文書檔案電子化管理相關(guān)問(wèn)題的探討

邊瑩

[摘 要]目前計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)的快速發(fā)展，使各行政事業(yè)機(jī)關(guān)都普遍實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化是以計(jì)算機(jī)為核心，利用辦公設(shè)備和軟件，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的迅速和準(zhǔn)確處理，有效的提高了辦公的效率。但辦公自動(dòng)化過(guò)程所產(chǎn)生的大量的電子文件，就需要對(duì)其實(shí)施電子化管理，這已成為當(dāng)前檔案部門非常重要的一項(xiàng)課題。文中對(duì)文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)完善文書檔案電子化管理的具體建議進(jìn)行了闡述。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；電子化管理；辦公自動(dòng)化

近年來(lái)，辦公自動(dòng)化的普及，使傳統(tǒng)的辦公方式和手段得到了徹底的改變，以計(jì)算機(jī)為依托的電子格式的文件完全代替了以紙質(zhì)格式為載體的各類文件和資料，這樣就導(dǎo)致大量的電子文件應(yīng)運(yùn)而生。這些電子文件需要對(duì)其進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)和利用，即需要檔案部門對(duì)其進(jìn)行有效的管理，加強(qiáng)檔案信息的電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的電子化，加快推動(dòng)檔案行業(yè)的改革的深入進(jìn)行。

一、文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀

（一）辦公自動(dòng)化沒(méi)有完全普及

檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理需要具有一個(gè)前提條件，即辦公自動(dòng)化的全面普及，但在當(dāng)前還有少部分單位還沒(méi)有實(shí)行辦公自動(dòng)化。而對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)講，其辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)對(duì)一體化具有較高的要求，由于行政事業(yè)單位由于上下級(jí)之間存在著密切的聯(lián)系，存在著履行職責(zé)及匯報(bào)任務(wù)完成的情況，而且各同級(jí)機(jī)關(guān)和部門之間在業(yè)務(wù)上也具有密切的聯(lián)系，這就需要各機(jī)關(guān)單位各部門都需要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，但在當(dāng)前還沒(méi)有完全做到各機(jī)關(guān)各部門之間辦公自動(dòng)化的普及，很大一部分工作還需要依賴于紙質(zhì)文件進(jìn)行相互傳達(dá)和聯(lián)系，這不僅對(duì)工作效率產(chǎn)生了較大的影響，而且對(duì)檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)也產(chǎn)生了較大的制約作用。

（二）電子化檔案沒(méi)有得到充分的利用

盡管當(dāng)前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施已有較長(zhǎng)的時(shí)間，但對(duì)于電子文件的管理工作還沒(méi)有得到充分的重視，人們?cè)诮栝喓蜋z索工作中仍然喜歡沿用傳統(tǒng)的人工方式來(lái)進(jìn)行，計(jì)算機(jī)并沒(méi)有充分的發(fā)揮自身的功能性，僅僅用作記錄、編輯和打印文字，人們對(duì)利用電子文件來(lái)進(jìn)行資料的傳遞較為忽視，過(guò)分的依賴于紙質(zhì)文件，這不僅浪費(fèi)了大量的人力和物力資源，而且也制約了電子文檔的開(kāi)發(fā)和利用，使檔案電子化管理的進(jìn)程難以推進(jìn)。

（三）電子文件對(duì)設(shè)備具有較強(qiáng)的依賴性

電子文件的生成、傳遞和識(shí)別需要依賴計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的軟件來(lái)進(jìn)行，電子文件對(duì)設(shè)備具有較強(qiáng)的依賴性，只有在特定的設(shè)備和軟件的條件下電子文件才能存在。

（四）檔案軟件通用性較差

由于在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，這樣就導(dǎo)致檔案部門在計(jì)算機(jī)和軟件選擇上都存在著一定的差異化，而且缺乏可以即用于檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，而且各軟件之間通用性較差，不能互調(diào)，這樣就為信息管理工作帶來(lái)了較大的難度，影響檔案信息電子化的推進(jìn)。

（五）電子檔案還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

目前我國(guó)檔案信息管理基礎(chǔ)工作較差，還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可以執(zhí)行，這就導(dǎo)致檔案自動(dòng)化管理工作無(wú)法全面進(jìn)行實(shí)施，制約了檔案管理工作電子化的進(jìn)程。

二、完善文書檔案電子化管理的具體建議

（一）建立電子檔案管理制度

建立歸檔制度、文件保密制度、檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障電子化檔案建設(shè)安全、有序地開(kāi)展。統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過(guò)程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。

（二）實(shí)現(xiàn)文檔一體化工作制度

鑒于目前紙質(zhì)文件和電子文件正在過(guò)渡階段，所以在目前電子文件完全取代紙質(zhì)文件并不現(xiàn)實(shí)。解決的方法只能是電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔，要在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存發(fā)展。制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度，這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問(wèn)題，達(dá)到互補(bǔ)的目的。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔的安全管理制度

檔案作為一種特殊的文字資料，保密文件需加密碼，密碼文件的管理，應(yīng)該做到多把鑰匙開(kāi)一把鎖，即操機(jī)人員的相互制約。特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面，應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命。對(duì)于存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要妥善保管，確保電子檔案不會(huì)因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過(guò)采用多級(jí)權(quán)限和密碼管理、多層結(jié)構(gòu)、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問(wèn)、修改和破壞。

（四）建設(shè)專職隊(duì)伍，高管理水平

隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長(zhǎng)，檔案管理也由過(guò)去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型工作。這就要求管理者應(yīng)具有很強(qiáng)的分析能力，對(duì)一些專業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握。此外，還根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求管理人員具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理才能。

三、結(jié)束語(yǔ)

目前傳統(tǒng)的辦公方式正在向自動(dòng)化辦公方向發(fā)展，電子文件日益增多，在這種情況下，有利于檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)，所以需要建立電子檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，加快檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，使檔案電子管理的水平得到不斷提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]張禹.張學(xué)之.蘇光日.測(cè)繪行業(yè)文書檔案管理系統(tǒng)研究與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)[J].測(cè)繪與空間地理信息.2013（1）.

[2]劉鳳蘭.淺談文書檔案電子化應(yīng)用與管理.黑龍江史志.2013（9）.

[3]趙紅梅.推行檔案電子化管理之初探.湖北檔案.2011（10）.