馮哲

摘 要：文章主要列舉了基層醫(yī)療單位新時(shí)期電子檔案管理中存在的問(wèn)題，分析認(rèn)為，要正確對(duì)待所存在的問(wèn)題，加強(qiáng)科學(xué)管理，唯有如此，才能確保醫(yī)患雙方利益，提升為群眾服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；高校；電子檔案；策略

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及醫(yī)療衛(wèi)生水平的提高，社會(huì)各階層對(duì)醫(yī)學(xué)檔案尤其是電子醫(yī)療檔案的要求也不斷提高。但是也要看到，在不少基層醫(yī)療單位，對(duì)電子醫(yī)療檔案的管理過(guò)程中，還存在著管理不夠?qū)I(yè)、檔案缺乏安全性等問(wèn)題，如何加強(qiáng)基層醫(yī)療單位電子檔案管理的有效性和科學(xué)性，成為檔案管理工作者重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。

1 醫(yī)療電子檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)與人才的匱乏

毋庸諱言，不少基層醫(yī)療單位時(shí)至今日仍然缺乏專(zhuān)門(mén)的醫(yī)療電子檔案管理機(jī)構(gòu)，加之管理者不太重視檔案辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使得醫(yī)療電子檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理嚴(yán)格。如果對(duì)電子檔案沒(méi)有嚴(yán)格的管理，有可能造成醫(yī)療電子檔案流失和泄密；不少醫(yī)療檔案管理者不熟悉專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)，對(duì)電子檔案知識(shí)不能及時(shí)更新，操作上不能勝任，經(jīng)常出現(xiàn)一些不經(jīng)意的誤操作。如新文檔替代了舊文檔，形成文件的丟失，導(dǎo)致文件缺失準(zhǔn)確性和真實(shí)性，影響了電子檔案的信任度；時(shí)常出現(xiàn)的計(jì)算機(jī)病毒也對(duì)醫(yī)療電子檔案管理提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，這些都亟需加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)個(gè)人才的建設(shè)。

1.2 操作與管理不規(guī)范

許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)在進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)時(shí)要么沒(méi)有醫(yī)療檔案管理者參加，或因醫(yī)療檔案管理者計(jì)算機(jī)信息技術(shù)欠缺，這就讓醫(yī)療電子檔案管理從硬件上先天不足。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理無(wú)論是在管理原則、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、組卷方式、保管條件和著錄格式上缺少一整套完善統(tǒng)一的國(guó)家和地方部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)和制度，如果沒(méi)有規(guī)范化的醫(yī)療電子檔案管理制度，就會(huì)造成嚴(yán)重的檔案質(zhì)量問(wèn)題。

1.3 存儲(chǔ)方式不安全

不少醫(yī)療機(jī)構(gòu)電子檔案管理松散，防火墻技術(shù)比較低，還有的單位存儲(chǔ)器容量小，新檔案有時(shí)會(huì)替代以前的舊檔案。造成醫(yī)療電子檔案的不完整性。如果在存儲(chǔ)過(guò)程中無(wú)意間的刪改或電腦黑客攻擊，就會(huì)造成電子檔案的改動(dòng)、泄密甚至丟失，給電子檔案的管理留下安全隱患。

2 醫(yī)療電子檔案管理的原則及策略

2.1 醫(yī)療電子檔案管理的原則

（1）全程管理的原則，要建立起一個(gè)包括電子檔案從生成流程、管理制度、管理方式和檔案質(zhì)量特點(diǎn)的技術(shù)方法體系、程序體系和目標(biāo)管理體系，把各個(gè)環(huán)節(jié)管理系統(tǒng)化，做到無(wú)縫銜接。（2）前端控制原則，把醫(yī)療電子文件生成過(guò)程看作前端，對(duì)電子系統(tǒng)的前端進(jìn)行設(shè)定，建立起有效的前端控制，從而確保對(duì)全程進(jìn)行有效管理。（3）完整性保障原則，醫(yī)療電子檔案的完整性是指醫(yī)療電子檔案全部的內(nèi)容信息，背景信息和元數(shù)據(jù)等內(nèi)容全部完整無(wú)缺。醫(yī)療電子檔案只有是完整的，它才具有價(jià)值，一旦電子文件缺失就會(huì)造成內(nèi)容的不全面。（4）真實(shí)性保障原則，醫(yī)療電子檔案的真實(shí)性是指文件的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)經(jīng)過(guò)傳輸、分類(lèi)、遷移等處理過(guò)程后內(nèi)容保持依舊不變，與初始形成時(shí)的形態(tài)完全一致。維護(hù)醫(yī)療電子檔案的真實(shí)性很難，因?yàn)獒t(yī)療電子文件更改方便，增減過(guò)程沒(méi)有痕跡，這給真實(shí)性的維護(hù)帶來(lái)一定的難度。

