新時(shí)期加強(qiáng)高校檔案管理工作芻議

謝暉

[摘 要]隨著時(shí)代的發(fā)展，改革的深入，高校檔案管理工作一定要與時(shí)俱進(jìn)。本文從高校檔案的收集整理，提高檔案利用率，實(shí)行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案人員的素質(zhì)和強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等五個(gè)方面論述了新時(shí)期如何加強(qiáng)高校檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案管理工作

高校的檔案管理工作是高校管理育人和服務(wù)育人工作的一部分。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)下，高校的檔案管理工作必須創(chuàng)新和改革，并實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。高校的黨政領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到新時(shí)期加強(qiáng)高校檔案管理工作的重要性，依據(jù)黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針政策，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)化管理，推動(dòng)檔案工作不斷創(chuàng)新，更好的為我國(guó)高等教育和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，本文從以下幾個(gè)方面論述新時(shí)期如何加強(qiáng)高校檔案管理工作：

一、挖掘檔案信息資源，做好檔案收集整理工作。

1.要全面、系統(tǒng)、完整的做好檔案收集工作

檔案是高校的重要信息資源，是學(xué)校發(fā)展的一本大百科全書(shū)。學(xué)校檔案的收集、管理和利用是檔案工作的三個(gè)重要環(huán)節(jié)，其中收集是主導(dǎo)，管理是手段，利用是目的，而檔案的收集是管理和利用的前提，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此，必須做好檔案資料的收集工作，收集時(shí)應(yīng)根據(jù)高校檔案載體多樣化，形式多樣化的特點(diǎn)，不僅收集紙質(zhì)文字為載體的檔案信息，還要注意收集磁帶、光盤(pán)、膠片等載體的檔案信息，除及時(shí)收集日常的文字檔案外，還要收集教學(xué)、科研、管理過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、報(bào)告、成果等，同時(shí)還要不失時(shí)機(jī)的對(duì)知名專(zhuān)家、學(xué)者、教授個(gè)人檔案信息和校史檔案進(jìn)行征集和挖掘，以保證檔案收集的系統(tǒng)性、完整性、全面性，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)提供有力保障。

2.要準(zhǔn)確分類(lèi)，科學(xué)整理

只有分門(mén)別類(lèi)加以系統(tǒng)化的整理，才能解決檔案查找和利用難的問(wèn)題，分類(lèi)要保持客觀性、科學(xué)性、邏輯性、一致性，整理要保持歷史連續(xù)性，充分體現(xiàn)它的價(jià)值，以便于開(kāi)發(fā)利用。

二、為教學(xué)科研提供可靠資料，提高檔案利用率

高校的工作重心是教學(xué)科研，高校要培養(yǎng)有理想、有道德、有文化、有紀(jì)律的人才，就需要按照新的教學(xué)觀、人才觀和質(zhì)量關(guān)的要求，全方位的深化改革，制定改革方案，進(jìn)行科學(xué)研究，只有掌握檔案這一可靠的資料，才能綜合的去分析，去研究，才能做出科學(xué)的決策，如果離開(kāi)這些，教學(xué)、科研等工作就無(wú)法進(jìn)行，學(xué)校的教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)中所形成、積累的重要資源，教學(xué)活動(dòng)的延續(xù)性、周期性使教學(xué)檔案具有通用性的特點(diǎn)，成為交流教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)成果的重要工具，一個(gè)教師不但可以通過(guò)借鑒自己所積累的教學(xué)檔案提高工作質(zhì)量，而且還可以通過(guò)查閱教學(xué)檔案吸取其他教師的長(zhǎng)處，因此，開(kāi)發(fā)利用教學(xué)檔案，是提高教學(xué)質(zhì)量，發(fā)展教育事業(yè)的重要條件，檔案利用是學(xué)校檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，發(fā)揮作用的一項(xiàng)重要工作，為了便于開(kāi)發(fā)利用，學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)該改變傳統(tǒng)工作方式，面向全校，面向社會(huì)，開(kāi)放式辦檔，定期公布開(kāi)放目錄，建立多種快捷的檢索方式，盡量采用先進(jìn)的檔案信息處理系統(tǒng)，跟上現(xiàn)代化管理的步伐，高校檔案工作者通過(guò)各種形式的收集、整理、建檔等工作，開(kāi)拓新的利用渠道，是為了實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，也是為了正式自己存在的重要性，了解利用檔案解決了哪些問(wèn)題，哪些問(wèn)題尚未解決，檔案利用工作的重點(diǎn)是什么等等，只有對(duì)這些反饋信息加強(qiáng)收集，認(rèn)真分析研究，才能不斷促進(jìn)檔案率利用的提高。

