基于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考

楊卓青

[摘 要]結(jié)合企業(yè)實際情況，介紹了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義，指出了存在的不足，并提出相應(yīng)的策略，其中包括提高思想認識、健全規(guī)章制度、重視資源開發(fā)、完善基礎(chǔ)工作、規(guī)范建設(shè)標準、重視人才培養(yǎng)等方面，希望能夠為具體工作提供指導(dǎo)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案信息化；建設(shè)；規(guī)章制度；建設(shè)標準

1.引言

檔案建設(shè)是企業(yè)不可忽視的一項重要工作，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進步，企業(yè)檔案信息化建設(shè)步伐加快，并取得較大進步。但在資金、制度、人員等因素的制約下，該項工作仍然存在不足。因此，結(jié)合企業(yè)的實際情況，探討分析企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的不足，并提出相應(yīng)的策略無疑具有重要的現(xiàn)實意義。

2.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

2.1實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式，加快檔案數(shù)字化進程，將企業(yè)以前的紙質(zhì)檔案通過掃描轉(zhuǎn)為數(shù)字化形式，這樣既方便查詢，也便利保管，確保檔案信息的安全。另外還要在企業(yè)內(nèi)部全面推行電子公文，促進檔案以電子文件為主，在進行檔案接收時就是數(shù)字化形成，提高檔案信息資料的數(shù)字化水平。

2.2實現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。在公司內(nèi)部，檔案利用推行網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，在互聯(lián)網(wǎng)支持下可以申請查詢和借閱，管理員審核申請之后將檔案借出，在保證檔案信息安全的情況下，能夠利用非涉密檔案，滿足實際工作的需要，也有利于確保檔案利用的安全。整個借出和利用過程不需要在檔案室查詢，大大方便了對檔案信息資料的利用，提高利用效率。

2.3實現(xiàn)檔案檢索自動化。傳統(tǒng)檔案檢索存在效率低下，工序繁瑣的缺陷。而檔案信息化建設(shè)使這種情況得到根本轉(zhuǎn)變。在計算機的支持下，可以實現(xiàn)多角度的檢索，不僅加快了速度，還提高了工作效率，大大便利的檔案信息的查詢和檢索。

3.企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的不足

3.1信息化建設(shè)不平衡。企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的認識程度不一樣，有些企業(yè)重視該項工作，并且取得了較大進步，但有些企業(yè)忽視這項工作，檔案信息化建設(shè)滯后。另外，在開展檔案信息化建設(shè)的企業(yè)中，也由于資金、技術(shù)、人員等的差異，信息化建設(shè)規(guī)模存在不一致的情況。規(guī)模大，資金充足，效益好的企業(yè)在這方面取得較大成效，而規(guī)模小，資金缺乏、效益差的企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面落后。

3.2缺乏資金技術(shù)支持。從整體上看，企業(yè)對檔案信息化的認識不足，基礎(chǔ)工作沒有落實到位，檔案信息化建設(shè)程度低。一些企業(yè)資金匱乏，專業(yè)人才較少，不愿意在這方面增加相應(yīng)的投入，研究工作不到位，數(shù)字化信息資源少，影響檔案信息化建設(shè)水平的提高。

3.3規(guī)劃與管理不到位。對檔案信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的規(guī)劃，沒有明確信息化建設(shè)的目的，在制度、資金、人員等方面沒有做出合理的安排，相關(guān)的投入不足。另外，缺乏健全完善的管理制度，管理措施不到位，管理人員的水平較低，影響檔案信息化建設(shè)。

4.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的策略

4.1認識信息化建設(shè)意義。企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認識檔案的重要地位，認識加強檔案信息化建設(shè)的重要意義。在進行管理和決策的時候，離不開檔案的參考作用。因此，企業(yè)必須重視在這方面加大資金投入，推進檔案數(shù)字化建設(shè)進程，完善管理制度，加強信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，更好的提高檔案信息化建設(shè)水平。

4.2健全相關(guān)的規(guī)章制度。通過完善規(guī)章制度，更好的規(guī)范和約束電子檔案管理各項工作，防止出現(xiàn)混亂的局面。企業(yè)需要考慮自身實際情況，制定規(guī)章制度，包括電子檔案搜集制度、集中管理制度、歸檔制度、查詢和借閱制度，更好的約束和規(guī)范各項工作。建立工作人員的日常管理行為規(guī)范，建立責(zé)任制，明確各工作人員在檔案信息化建設(shè)和管理的職責(zé)，完善工作人員考核制度，確保他們認真履行自己的職責(zé)，促進管理水平的提高。

4.3重視信息資源的開發(fā)。檔案信息化建設(shè)應(yīng)該與企業(yè)經(jīng)濟信息需求、企業(yè)技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)，促進信息資源不斷完善，為企業(yè)做出更大的貢獻。在開發(fā)信息資源的時候，要重視檔案信息的安全問題，采取相應(yīng)的技術(shù)措施，例如，加密措施、防火墻技術(shù)、信息識別技術(shù)等，實現(xiàn)對檔案信息資源的保護，避免資料丟失，為企業(yè)更好的發(fā)揮作用。

4.4加強信息化基礎(chǔ)工作。基礎(chǔ)性工作也是不可忽視的，做好這些工作有利于推動信息化建設(shè)的順利進行。具體內(nèi)容包括加強網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺建設(shè)，完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)與辦公自動化連接起來，加強管理和維護人員隊伍建設(shè)，為提高檔案信息化建設(shè)水平提供保障。

4.5規(guī)范信息化建設(shè)標準。完善法律法規(guī)，健全規(guī)范標準，促進管理水平的提高。目前這些建設(shè)標準存在不完善的情況，應(yīng)該采取相應(yīng)的完善措施，健全標準規(guī)范和檔案工作制度，對電子檔案的格式、標準、存儲、管理、借閱等進行明確規(guī)定，確保檔案使用的各個環(huán)節(jié)都有章可循，同時也有利于按照統(tǒng)一規(guī)范標準進行歸檔，提高檔案信息化建設(shè)水平。

4.6重視專業(yè)人才的培養(yǎng)。企業(yè)應(yīng)該加強專業(yè)人才隊伍建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)提供人才支持。一方面，企業(yè)需要引進高素質(zhì)的人才，充實檔案部門工作隊伍，在檔案信息化建設(shè)趨勢下，工作人員不僅要掌握檔案管理的專業(yè)技能，還需要掌握計算機軟件技術(shù)、硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲技術(shù)等，具備數(shù)字化檔案管理的專業(yè)技能。另一方面，企業(yè)需要加強對檔案工作人員的培訓(xùn)，讓他們熟練的掌握專業(yè)技能和專業(yè)知識，加強實踐鍛煉，促進實踐工作經(jīng)驗的提高。工作人員自身也要加強學(xué)習(xí)，增長自己的綜合技能，具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)，促進自身工作水平的提高，更好的處理和應(yīng)對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的各項工作。

5.結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案工作的一項重要趨勢，做好這項工作對企業(yè)運行和員工發(fā)展具有重要作用。今后在實際工作，應(yīng)該認識存在的不足，并根據(jù)實際工作需要采取完善措施，提高檔案信息化建設(shè)水平，為企業(yè)運行和發(fā)展做出更大貢獻。

參考文獻：

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