淺析檔案管理中的物理管理與邏輯管理

霍艷艷

[摘 要]檔案管理工作對(duì)于個(gè)人和企業(yè)都有著重要的意義。在現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作中，出現(xiàn)了兩種不同的檔案管理方式，即檔案的物理管理和邏輯管理。那么，什么是物理管理，什么又是邏輯管理，這兩者之間又存在著什么問題呢？本文將從這幾個(gè)方面深入探討，旨在加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

[關(guān)鍵詞]物理管理；邏輯管理；基本特征

檔案管理工作中的物理管理和邏輯管理的方法是伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步產(chǎn)生的。二者正是哲學(xué)中物質(zhì)與意識(shí)的辯證關(guān)系的具體體現(xiàn)。在信息化不斷發(fā)展的今天，出現(xiàn)了電子檔案。傳統(tǒng)的對(duì)紙質(zhì)的檔案的管理就是物理管理，是對(duì)物質(zhì)載體進(jìn)行管理。而邏輯管理從此社會(huì)進(jìn)入了邏輯管理時(shí)代。

一、檔案物理管理與邏輯管理的概念分析。

由檔案組成的兩個(gè)部分所決定，檔案管理包含著針對(duì)物質(zhì)介質(zhì)和信息內(nèi)容兩個(gè)方面的管理工作，并由此形成相應(yīng)的管理方法、管理模式和管理思想。我們分別把它們稱為物理管理與邏輯管理。所謂物理，在這里是指事物的形象，即檔案的物質(zhì)載體。所謂物理管理，就是按照形象思維與手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為基本對(duì)象，來進(jìn)行檔案管理工作。所謂邏輯，就是人類思維的規(guī)律，這里特指邏輯思維。邏輯思維就是人們?cè)谡J(rèn)識(shí)過程中借助于概念、判斷、推理反映現(xiàn)實(shí)的思維方式。它區(qū)別于形象思維，是用科學(xué)的抽象概念揭示事物的本質(zhì)，表述認(rèn)識(shí)現(xiàn)實(shí)的結(jié)果，是抽象思維。所謂邏輯管理，就是按照抽象思維的方式，以檔案的信息內(nèi)容（概念）為對(duì)象和手段，來進(jìn)行檔案管理工作。

二、檔案物理管理與邏輯管理的特點(diǎn)分析。

物質(zhì)和意識(shí)是人類社會(huì)兩種既獨(dú)立存在又緊密相連的基本存在狀態(tài)。同時(shí)，它們也必然是檔案管理活動(dòng)中兩種基本存在狀態(tài)。在管理活動(dòng)中，物質(zhì)與意識(shí)是即獨(dú)立存在又密不可分的兩個(gè)部分。人工化的物質(zhì)和物質(zhì)化的意識(shí)構(gòu)成了管理世界中兩個(gè)基本組成部分，由此形成物理管理和邏輯管理。

1.物理管理與邏輯管理的管理對(duì)象特征

根據(jù)上文中提高的檔案物理管理和邏輯管理的概念的不同，可知這兩者所管理的對(duì)象也不盡相同。物理管理是對(duì)檔案文件本身就行管理，表現(xiàn)更多的是整理和保存；檔案邏輯管理則是對(duì)檔案的內(nèi)容和信息部分進(jìn)行管理。二者的管理對(duì)象截然不同，但二者并不是相互矛盾的。相反，物理管理與邏輯管理是兩種相互影響、相互制約同時(shí)又相互促進(jìn)的檔案管理方法。在社會(huì)發(fā)展的不同時(shí)期，這兩種方法起著不同的作用。在物理管理方法占據(jù)主導(dǎo)地位的時(shí)期，檔案管理工作主要做好對(duì)檔案文件的保存，運(yùn)用優(yōu)質(zhì)的檔案文件材料來盡可能的使得檔案能夠保存的更久，同時(shí)注重對(duì)檔案的修復(fù)。在邏輯管理占據(jù)主導(dǎo)地位的時(shí)期，檔案管理工作主要是針對(duì)檔案的內(nèi)容和信息進(jìn)行的。追求檔案信息被有效的利用，進(jìn)而提高檔案管理工作的價(jià)值。

