芻議新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新

解麗蓉

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不斷變化，信息化的發(fā)展勢(shì)頭日益迅猛，企業(yè)檔案的管理作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，其工作的重要性也受到愈來(lái)愈多的關(guān)注。而企業(yè)為了適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的社會(huì)環(huán)境，并從中脫穎而出，就必須分析自身的特點(diǎn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短進(jìn)行創(chuàng)新，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)持續(xù)發(fā)展的信息基石和企業(yè)運(yùn)行系統(tǒng)中的重要角色，它的創(chuàng)新在企業(yè)創(chuàng)新中發(fā)揮著重要作用。該文主要分析了企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的必要性和傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出了企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的不同路徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 管理模式 創(chuàng)新

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）05（c）-0180-02

檔案管理模式創(chuàng)新也是信息資源創(chuàng)新的過(guò)程，是企業(yè)根據(jù)社會(huì)市場(chǎng)的不斷變化，重新調(diào)整企業(yè)內(nèi)部資源，以適應(yīng)信息化的發(fā)展和用戶的檔案需求，達(dá)到實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)責(zé)任的目的。隨著我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)體制改革的深化及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理已然成為企業(yè)現(xiàn)代化先進(jìn)化發(fā)展的一個(gè)極為重要的指標(biāo)，企業(yè)要發(fā)展，其檔案管理工作就必須不斷進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。

1 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要性與必要性

1.1 創(chuàng)新是檔案管理的時(shí)代性要求

國(guó)際化、信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的主要潮流，這一時(shí)代潮流要求企業(yè)檔案管理不斷創(chuàng)新，因?yàn)閯?chuàng)新是一個(gè)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的不竭動(dòng)力，而檔案管理工作可以提升企業(yè)的工作質(zhì)量和管理效率，為企業(yè)決策者提供單位運(yùn)行的經(jīng)營(yíng)信息和公司策略制定的有效依據(jù)，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展必不可少的部分，由此可見(jiàn)，只有創(chuàng)新企業(yè)檔案管理，才能將檔案的管理和利用融入全球化的進(jìn)程中，才能提升企業(yè)在社會(huì)中的主動(dòng)地位，才能促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展，才能提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)活力，才能跟上時(shí)代的潮流。

1.2 創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理發(fā)展的動(dòng)力

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案工作的管理方式和管理手段也發(fā)生了變化，檔案工作的信息資源建設(shè)得到了極大的加強(qiáng)。當(dāng)前企業(yè)檔案的作用主要分為兩大方面：一是為企業(yè)管理人員提供歷史數(shù)據(jù)參考，使其能做出正確的有利于企業(yè)發(fā)展的決策；二是準(zhǔn)確的展示企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)各方面的合作提供有力的數(shù)據(jù)。因此檔案部門(mén)應(yīng)不斷的對(duì)企業(yè)檔案服務(wù)機(jī)制進(jìn)行適應(yīng)性的創(chuàng)新，不斷拓展檔案的社會(huì)服務(wù)功能，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。

1.3 創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的保障

當(dāng)今企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案也在不斷擴(kuò)充，企業(yè)檔案管理工作也愈發(fā)艱難、愈發(fā)重要，企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄均需在企業(yè)檔案中體現(xiàn)，如：企業(yè)的基礎(chǔ)管理、信息資源、無(wú)形資產(chǎn)管理等，這些都關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展和存亡。近年來(lái)，伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善和信息經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)面臨著時(shí)間、科技和人才等的競(jìng)爭(zhēng)，這迫切需要企業(yè)更新檔案管理觀念以適應(yīng)并緩解現(xiàn)代企業(yè)面臨的壓力。企業(yè)檔案的可持續(xù)發(fā)展促進(jìn)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，預(yù)示了其社會(huì)功能的改善和提高，我們應(yīng)把握企業(yè)檔案發(fā)展的方向，不斷創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)走可持續(xù)發(fā)展的道路。

2 傳統(tǒng)檔案管理模式的現(xiàn)存問(wèn)題

隨著改革開(kāi)放的持續(xù)深入，我國(guó)社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)文化隨之發(fā)生了巨大的變化，新形勢(shì)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。以往檔案工作中存在的弊端使檔案管理工作的創(chuàng)新重要且緊迫。