2.2 醫(yī)療電子檔案管理策略

第一，統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn) 事實(shí)上，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)療電子檔案歸檔可以參照紙質(zhì)文檔的歸檔標(biāo)準(zhǔn)來(lái)制定。不論是管的原則、歸檔范圍，還是著錄的格式都要有具有自身獨(dú)特性的標(biāo)準(zhǔn)。如醫(yī)療電子檔案的歸檔范圍要注重歸檔時(shí)對(duì)電子文檔的有效性和完整性進(jìn)行管理，醫(yī)療電子檔案一旦建立就不能隨意的進(jìn)行修改、調(diào)閱和復(fù)制，以保證醫(yī)療電子檔案的完整性和嚴(yán)肅性。

第二，提升管理素質(zhì) 要對(duì)醫(yī)療電子檔案實(shí)施有效的信息化管理，就必須有專(zhuān)業(yè)化的管理人員。各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)都必須建立起具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和優(yōu)秀政治素質(zhì)的管理員隊(duì)伍，以保證其既具有專(zhuān)業(yè)的檔案業(yè)務(wù)技能，也具有專(zhuān)業(yè)的信息管理技術(shù)。專(zhuān)業(yè)的醫(yī)療電子檔案管理人員，除有一定專(zhuān)業(yè)技能之外，還要注重自身及時(shí)的自學(xué)和培訓(xùn)，以掌握電子檔案各環(huán)節(jié)的基本要求，及時(shí)理解檔案管理的新要求和新方法，以提高工作效率，保證檔案質(zhì)量；不斷探索檔案管理的新模式，使醫(yī)療電子檔案管理更加科學(xué)、實(shí)用。

第三，資源共享 電子醫(yī)療檔案記錄著大量的、可利用的醫(yī)學(xué)信息，是一種具有極大利用性的醫(yī)學(xué)信息資源。醫(yī)療機(jī)構(gòu)電子檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用越來(lái)越受到社會(huì)各個(gè)方面的關(guān)注。不斷強(qiáng)化醫(yī)療電子檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，不僅有利于提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)學(xué)治療管理水平，更有利于醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)人才培養(yǎng)、創(chuàng)建新型人才創(chuàng)新模式的科學(xué)、有序的管理。信息技術(shù)時(shí)代，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作將以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔，在各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間應(yīng)建立起統(tǒng)一的軟件，形成各單位之間的醫(yī)療檔案有效交流，以發(fā)揮醫(yī)療電子檔案的資源共享性。

第四，做好存儲(chǔ) 醫(yī)療機(jī)構(gòu)各部門(mén)向檔案管理部門(mén)上交檔案時(shí)通常會(huì)上交紙質(zhì)和電子兩份檔案。這就是同步歸檔“雙軌制”，這時(shí)紙質(zhì)醫(yī)療檔案和相對(duì)應(yīng)的電子醫(yī)療檔案的著錄、內(nèi)容、簽署、編號(hào)應(yīng)相統(tǒng)一。保存的醫(yī)療電子檔案，要按照原有的檔案分類(lèi)進(jìn)行管理和處理，并保存在可耐久的載體上，一套提供利用，一套封存保管，一套異地保定；要注重防磁，防濕等，以保證信息的完整性和安全性；對(duì)電子檔案進(jìn)行加密管理，采用檔案?jìng)浞?、簽署技術(shù)、防寫(xiě)措施、身份驗(yàn)證、消息認(rèn)證、加密技術(shù)，確保醫(yī)療電子檔案安全可靠。

醫(yī)療電子檔案的使用和管理對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理是一個(gè)新的挑戰(zhàn)，利用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理是檔案管理的必由之路?；鶎俞t(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作者要掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不斷強(qiáng)化醫(yī)療電子檔案管理手段，更好的服務(wù)于人民群眾。endprint