文/中共懷化市委黨校 林偉紅

人事檔案資源在社會(huì)資源中扮演著重要的角色，同時(shí)它還是人才選擇的憑據(jù)。現(xiàn)如今，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化不斷普及的情況下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變革不斷加深，與此同時(shí)人事檔案管理工作的本質(zhì)也發(fā)生了變化。加快信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢(shì)所需，同時(shí)為了更好的實(shí)施科學(xué)發(fā)展以及可持續(xù)發(fā)展觀，讓人事檔案管理工作滿足來(lái)自社會(huì)的不同需求，加大人事檔案管理信息化建設(shè)的工作力度是必需的。

一、人事檔案管理的信息化建設(shè)的好處

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化不斷普及的當(dāng)下，計(jì)算機(jī)、辦公軟件等已經(jīng)被廣泛使用，然而對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，對(duì)人員還是有很大的需求，需要他們把很多時(shí)間以及精力花在各類信息保存、瀏覽、查找等繁瑣的工作上，為了解決上述問(wèn)題，更好的改善工作效率、確保工作質(zhì)量，加大人事檔案管理信息化建設(shè)的工作力度是必需的。第一，人事檔案不僅反映了個(gè)人的成長(zhǎng)過(guò)程，同時(shí)它還是企業(yè)相關(guān)部門管理與挖掘、利用的憑據(jù)，一定要確保檔案處在安全的環(huán)境下以及信息是完好無(wú)缺的，由于打印版的檔案資料在瀏覽的時(shí)候易受到損壞，所以應(yīng)該將這種形式的信息轉(zhuǎn)變成電子形式的信息，只有通過(guò)這種方式，才可以更好的保障信息的完整性、檔案資料的安全性。第二，人事檔案信息以電子信息的形式保存下來(lái)，不但減少了人力、物力等方面的投入，避免了由打印版檔案文件帶來(lái)的麻煩，而且還可以在電子文件的基礎(chǔ)上設(shè)置一定的訪問(wèn)權(quán)限，使用人員可以根據(jù)自己所具有的權(quán)限進(jìn)行某些操作，所以，和其他方法相比，人事檔案管理信息化建設(shè)可以更好的利用信息資源、促進(jìn)信息更換的速度。第三，在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，一定要把人作為中心，確保檔案上的信息是準(zhǔn)確無(wú)誤的，開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)有助于建立更為融洽的勞動(dòng)關(guān)系，不僅如此，它還是提高人力資源管理工作能力的渠道。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的三個(gè)目的

（一）初始目的

人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的主要作用是用來(lái)存儲(chǔ)人事檔案中的所有基本信息，并把每份材料作為一個(gè)模塊進(jìn)行相關(guān)信息的收集和存儲(chǔ)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每個(gè)模塊都要有如下內(nèi)容：人員姓名、材料名稱、資料份額等8項(xiàng)。

錄用人員可以通過(guò)編碼，對(duì)建立時(shí)間或者是材料名稱進(jìn)行排序，從而瀏覽員工的相關(guān)信息。譬如，如果想要進(jìn)一步熟悉新入職的員工往年的績(jī)效考核成績(jī)，可以通過(guò)與該員工相對(duì)應(yīng)的編碼找出他所有的檔案資料，然后再把“績(jī)效考核”作為關(guān)鍵字實(shí)施進(jìn)一步的篩選，以材料的先后順序進(jìn)行排列，就可以清楚的了解到該員工的所有績(jī)效考核情況。

在交接人事檔案材料的時(shí)候，只需要依據(jù)規(guī)定建立移交目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，直接匯集到網(wǎng)絡(luò)總庫(kù)，就可以在較短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到實(shí)時(shí)更新查詢目錄的目的。

（二）中期目的

人事檔案信息化建設(shè)的中期目的主要有：對(duì)所有的人事檔案資料進(jìn)行掃描并予以拍照存儲(chǔ)；將資料和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立超級(jí)鏈接處理；管理者利用計(jì)算機(jī)工具瀏覽資料的原件。

初始目標(biāo)期間，制作的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)具有的特點(diǎn)主要為簡(jiǎn)潔、快捷，因此它所涵蓋的信息量是有限的，雖然對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢、篩選可以得到大量的、規(guī)律性材料的信息，但是卻無(wú)法向讀者展現(xiàn)材料的全部信息。

將所有的人事檔案資料進(jìn)行掃描并予以拍照存儲(chǔ)，之后再利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子信息和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立鏈接，通過(guò)這種方式，管理人員就可以利用自己所擁有的權(quán)限對(duì)存儲(chǔ)的資料進(jìn)行相關(guān)操作。因?yàn)閽呙枰约芭恼账牡臅r(shí)間遠(yuǎn)少于采集和錄入文字信息所需要的時(shí)間，不但如此，它還包括了材料的所有信息，所以在一定程度上加快了信息化建設(shè)的步伐。