（1）檔案管理工作人員意識(shí)淡薄，素質(zhì)參差不齊?，F(xiàn)如今部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)仍然對(duì)檔案重視不夠，檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案軟件和硬件設(shè)施的配備不到位。另外工作人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理水平起著至關(guān)重要的作用，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)的檔案管理工作人員很多是半路出家，業(yè)務(wù)不熟悉，無(wú)法緊跟企業(yè)和市場(chǎng)的發(fā)展，造成檔案管理工作的脫節(jié)，缺乏應(yīng)有的穩(wěn)定性和持久性，阻礙了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（2）技術(shù)手段落后，未與現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)接。檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的無(wú)縫對(duì)接，需要足夠的技術(shù)支持，雖然我國(guó)企業(yè)現(xiàn)在基本都已建立了內(nèi)部信息系統(tǒng)，但是由于技術(shù)手段落后，仍有部分企業(yè)的檔案管理停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理，大大的制約了檔案自身?yè)碛械膬?yōu)勢(shì)資源的發(fā)揮，無(wú)法滿足企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的需要，使企業(yè)效率難以提升。

（3）管理制度不完善，檔案工作缺乏統(tǒng)籌管理。首先是檔案收集整理不規(guī)范，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案收集制度形同虛設(shè)，造成部分檔案持有者未能及時(shí)上交檔案，甚至遺失檔案，嚴(yán)重延誤了檔案的歸檔整理，檔案整理人員的專業(yè)素質(zhì)也是參差不齊，整理也存在很多不規(guī)范的地方。再者是檔案的利用和評(píng)估不規(guī)范，由于檔案收集整理的不規(guī)范，易使部分檔案內(nèi)容不完整，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的使用價(jià)值大大降低，加上大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有指定相應(yīng)的評(píng)估體系，對(duì)檔案的歸檔整理工作缺乏必要的了解，沒(méi)有及時(shí)提高檔案利用率，制約了企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化與發(fā)展。最后是檔案管理缺乏統(tǒng)籌性，對(duì)企業(yè)而言，制度的改革創(chuàng)新往往是工作的重點(diǎn)難點(diǎn)，而檔案管理工作確被遺忘在角落，無(wú)人問(wèn)津，很少有企業(yè)建立并落實(shí)統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，這就導(dǎo)致檔案管理工作缺乏科學(xué)化、法制化、規(guī)范化，及實(shí)際工作中“重藏輕用”的現(xiàn)象發(fā)生，進(jìn)而忽視了檔案真正的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

3 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的路徑分析

（1）工作平臺(tái)創(chuàng)新。實(shí)現(xiàn)新時(shí)期的創(chuàng)新管理，企業(yè)應(yīng)在傳統(tǒng)流程的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化整合，加快信息化建設(shè)步伐，并在新思想新觀念的指導(dǎo)下，建立先進(jìn)的電子技術(shù)信息系統(tǒng)來(lái)重塑計(jì)算機(jī)管理工作流程以支持現(xiàn)代化的檔案工作管理。也就是說(shuō)這些先進(jìn)的信息系統(tǒng)正是企業(yè)檔案電子化的實(shí)現(xiàn)與進(jìn)步，它們的建立為企業(yè)提供了更符合現(xiàn)代企業(yè)管理的數(shù)據(jù)信息工作管理平臺(tái)，滿足了企業(yè)活動(dòng)對(duì)信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、利用方式靈活等要求，使檔案管理實(shí)踐實(shí)現(xiàn)一個(gè)質(zhì)的飛躍。

（2）文檔流程創(chuàng)新。文檔一體化流程是新形勢(shì)下的全新文件管理觀念，它本身是立足于先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，對(duì)文檔管理工作流程優(yōu)化重組，建立無(wú)縫的互操作平臺(tái)的過(guò)程。文檔一體化流程的創(chuàng)建過(guò)程主要從以下兩個(gè)方面開(kāi)展：文件管理階段和檔案管理階段。文件管理階段主要是面向不同的用戶需要提供不同層面和任務(wù)項(xiàng)的工作流程及操作平臺(tái)，并建立一系列的制度來(lái)保障借閱文件的質(zhì)量，形成文件關(guān)聯(lián)體系及文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機(jī)制，保證文件歸檔機(jī)制的執(zhí)行；檔案管理階段主要是為普通用戶提供檔案信息利用的便利性，摒棄過(guò)多的檔案管理特性，以信息的簡(jiǎn)便、直觀為主，面向管理人員時(shí)，主要是按檔案管理的要求和方式，整理歸檔的信息數(shù)據(jù)，并能及時(shí)切換視窗，讓管理人員了解檔案提供的信息是否能滿足直觀、齊全、準(zhǔn)確的要求，最后要注意建立健全檔案信息的安全機(jī)制，以確保信息的保管安全。endprint

