針對檔案服務能力建設探討

文/福建省三明市醫(yī)療保障基金管理中心永安管理部 林恢燈

國內檔案館建立于上個世紀50年代，剛開始的服務對象是黨政機關，不過經過多年的發(fā)展，現(xiàn)正在為實現(xiàn)“五位一體”目標而奮斗。根據(jù)它的發(fā)展過程可知，檔案館工作只有密切留意社會的發(fā)展情況，改善其服務能力建設，才能更好的迎合社會的需要。

一、提高檔案服務能力建設的作用

最近幾年，檔案部門始終認為檔案工作具有很重要的社會意義，檔案資源在信息資源中扮演著重要的角色，同時還深信檔案資源是整個社會甚至是整個國家信息系統(tǒng)的中堅力量，在信息資源中占有重要的地位；檔案是先進的生產力，不斷促進著社會的進步和發(fā)展。但是，檔案館自建立已經經歷了很長的時間，雖然軟硬件環(huán)境均以得到改善，相關業(yè)務能力也以得到提高，在服務的過程中也多次取得新成就，但是，必須承認的是，目前檔案館建設仍然存在不足的地方，例如館藏結構不科學、檔案信息資源共享性低、檔案開放時間短等。檔案館的公共服務能力能不能獲得社會的肯定，能不能滿足社會的需求，在服務于實踐活動時是不是已經充分體現(xiàn)了檔案的作用，不僅如此，在經濟的迅猛發(fā)展以及環(huán)境多變的形勢下，檔案館怎樣才能與社會相結合，見證社會的進步、文化的傳播，怎樣才能肩負起更多的來自于社會方面的責任，這些問題不僅會影響到檔案館的整體形象，而且還會影響到“五位一體”的實現(xiàn)情況，在此情況下，我們應該從各個角度剖析并探究檔案服務能力的建設。我們要從兩個角度來認識檔案服務能力建設，其一是在能力建設在當今形勢下的實際意義的基礎上，其二是檔案工作在發(fā)展的過程中的實際需求。由于檔案服務能力直接影響著檔案工作，所以提高檔案服務能力，有助于保障檔案工作的有序進行，同時這也是檔案事業(yè)不斷壯大的必要選擇。

二、改善檔案服務能力建設的策略

（一）擴充觀念，革新服務

在用戶對檔案服務不斷提高要求的情況下，檔案部門一定要擴充觀念，豐富內容，以更好的滿足人們的不同程度的需求。也就是說，應該著重搞好如下方面的工作：1.應該形成知識一體化的觀念。在社會不斷進步以及科技迅猛發(fā)展的前提下，檔案工作人員一定要擴充相關觀念，拋棄之前的角色，建立新角色，從而不斷的為用戶提供相關知識。譬如，從事于檔案咨詢相關的工作人員，應該根據(jù)不同用戶對檔案的需求情況，指引他們如何從信息庫中得到想要的檔案知識，而不是簡單的協(xié)助他們。2.應該充分利用當下先進的檔案服務技術來豐富相關內容。單一的技術和信息資源只是簡單的組成了數(shù)據(jù)庫、信息庫，但是豐富服務內容不但可以更好的為用戶提供優(yōu)質服務，還可以在很大程度上提高其利用價值。例如，對于檔案服務咨詢來說，在網絡環(huán)境下，新建立的聯(lián)機咨詢、在線問答咨詢等實現(xiàn)了數(shù)字化參考咨詢服務，這是以前的檔案咨詢服務無法實現(xiàn)的，在一定程度上更有利于迎合不同用戶的需求，不僅如此，還大大提高了檔案的利用價值。3.檔案服務應該緊追社會需求的步伐，增強民生檔案，完善相關資源以及服務體制建設，更好的為用戶提供優(yōu)質的服務。

（二）加大檔案信息共享能力建設的工作力度

檔案信息的交流傳播在檔案信息資源建設中扮演著重要的角色，同時它還是檔案部門向用戶提供相關服務的橋梁，加大檔案信息共享能力建設的工作力度是當今形勢所需，具體要進行如下方面的工作：1.改善檔案的網絡服務性能，擴充數(shù)據(jù)庫資源，確保各種資源是可以被訪問的或者是可以被得到的。2.提高檔案信息資源的共享性以及互補性。檔案部門應該充分利用外部環(huán)境，和圖書等社會信息資源相結合，取長補短，從而更好的為用戶提供服務。3.拉近檔案部門彼此間的合作關系，制訂聯(lián)合目錄。聯(lián)合目錄其實就是一種查閱工具。它可以盡可能的發(fā)揮每個檔案館的資源，更方便用戶進行選擇，更好的推進檔案的傳播能力建設。

（三）注重服務能力反饋

檔案服務能力存在于檔案工作的整個過程中，注重服務能力反饋可以更好的推進檔案服務能力建設。服務能力反饋和服務能力評價緊密聯(lián)系，體現(xiàn)在如下兩個方面：1.增強和檔案使用人員之間的交流，同時對檔案使用人員進行全程服務，從而更好的了解和合理估算用戶對檔案服務的可能需求，幫助用戶處理可能會遇到的一些問題，不斷提高檔案服務質量；2.擴大檔案服務能力的評價范圍，其中包含檔案的記錄、改正的合理性，用戶操作的簡單快捷性等等，按照返回來的結果，重視檔案服務能力建設存在的缺點，有目的性的提高檔案服務能力。事實上，注重服務能力反饋和評價不但改善了檔案資源的利用率，盡可能的體現(xiàn)了檔案存在的意義，而且還在很大程度上提升了檔案機構管理系統(tǒng)的運行速率。

[1]丁華東.檔案服務能力建設：檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇[J]中國檔案,2010(2).

[2]袁?；?創(chuàng)新檔案工作提高服務能力[J].山西檔案,2012．