淺析學(xué)校檔案管理規(guī)范化

文/廣東省珠海市斗門區(qū)和風(fēng)中學(xué) 吳紅梅

學(xué)校檔案包含了學(xué)生在校情況，老師的課程教案和研究成果以及學(xué)校各方面建設(shè)的原始資料。檔案管理工作是學(xué)校日常管理工作的內(nèi)容之一，檔案管理水平能夠直接衡量一個學(xué)校的管理水平。

一 目前高中學(xué)校檔案管理存在的問題

（一）重視程度不夠

學(xué)校檔案記錄了學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)的情況，包含了學(xué)生在德、智美、體、勞等方面的基本情況，對于高中生來說更是其步入大學(xué)的重要參考材料之一?？梢姍n案對于學(xué)生來說是多么的重要。學(xué)校檔案同時記錄了老師日常教學(xué)、研究的成果，是學(xué)校教學(xué)水平的體現(xiàn)。但實(shí)際情況是，無論是學(xué)生、家長，還是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和教職工，對檔案管理的意識都很淡薄。

（二）硬件設(shè)施落后

很多學(xué)校建立之初都沒有將檔案室列入校園規(guī)劃之內(nèi)，檔案室沒有按要求設(shè)置在通風(fēng)、防潮、防火、防蛀的地方。時間長了之后，一些紙質(zhì)的檔案變得發(fā)霉、發(fā)黃、破損，難以進(jìn)行查找、翻閱，失去了檔案記錄的意義。還有些學(xué)校，檔案保管意識薄弱，檔案被隨便擺放、安置，造成了很多隱患。這些情況都給檔案管理工作帶來了不便。

（三）安全保密性差

建國初期設(shè)立的一些學(xué)校的檔案室還保留著大量人工記錄的檔案資料。這些人工記錄的原始資料，不但沒有進(jìn)行數(shù)字化存儲，而且記錄方式很不規(guī)范。這樣傳統(tǒng)檔案錄入模式，不僅容易出錯，而且效率低下，安全性、保密性都很差。一些學(xué)校檔案管理員由退休教師組成。他們沒有專業(yè)的檔案管理知識，缺乏必要的計算機(jī)技術(shù)，不能規(guī)范的存儲檔案信息，很容易出錯，甚至給檔案管理工作帶來混亂。

（四）資金相對缺乏

大部分學(xué)校的經(jīng)費(fèi)主要來自于地方財政專項(xiàng)資金，而資金是有預(yù)算且有限的。而學(xué)校在使用經(jīng)費(fèi)的地方頗多，很難拿出固定資金用于檔案的管理工作。一些學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作重視度不夠，造成檔案管理人員工資不高，檔案管理人員流動性大。

二、學(xué)校檔案管理規(guī)范化的一些建議

（一）提升檔案管理意識

學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理的宣傳，將檔案管理列入學(xué)校日常事務(wù)評比之中，使校園內(nèi)上至校長下到學(xué)生都意識到檔案管理工作的重要作用。學(xué)校管理層要將檔案管理工作提升到事關(guān)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的高度來看。真正把檔案管理工作納入的工作日程，自覺地轉(zhuǎn)換角度看待問題，拓展思維，才能帶動教職工重視檔案管理工作，對檔案管理工作形成長期、正確的觀念和認(rèn)識。

（二）科學(xué)管理，高效利用資源

隨著計算機(jī)的普及，學(xué)校檔案室使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)象越來越普遍。因而學(xué)校要充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)在檔案處理方面的優(yōu)勢，將一些優(yōu)良的課件、教案歸檔，并通過校園網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。加強(qiáng)與其他院校實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)校際間的遠(yuǎn)程教育，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)和科研中的積極作用。同時利用計算機(jī)的自動化管理系統(tǒng)，使信息采集變得簡便，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平和檔案的利用效率。

（三）提高管理人員素質(zhì)，完善檔案管理制度

檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的效率和繁簡程度。因此，專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍要求檔案管理人員要經(jīng)常進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高行業(yè)認(rèn)識?？梢哉垖I(yè)人員進(jìn)行上門指導(dǎo)，也可以根據(jù)需要安排人員外出培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。檔案管理制度包含了的檔案收集制度、檔案整理制度、檔案查閱制度和檔案交接制度等，完善檔案各項(xiàng)制度可以做到，分工協(xié)作、責(zé)任分明，保證檔案管理工作的科學(xué)有序。同時完善的檔案制度可以使檔案室由以往的館藏功能逐步轉(zhuǎn)型為開發(fā)利用檔案資源進(jìn)行科學(xué)研究的場所，方便資源查閱和更好為師生服務(wù)。

（四）加強(qiáng)檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案管理存在很多漏洞，主要原因是設(shè)備落后和管理人員安全意識淡薄?，F(xiàn)在很多學(xué)校已經(jīng)采取計算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理模式。計算機(jī)進(jìn)行檔案管理雖然方便、快捷，但同時也帶來了一些安全問題。例如，檔案在進(jìn)行信息化處理時，經(jīng)常會出現(xiàn)信息亂碼或者信息丟失的現(xiàn)象，還會因?yàn)橄到y(tǒng)版本不兼容，或者移動存儲設(shè)備損壞造成信息無法使用。所以在日常管理中學(xué)校要隨時應(yīng)對可能發(fā)生的意外，做好充分準(zhǔn)備，以免給學(xué)校帶來無謂的損失。

相比學(xué)校其他的日常管理項(xiàng)目，檔案管理工作常常處于靠后的位置。因而，充分認(rèn)識檔案管理工作中存在的問題，找出檔案管理工作的癥結(jié)所在，積極探索新的管理模式，有效地提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，才能使檔案管理工作受到應(yīng)有的重視，更好地服務(wù)師生，促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

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