三、遵循檔案管理形式的規(guī)律，實(shí)行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案的形成有其規(guī)律性，因此，檔案管理人員在檔案的收集、整理、立卷、歸檔過(guò)程中都必須遵循檔案形成的規(guī)律性，隨著《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》的頒布實(shí)施及國(guó)家檔案局《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系》的發(fā)布，高等學(xué)校檔案工作必須實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，而高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)有檔案工作基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)，組織標(biāo)準(zhǔn)，程序標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案設(shè)施和現(xiàn)代化建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，高等學(xué)校主管部門(mén)在檔案領(lǐng)域內(nèi)，與檔案或標(biāo)準(zhǔn)化管理部門(mén)共同商討，對(duì)高等學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)工作方面的概念、原則、質(zhì)量、方法、設(shè)施等制定科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)劃并予以實(shí)施的全過(guò)程，也是檔案工作克服各自為政，各行其是的局面，為科學(xué)和現(xiàn)代化管理打好基礎(chǔ)的全過(guò)程。

四、要提高高校檔案工作人員的素質(zhì)

高校不同于國(guó)家機(jī)關(guān)，也不同于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。高校的中心工作是人才培養(yǎng)，教學(xué)、教研是核心，學(xué)校的管理工作要保證和服從于中心工作，因此，高校的檔案工作也就應(yīng)該有自身的重點(diǎn)和特色，因此必須提高高校檔案工作人員的素質(zhì)，檔案人員既要具有全面系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識(shí)和善于運(yùn)用的管理經(jīng)驗(yàn)，一專(zhuān)多能，承擔(dān)起現(xiàn)代檔案工作的職責(zé)，檔案人員應(yīng)是一個(gè)包含各方面專(zhuān)家和學(xué)者以及技術(shù)人員的多種知識(shí)結(jié)構(gòu)，多層次的隊(duì)伍，從而適應(yīng)新形勢(shì)下工作的需要。

五、加大經(jīng)費(fèi)投入，強(qiáng)化高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校應(yīng)加大對(duì)檔案工作經(jīng)費(fèi)的投入，保證檔案經(jīng)費(fèi)和檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)足額到位，配備微機(jī)室、檔案庫(kù)房、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)及防磁聲像柜等設(shè)備，保證檔案現(xiàn)代化管理的需要，拓展業(yè)務(wù)，探求檔案管理新路，近年來(lái)，新型檔案載體如化學(xué)薄膜、縮微膠片等已經(jīng)進(jìn)入實(shí)用階段，其在搞笑的發(fā)展也是勢(shì)在必行，一方面要開(kāi)展新載體檔案管理方法研究，才去相應(yīng)措施，創(chuàng)造一定條件，拓展檔案管理的技術(shù)范圍，另一方面，高校自身的改革不斷深化，出現(xiàn)了許多前所未有的辦學(xué)新模式，出現(xiàn)了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的許多新事物、新問(wèn)題，出現(xiàn)了許多管理新動(dòng)向，新內(nèi)容，對(duì)學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義，可見(jiàn)，業(yè)務(wù)范圍的拓寬亦勢(shì)在必行，另外，多媒體技術(shù)和信息高速工作燈信息技術(shù)對(duì)檔案事業(yè)也將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，所以檔案業(yè)務(wù)的拓寬，就不僅僅是范圍的，而是技術(shù)的、手段的、系統(tǒng)的全面拓寬。

隨著時(shí)代的發(fā)展，改革的深入，高校檔案管理工作一定要與時(shí)俱進(jìn)，我們應(yīng)該從高校檔案的收集整理，分類(lèi)、提高利用率入手，切實(shí)提高檔案工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施等全面建設(shè)，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)化管理，推動(dòng)檔案工作不斷創(chuàng)新，更好地為國(guó)家高等教育和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。