周瑩

[摘 要]由于高校檔案管理的多元化是通過高效檔案使用的多樣性，以及高校檔案館構(gòu)建所增加所帶來的專業(yè)化，同時(shí)因?yàn)獒槍π运鸬墓芾憝h(huán)節(jié)共同的多樣性所帶來的多元化發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案管理；多元化

一、高校檔案管理客觀上的多元化

（一）高校檔案和管理職責(zé)多元化

高校檔案是高等學(xué)校內(nèi)和社會(huì)間的交流平臺，同時(shí)也是高校相關(guān)人員、項(xiàng)目和外界其他單位、部門和個(gè)人間進(jìn)行溝通非常關(guān)鍵的保證。以這個(gè)角度分析其是一個(gè)由各級地區(qū)政府部門下設(shè)高校教育機(jī)構(gòu)主管的基礎(chǔ)性保障性工作。

高校檔案管理的第一個(gè)基本任務(wù)就是負(fù)責(zé)收集檔案所需信息，將信息進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)后保存，為檔案的使用做好工作。同時(shí)，在檔案整理編目、鑒定統(tǒng)計(jì)等相關(guān)的工作之后，為了可對此充分運(yùn)用，根據(jù)檔案分類去設(shè)置多元化檢索方面的工具，出版有著檔案資料等，對不同需求檔案信息資源開發(fā)、運(yùn)用都有好處。檔案管理工作需遵守國家有關(guān)法律和具體規(guī)定，檔案工作同時(shí)具有很強(qiáng)政治色彩，部分檔案信息可對外開放而部分檔案使用、公開過于敏感，所以對涉及單位和個(gè)人安全相關(guān)內(nèi)容，檔案管理員一定要做好相關(guān)的保密工作，運(yùn)用多樣必的分類、分級處理形式。再者就是檔案檔案管理還是一個(gè)服務(wù)性的工作，高校檔案管理也是這樣，一定要適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展需求，緊緊圍繞檔案使用和開發(fā)展相關(guān)的各類工作。

（二）高校檔案分類多元化

根據(jù)部門、職能不同可進(jìn)行如下分類：

1、黨政管理類：主要包括校區(qū)黨委、行政、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄；各部門、科室的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級機(jī)關(guān)和校區(qū)關(guān)于人事管理、行政管理、黨務(wù)管理的文件材料。

2、教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。

3、科研類：主要包括科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的文件材料。

4、基本建設(shè)類：主要包括基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料。

5、儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在五萬元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。

6、產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括校區(qū)自行研制、試制產(chǎn)品的文件材料及在生產(chǎn)過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。

7、出版物類：主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。

8、外事類：主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的各種文件材料。

9、財(cái)會(huì)類：主要包括財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。

其載體形式一般不是整齊統(tǒng)一的，可分成紙質(zhì)、電子、膠片、照片、錄音檔案等等。不同載體方式高校檔案有不一樣的保存及編目、使用方式，如果過于糊糊對待，又或是處理的方法不適當(dāng)后果是非常嚴(yán)重的。例如紙把風(fēng)的檔案需要防止霉變、潮濕、人為修改等。而使用載來越多的電子檔案也要求相應(yīng)保存、使用方式，保存時(shí)要多多注意存儲器、會(huì)用程序等安全，要避免病毒等，確保電子文檔的可重復(fù)性運(yùn)用。

二、高校檔案管理多元化發(fā)展形勢

多元化實(shí)際和多樣性是一致的，即對于同一事物、同個(gè)問題時(shí)，有不同的方式、觀念等都被允許同時(shí)存在或是發(fā)揮作用。高校的檔案管理自身就存在很多問題，同時(shí)在對待相同、類似問題時(shí)因?yàn)樗?wù)群體以及具體使用的要求不一樣，其管理的形式也是不同的。而且高校檔案管理方法也不是唯一的，在時(shí)代的發(fā)展要求下高校檔案管理也可是多元化的，同時(shí)這類形勢是必要的。尤其是當(dāng)前新形勢之下，檔案管理和使用要求不斷細(xì)化、多樣化所帶來高校檔案管理專業(yè)程度在一直提升，管理技術(shù)不斷更新形勢是非常需要注意的。

（一）高校檔案使用環(huán)節(jié)需要多元化

高校檔案管理有很多環(huán)節(jié)，例如對記錄著檔案信息載體進(jìn)行存儲編排、傳達(dá)、交換等等，也包括對此進(jìn)行保管、整理、維護(hù)、使用等等，這其中所有環(huán)節(jié)其最絡(luò)目的都是為使用而服務(wù)。高校檔案使用多元化一定會(huì)帶動(dòng)起高校管理基礎(chǔ)環(huán)節(jié)往多元化轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)不同使用者多元化要求。因此在一定程度上檔案管理使用環(huán)節(jié)要求多元化將帶動(dòng)其管理環(huán)節(jié)的改變。

在使用需要藏在上高校檔案管理的其他例如檢索、編目環(huán)節(jié)也體現(xiàn)了多元化發(fā)展形勢。編目就根據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)則，對所儲存檔案進(jìn)行關(guān)于外部特點(diǎn)與內(nèi)容的某一類描述，直接目的是為了可以方便使用。而檢索則可分成手動(dòng)、機(jī)器檢索兩個(gè)類型。手動(dòng)檢索適用高校內(nèi)容貴重的文獻(xiàn)檔案、資料，其檔案本身歷史價(jià)值可能大過文獻(xiàn)參考價(jià)值，因此這類檔案本身檢索甚至查閱都是由管理員才完成。而機(jī)器檢索則包括局域網(wǎng)檢索、網(wǎng)絡(luò)預(yù)約檢索等方法。

（二）維護(hù)技術(shù)、儲存方式的多元化

儲存是高校檔案管理非常重要的一個(gè)起始環(huán)節(jié)，在檔案信息提取完成部分之后，如何對這些信息進(jìn)行儲存問題是十分重要的。在什么地方，以何種方式進(jìn)行儲存等都是需要去研究、實(shí)施的。傳統(tǒng)的高校檔案管理儲存環(huán)節(jié)過于粗放，分類非常簡單，技術(shù)不精。實(shí)際上由于專業(yè)化程度和針對性程度過低所造成的。

由于檔案可分成許多形式，而這些形式的不同也為保存及使用注意事項(xiàng)也在一定方向上有所說明。例如紙質(zhì)的檔案要防止潮濕等。當(dāng)專業(yè)化的程度有所提升之后，檔案館需要改變原有檔案保存方法，在一定程度上減少檔案信息的錯(cuò)誤或流失率，在科學(xué)分類基礎(chǔ)上極大拓展了原來檔案信息載體以及保存的壽命。同時(shí)還可根據(jù)所用的頻率及用途的不一樣，進(jìn)行例如檔案劃分的工作。尤其是最近幾年部分高校檔案加大投入，在一定范圍更新技術(shù)、設(shè)備，擬定相關(guān)儲存、維護(hù)等方案，在一定程度提升了檔案管理的有效性。

三、結(jié)束語

綜上所述，高校檔案管理多元化是由高校檔案使用多元化所形成的，又或者是高校館構(gòu)建投入的增多所帶來的專業(yè)化、針對性強(qiáng)所引起的其他方面的共同多樣性。由此可見在高校檔案管理的工作過程當(dāng)中，要對這些多元化有所了解并研究，切實(shí)提升檔案管理工作的有效性。

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