案查借閱人員要在本單位履行報批手續(xù)，由本單位領(lǐng)導(dǎo)對是否需要查借閱檔案、查借閱哪些檔案內(nèi)容進行審批，按照要求簽批并加蓋公章，形成查借閱檔案官方文件；其次檔案管理部門對查借閱檔案的需求進行審查，確保內(nèi)容上符合規(guī)定、程序上手續(xù)完備，并按程序報檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準后提供相應(yīng)的查借閱服務(wù)。各部門之間，人事檔案信息資源開發(fā)程度不高，也未充分達到共享，如果依舊遵照傳統(tǒng)“人工手動”工作方式，很難適應(yīng)當(dāng)前人才流動頻繁和檔案查借閱批量化的時代要求。

（三）觀念上的一些誤區(qū)制約人事檔案信息化的發(fā)展

受傳統(tǒng)原因和現(xiàn)實原因的雙重影響，當(dāng)前人事檔案工作把重點體現(xiàn)在“封閉性”上，在人們觀念中普遍存在著這樣的誤區(qū)，認為“一個人一輩子也見不到自己的人事檔案”“人事檔案工作就是把每個人的檔案保管好，在需要的時候充當(dāng)憑證”。這樣的誤區(qū)有悖于高校人事檔案信息化管理的發(fā)展趨勢，也不利于工作方式、技術(shù)手段的改進。

（四）前后不同階段形成檔案材料內(nèi)容信息的不一致性影響檔案的權(quán)威性

在日常檔案管理工作的整理環(huán)節(jié)中，筆者發(fā)現(xiàn)極少部分人的檔案材料中對其“三齡二歷一身份”的記述上存在一定偏差，給人事部門核定身份，計算工齡、核準退休時間，晉升工資等工作帶來諸多不便，也影響了檔案的真實性和權(quán)威性。這些檔案中的部分“失實”問題，與手工作業(yè)方式不無關(guān)系。如果所有信息都能用電腦自動匹配核準，這種錯誤就會減少很多，甚至杜絕。

二、人事檔案“信息化”管理措施上的改進

我們也充分認識到高校檔案工作存在的問題和面臨的困難。主要是檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不夠，檔案的信息化建設(shè)比較落后，檔案的數(shù)字化與電子備份工作尚未啟動，檔案工作人員的信息化技能有待進一步培訓(xùn)。具體來說有以下一些改進：

（一）提高認識，高度重視，端正工作態(tài)度

將人事檔案信息化管理作為一項重要內(nèi)容列入工作要點，注重檔案由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子信息時的準確性、完整性和規(guī)范性，確保檔案管理的安全性和保密性。歸檔的電子材料真實準確、完整齊全、文字規(guī)范、對象明確、手續(xù)完備，使每份檔案做到分類準確、編排有序。

（二）樹立服務(wù)意識，建設(shè)專業(yè)化管理隊伍

人事檔案管理人員需明確工作重點，樹立服務(wù)意識，實現(xiàn)人事檔案的信息及時更新，確保其信息的準確性、完整性和安全性。提高管理隊伍的整體素質(zhì)，確保人事檔案工作為各方面工作提供準確可靠、便捷、高效的服務(wù)，真正實現(xiàn)人事檔案信息化管理的最終價值。

（三）創(chuàng)新方法，加強檔案管理的信息化建設(shè)

加強專業(yè)培訓(xùn)，創(chuàng)新技術(shù)手段，提高自動化運作能力。充分利用計算機與檔案管理軟件，實現(xiàn)人事檔案電腦化的規(guī)范管理，減輕檔案工作量和勞動強度，充分發(fā)揮好檔案的信息服務(wù)功能。

三、高校人事檔案信息化管理措施探析

人事檔案管理方式提升效率，信息化、網(wǎng)絡(luò)化是勢在必行，首先要轉(zhuǎn)變工作思路，其次通過提升技術(shù)手段來改進工作方法，以徹底改變傳統(tǒng)模式。