（三）終極目的

當(dāng)前，有很多企業(yè)都創(chuàng)建了適合自身發(fā)展的獨(dú)特的人力資源管理信息系統(tǒng)，即HR系統(tǒng)，包含了所有員工的全部信息。在這個(gè)系統(tǒng)剛開(kāi)始運(yùn)行的時(shí)候，采集、記錄并使用到的員工信息項(xiàng)中，只有少量的會(huì)關(guān)聯(lián)到報(bào)表的批量信息和規(guī)律信息，很多信息在第一次采集、記錄的時(shí)候都被遺漏了，又因?yàn)檫@部分信息對(duì)報(bào)表的提取以及人才的管理沒(méi)有多大的影響，導(dǎo)致接下來(lái)的采集和完善的目標(biāo)不清晰，使得該系統(tǒng)在人力資源管理工作中不能充分發(fā)揮其作用。

對(duì)于以上所提到的問(wèn)題來(lái)說(shuō)，人事檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是一個(gè)很好的解決方法，當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)人員利用SAPHR系統(tǒng)來(lái)查詢某位工作人員資料的時(shí)候，不但可以了解到該員工的基本信息，例如工作經(jīng)驗(yàn)、興趣愛(ài)好、所學(xué)專業(yè)等，而且還可以利用編碼，查看更詳細(xì)的信息，例如得獎(jiǎng)憑證、個(gè)人照片等，從不同的角度全面的了解員工的工作情況，做出正確的決定以利于公司、員工的發(fā)展。

三、人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案隱秘性弱

依據(jù)我國(guó)人事檔案管理體制的要求，“不論是什么人，都不允許查看或者是使用本人以及與本人有親屬關(guān)系的其他人的檔案資料”。人事檔案之所以對(duì)本人進(jìn)行保密主要是因?yàn)槌浞挚紤]到了安全性以及管理方便性，然而正因?yàn)檫@樣反而使人事檔案的真實(shí)性以及可靠性大大的降低了。

（二）管理制度跟不上人事制度改革

在人事制度改革不斷加深的情況下，人才流動(dòng)一再的發(fā)生，擇優(yōu)以及錄用人才的手續(xù)變得越來(lái)越簡(jiǎn)單。因?yàn)槿耸聶n案管理的體制不先進(jìn)，無(wú)法及時(shí)的進(jìn)行修改，在一定程度上制約了人才的流動(dòng)。乃至某些單位為了不讓優(yōu)秀的人才跳槽而選擇扣留其檔案，使得人事檔案材料不齊全，因而給招錄單位帶來(lái)了不必要的麻煩。

（三）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性缺乏足夠的重視

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視，主要體現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有很多的領(lǐng)導(dǎo)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，覺(jué)得人事檔案管理工作主要就是對(duì)資料進(jìn)行保護(hù)，在資料不弄丟、不泄密的情況下，只要搞好外調(diào)、查看的工作就好了。所以，忽略了人事檔案工作的重要性，確實(shí)如此，檔案存在的不足也不能給予解決，其工作場(chǎng)地、費(fèi)用、工作人員無(wú)法得到保證的前提下，檔案工作也會(huì)受到影響。

管理是一項(xiàng)集專業(yè)、政治、機(jī)密于一身的工作。人事檔案資料需要有專門的負(fù)責(zé)人員予以管理。但是，因?yàn)槿耸鹿芾砣藛T編制相對(duì)較少，而人事檔案管理的工作量又非常繁雜，在這種情況下，一般都是由人事機(jī)構(gòu)的工作人員來(lái)分擔(dān)，這部分人并不是專業(yè)的管理人員，而且人員變動(dòng)較快，管理能力較低，管理技術(shù)不先進(jìn)，所以在很大程度上制約了人事檔案的管理能力。

管理技術(shù)不先進(jìn)，在檔案管理方面，因?yàn)槿鄙賹ｉT的人事檔案管理軟件，管理者通常都是使用手工進(jìn)行操作，導(dǎo)致人事檔案無(wú)法按時(shí)整理出來(lái)并放到檔案庫(kù)里面，造成檔案資料不齊全的現(xiàn)象產(chǎn)生。在對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱的時(shí)候，仍然使用的是最初的手工操作手段。

管理人員沒(méi)有熟練掌握業(yè)務(wù)操作，很多的檔案管理人員都沒(méi)有進(jìn)行較為專業(yè)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不能熟練的掌握，很難勝任人事檔案管理的工作。