2.物理管理與邏輯管理的勞動(dòng)特征

對(duì)檔案管理工作中的物理管理來說，人的體力勞動(dòng)的比重要遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于人的腦力勞動(dòng)。因?yàn)槲锢砉芾碇饕菍?duì)檔案本身的物質(zhì)載體進(jìn)行管理。包括對(duì)檔案的裝訂，編號(hào)、保存等過程都需要人力來完成。雖然，在此過程中也會(huì)加入一些人的腦力工作，但是卻不是主要的。但是我們不能把物理管理單純的看成是工作人員的體力勞動(dòng)。要重視起工作的重要性，不能使得檔案的管理人員有任何懈怠的情緒。檔案的邏輯管理則更多的運(yùn)用人的腦力勞動(dòng)，因?yàn)檫壿嫻芾淼膶?duì)象是檔案的內(nèi)容方面的東西，這就要求檔案的邏輯管理充分的利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作。將人的腦力勞動(dòng)轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)的程序，提高檔案工作的效率。

3.物理管理與邏輯管理的方法特征

無論是檔案的物理管理還是邏輯管理，其管理的執(zhí)行主體都是人。但是對(duì)于物理管理來說，主要是人的手工作業(yè)。這與檔案管理工作的性質(zhì)決定的。但是邏輯管理則不再局限于單一的手工管理，而是把繁雜的數(shù)據(jù)信息錄入計(jì)算機(jī)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，其過程是完全自動(dòng)化的。這就節(jié)省了一定的工作時(shí)間，避免了物理管理中存在的麻煩。

4.物理管理與邏輯管理的思維特征

物理管理的思維特征和邏輯管理的思維特征完全不同。前者是運(yùn)用了具體的思維特征。因?yàn)?，工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候首先要考慮到檔案的編號(hào)、文件名、具體位置等因素，這就要求人們運(yùn)用具體的思維方法。而在邏輯管理中所運(yùn)用的則是抽象的思維方法，在對(duì)某一檔案進(jìn)行查找時(shí)，不需要人們?nèi)タ紤]這個(gè)文件具體長(zhǎng)什么樣子，只需要在計(jì)算機(jī)中鍵入文字進(jìn)行檢索就可以了。

5.物理管理與邏輯管理的哲學(xué)特征

物理管理與邏輯管理擁有著不同的哲學(xué)特征。首先物理管理是針對(duì)一個(gè)具體的現(xiàn)實(shí)世界進(jìn)行工作，因?yàn)闊o論是物理管理的特性還是物理管理的對(duì)象都是具體可感的檔案文件。而邏輯管理則是一個(gè)抽象概念的管理模式，是一種虛擬性哲學(xué)。通過大量的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)來看，邏輯管理對(duì)物理管理有著某種超越性的意義，但并不是對(duì)物理管理方法的否定。存在著3種不同形式與層次：

第一，對(duì)實(shí)存事物的數(shù)字化虛擬，即對(duì)象性的數(shù)字化或現(xiàn)實(shí)性的數(shù)字化。具體是指對(duì)檔案信息的數(shù)字化虛擬；

第二，對(duì)現(xiàn)實(shí)中具有可能性的不可能的數(shù)字化虛擬，即對(duì)可能性或可能性空間的虛擬；

第三，對(duì)現(xiàn)實(shí)中的不可能性的數(shù)字化虛擬。

以上3個(gè)層次的數(shù)字化虛擬，共同構(gòu)成了電子文檔多維性的存在空間，使它形成了超越傳統(tǒng)檔案物理管理的檔案邏輯管理的種種新的屬性與特點(diǎn)：

三、結(jié)語

無論是物理管理還是邏輯管理對(duì)我國(guó)的檔案工作都起到至關(guān)重要的作用。二者是不同形式的管理方法，有著不同的側(cè)重點(diǎn)。同時(shí)邏輯管理方法是對(duì)物理管理方法的超越。本文通過對(duì)物理管理方法和邏輯管理方法的基本概念、不同特征進(jìn)行分析，讀者認(rèn)識(shí)到物理管理方法和邏輯管理方法的根本異同，使相關(guān)的工作人員在具體的檔案管理工作中，更好地把握自己的工作性質(zhì)，確保我國(guó)的檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁海斌.檔案管理活動(dòng)中的物質(zhì)與意識(shí)——兼論檔案的物理管理與邏輯管理[J].檔案學(xué)研究.2010（03）

[2]丁海斌.論檔案的物理管理與邏輯管理[J].檔案學(xué)研究.2001（02）