（3）服務(wù)模式創(chuàng)新。信息化時(shí)代呼喚創(chuàng)新，新形勢(shì)需要?jiǎng)?chuàng)新，檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新已經(jīng)箭在弦上不得不發(fā)。創(chuàng)新，首當(dāng)其沖的就是理念的創(chuàng)新，所以檔案工作人員若想從根本上改變檔案工作的低迷現(xiàn)象，首先要樹(shù)立信息服務(wù)的理念。

①全方位提供服務(wù)。如今的企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中，往常的以紙質(zhì)形式整理的檔案與企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生的電子文檔的日益增加并不適應(yīng)，基于此，企業(yè)必須實(shí)行對(duì)檔案資源的全方位服務(wù)，進(jìn)一步加深檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，抓取企業(yè)發(fā)展所需要的信息資源。因此，企業(yè)首先要樹(shù)立服務(wù)大局、競(jìng)爭(zhēng)、協(xié)作的理念。其次，作為以經(jīng)濟(jì)效益為主要運(yùn)營(yíng)目標(biāo)的機(jī)構(gòu)，企業(yè)必須建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的檔案工作運(yùn)行管理機(jī)制。

②構(gòu)建信息開(kāi)放中心。在當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息爆炸時(shí)代，若想提高企業(yè)檔案資源的有效利用，構(gòu)建基于Web平臺(tái)的檔案管理服務(wù)模式，全方位開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案資源十分必要。實(shí)現(xiàn)信息的全方位開(kāi)發(fā)利用可以通過(guò)多種途徑實(shí)現(xiàn)，如建立有登錄系統(tǒng)的網(wǎng)上信息查詢方式，針對(duì)有遠(yuǎn)程信息利用需要的客戶提供跨越空間、時(shí)間的服務(wù)，定期更新檔案服務(wù)數(shù)據(jù)包，及時(shí)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。另外，企業(yè)也應(yīng)重視對(duì)檔案資源的編研和利用，相關(guān)部門(mén)可以對(duì)檔案的原始信息進(jìn)行分析，開(kāi)發(fā)其利用價(jià)值，以形成信息含量高、針對(duì)性強(qiáng)的檔案資源。

③進(jìn)行深化層次編研。檔案信息主要是用于企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)以及實(shí)際的數(shù)據(jù)和運(yùn)行需要等眾多方面，因此企業(yè)必須根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況對(duì)所需的信息進(jìn)行整理，整理過(guò)程中應(yīng)注意保證信息的真實(shí)有效性，以保障企業(yè)的檔案編研符合企業(yè)的利益需要。實(shí)際操作中，企業(yè)應(yīng)注意：①檔案資料的處理要以優(yōu)先級(jí)的方式有序進(jìn)行。②請(qǐng)具備豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案專家來(lái)整理，以確保檔案資料的合理性與科學(xué)性。③對(duì)來(lái)自企業(yè)管理部門(mén)或國(guó)家行業(yè)協(xié)會(huì)的指導(dǎo)性文件檔案，應(yīng)定期編研匯總。④檔案資料也必須按照周密的時(shí)間流程來(lái)進(jìn)行，保證編研資料的全面性和概括性。

（4）管理機(jī)制創(chuàng)新。信息化時(shí)代，文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過(guò)對(duì)信息本身與信息工作人員實(shí)施管理兩個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)。信息管理方面：通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢安全可靠。信息工作人員管理方面：①建立并提供管理政策，明確職責(zé)，各盡其責(zé)；②策劃并提供應(yīng)急措施、保護(hù)方案，定期進(jìn)行信息安全檢查，提高人員對(duì)安全事故的應(yīng)急反應(yīng)；③經(jīng)常對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行安全教育和宣傳；④經(jīng)常開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；⑤建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制；⑥規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗(yàn)?zāi)Ｐ?，加?qiáng)人員的管理。

綜上所述，信息化時(shí)代給我國(guó)的企業(yè)檔案管理帶來(lái)了太多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，為了使檔案資源充分發(fā)揮其利用價(jià)值，唯有積極探索新的檔案管理模式，跟隨時(shí)代發(fā)展的潮流，才能保持企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展要求。文件與檔案工作者應(yīng)創(chuàng)新管理理念，探索新的管理模式，將個(gè)人努力與企業(yè)的檔案資源形成合力，共同促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)其自身目標(biāo)與社會(huì)價(jià)值。

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