（一）完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

高校傳統(tǒng)的人事檔案是以紙張為載體，要做到人事檔案“信息化”管理首先需要建立起人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。具體來說需要涵蓋兩方面的內(nèi)容。一是數(shù)據(jù)庫建設(shè)上需要照顧到本人對檔案信息的部分知情權(quán)。人事檔案既不能完全與外界封鎖，也不適合無條件開放，需要通過制定有關(guān)規(guī)定，通過科學(xué)的技術(shù)途徑，使當(dāng)事人對本人檔案擁有“有限知情權(quán)”，有條件地向當(dāng)事人公開其部分信息。在高校內(nèi)實現(xiàn)個人檔案信息的部分知情權(quán)，可以借鑒國外的一些先進做法，即形成個人資信檔案登記制度，讓在校老師擁有一個唯一的賬號，在需要的時候通過這個賬號和密碼可以在數(shù)據(jù)庫中查到自己相應(yīng)的材料。二是數(shù)據(jù)庫維護上需要完善針對人事檔案中被發(fā)現(xiàn)問題的解決方案。以此為基礎(chǔ)，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案中出現(xiàn)的問題，就人事檔案中出現(xiàn)的問題的解決來說，可以根據(jù)具體情況按程序提供依據(jù)性材料，提請有關(guān)部門采取相應(yīng)措施加以解決。并完善形成數(shù)據(jù)修改、編輯的記錄跟蹤機制，備案檔案借閱、轉(zhuǎn)遞等批準部門和經(jīng)辦人員的信息，做到后續(xù)工作有據(jù)可依、有案可查。

（二）做好“信息化”檔案歸檔的前端控制和前臺管理

前端控制是保證歸檔文件真實性、原始性的重要技術(shù)手段。所謂“前端”，即文件最初形成的狀態(tài)?！扒岸丝刂啤北仨氉⒅厝耸聶n案管理環(huán)節(jié)中文件運轉(zhuǎn)的全過程通盤規(guī)劃，加強文件形成和維護階段的監(jiān)督，確保人事檔案形成階段上傳材料的真實性，做好對有疑點，前后不一致的材料的審核和考證，落實對未經(jīng)確認和來路不明的材料的把關(guān)。保障檔案材料源頭上的真實性和權(quán)威性。

針對各個業(yè)務(wù)部門形成的材料通過前臺門戶上傳和錄入人事信息，做好前臺管理。就高校來說，主要是分管人事、組織部門的工作人員通過前臺門戶上傳和錄入人事信息。業(yè)務(wù)部門可通過自己的用戶密碼訪問數(shù)據(jù)庫，查看自己權(quán)限范圍內(nèi)的信息，有效避免跑檔案館查看實體檔案的繁瑣環(huán)節(jié)，提高效率。

（三）確保后臺管理系統(tǒng)安全性

后臺管理系統(tǒng)，根據(jù)業(yè)務(wù)流程中的信息規(guī)范整合、存儲和管理三大工作要求，可分為三個主要模塊：信息的規(guī)范整合模塊、信息存儲模塊和信息管理模塊。在信息規(guī)范整合模塊中，平臺可根據(jù)預(yù)設(shè)的文件格式規(guī)范，對前臺門戶中各部門管理員上傳的檔案信息進行格式檢查，對不符合格式要求的內(nèi)容不準予成功上傳或錄入，該平臺還應(yīng)具備提醒并標注格式錯誤的功能，方便前臺門戶各部門對退回的上傳材料進行及時修改，節(jié)省糾錯時間，以便快速更正后再次上傳；另外，檔案管理員可對部分信息做靈活處理、審核和修改；信息審核通過后，平臺將對檔案信息進行自動歸類。在信息存儲模塊中，檔案管理員進一步對檔案信息進行入庫審核和入庫信息的錄入。在信息管理模塊中，檔案管理員將根據(jù)用途，進一步做好檔案信息的修改、鑒定和統(tǒng)計，并設(shè)置可開放、可借閱的檔案資源，做好檔案借閱記錄工作。

安全性是人事檔案信息化的關(guān)鍵。要在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎(chǔ)上，建立起規(guī)范、嚴格、科學(xué)的信息化管理規(guī)章制度。還要嚴格分配用戶的權(quán)限，定期校驗、備份，及時維護數(shù)據(jù)庫，落實網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全工作，通過加密技術(shù)防止第三者從截獲的文件中破解出源文件，切實避免病毒、黑客對信息系統(tǒng)的危害。

人事檔案管理工作的根本目的是優(yōu)化檔案在人才交流領(lǐng)域的利用率，人事檔案信息化管理在改革分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，打破各級部門條條塊塊管理的舊體制，實行相對統(tǒng)一集中的管理新體制方面具有先天優(yōu)勢；在促進檔案的查借閱過程網(wǎng)絡(luò)化，簡化檔案管理工作中重復(fù)繁瑣的人工手動作業(yè)方面有著不可替代的便捷性，能為對人事檔案管理提供更好的服務(wù)。加強高校人事檔案信息化管理建設(shè)是高校人事制度“以人為本”，工作方法“與時俱進”的內(nèi)在要求，盡人事檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和檔案數(shù)字化建設(shè)，將在單位內(nèi)部實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)實時共享，有利于提高檔案管理和利用的效率，并為檔案信息化管理及備份工作打下良好基礎(chǔ)。

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