（四）人事檔案存在造假行為

人事檔案必須真實(shí)、可靠，在當(dāng)下的人事檔案管理模式下，造假行為無(wú)處不在。例如考大學(xué)、擇業(yè)、考取研究生等，有的人會(huì)在人事檔案的姓名上做手腳以達(dá)到自己的目的。還有的人為了升職，會(huì)選擇在學(xué)歷上造假。還有的單位領(lǐng)導(dǎo)人員會(huì)利用檔案對(duì)公司的員工進(jìn)行報(bào)復(fù)，致使公司員工的利益受到損害。各種造假行為不斷出現(xiàn)，致使檔案管理制度的真實(shí)性、可靠性受到威脅。

（五）人事檔案材料不齊全

人事檔案材料不齊全，例如工資情況、績(jī)效考核、獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰等缺失。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的主要原因是檔案管理部門的負(fù)責(zé)人缺少責(zé)任心，不能及時(shí)的采集材料信息，致使檔案材料缺失；有的時(shí)候，他們只是收集并保存了檔案材料，并沒(méi)有對(duì)材料進(jìn)行審核以及歸檔，致使材料不完整。

部分工作人員缺少對(duì)人事檔案的正確認(rèn)識(shí)。他們?cè)谔顚懴嚓P(guān)信息時(shí)，有的怕麻煩能不寫就不寫；他們認(rèn)為有些資料在自己手中更安全，例如學(xué)歷、等級(jí)證書等，不想將它們放在檔案管理機(jī)構(gòu)。

四、怎樣達(dá)到人事檔案管理信息化建設(shè)的目的

（一）建立人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

無(wú)論什么時(shí)候，都要堅(jiān)持把人看作中心，建立人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，以達(dá)到人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)在于人，同時(shí)信息是一種輔助工具，所以，應(yīng)該堅(jiān)持實(shí)施“以人為本”的原則，建立一支專業(yè)的、綜合型的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，充分發(fā)揮其作用。應(yīng)該讓單位充分意識(shí)到綜合型人才的重要性，隔一定的時(shí)間就安排相關(guān)課程以培訓(xùn)優(yōu)秀人才。所選擇的培訓(xùn)內(nèi)容不僅要涉及到技術(shù)方面，同時(shí)還要涉及到管理方面；培訓(xùn)要有針對(duì)性，通過(guò)培訓(xùn)，不僅要使他們的理論知識(shí)得以提升，同時(shí)還要他們掌握相關(guān)技術(shù)。不僅如此，人事檔案管理人員還應(yīng)該提升自身的綜合素養(yǎng)，不斷開(kāi)拓自己的視野，逐漸豐富自己的專業(yè)知識(shí)，從而提升人事檔案管理能力，更好的服務(wù)于人事檔案管理信息化建設(shè)工作。

（二）增加對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的投資

正如人們所說(shuō)，意識(shí)是由物質(zhì)決定的。如果要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，不僅需要意識(shí)，還需要物質(zhì)，應(yīng)該增加對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的投資，只有這樣，才能保障人事檔案管理信息化建設(shè)的成功實(shí)現(xiàn)。其中最為關(guān)鍵的就是現(xiàn)金方面的投入，所以，有些單位應(yīng)該努力探尋新的籌資的方式，以便用更多的金額來(lái)改善人事檔案管理的現(xiàn)狀。不僅如此，還應(yīng)該按照單位的現(xiàn)狀，合理使用其科研成果，進(jìn)而更好的開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，單位還應(yīng)該善于發(fā)現(xiàn)人才，科學(xué)、合理的為其安排工作，通過(guò)這種方式，不僅有助于開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)，而且在很大程度上還削減了投入的成本。

（三）實(shí)現(xiàn)人事檔案信息“三化”

通過(guò)開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)，以達(dá)到“三化”的目的，也就是所謂的管理人員專業(yè)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息數(shù)據(jù)化。服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)達(dá)到人事檔案管理信息化的目的，更有利于資源共享的實(shí)現(xiàn)。檔案信息數(shù)據(jù)化主要是用電子信息來(lái)擺脫之前的紙質(zhì)版的檔案信息，更利于查詢和保存。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理目標(biāo)的主體是人，所以人事檔案管理信息化要求管理者不但要熟悉理論知識(shí)，同時(shí)還要會(huì)使用相應(yīng)的技術(shù)。只有在“三化”目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)和前提下，檔案管理信息化的目標(biāo)才可以實(shí)現(xiàn)。

終上所述，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化不斷普及的當(dāng)下，加大人事檔案管理信息化建設(shè)的工作力度是必需的，它是實(shí)施科學(xué)發(fā)展觀的要求，是當(dāng)今形勢(shì)所需，同時(shí)還是改善服務(wù)質(zhì)量以及提升管理能力的渠道，在這種情況下，就需要充分合理使用較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，把科學(xué)技術(shù)作為支柱，不斷改變管理理念，把人作為中心，增加資金方面的投入，建立一批綜合型人才，逐漸改善人事檔案管理質(zhì)量，以便更好的為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)而努力奮斗。

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