試論檔案信息資源管理對醫(yī)院決策科學(xué)化的重要性

張連啟

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財富。加強(qiáng)對這一信息資源管理對醫(yī)院決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。準(zhǔn)確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

1、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題有：（一）檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率低。檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、管理范圍不明確。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。（三）檔案硬件投入不足。由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。另外，管理技術(shù)滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理面臨深刻的變化，這些問題的出現(xiàn)既是我國現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。因此，醫(yī)院必須正視現(xiàn)實，調(diào)整管理思路，改進(jìn)檔案管理的方法，應(yīng)對形勢的要求。

二、建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系

針對醫(yī)院檔案管理中存在的若干主要問題，通過展開深入細(xì)致的分析研究，進(jìn)一步探索了現(xiàn)代化檔案管理在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的應(yīng)用，需要加強(qiáng)如下各方面的管理。

（一）加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案法意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認(rèn)識。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認(rèn)識，不僅是檔案工作自身發(fā)展的需要，而且是影響市場經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)健康成長的一個不可忽視的因素。只有建立規(guī)范化的管理體系，才能使檔案工作順利開展。

（二）理順關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。醫(yī)院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營方面，所進(jìn)行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應(yīng)實行歸檔收集。又如提倡采購招標(biāo)，其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。所以，要進(jìn)一步健全檔案管理組織，落實專人收集。

三、逐步實現(xiàn)檔案信息資源管理對醫(yī)院決策的科學(xué)化

（一）檔案信息管理自動化。新時期醫(yī)院檔案工作主要是實行計算機(jī)輔助立卷，實現(xiàn)文檔一體化管理。把檔案人員從繁瑣的手工立卷程序中解放出來。所謂文檔一體化管理，就是指運用計算機(jī)技術(shù)對文書和檔案工作的全程實施自動化管理，其功能將涵蓋對檔案的數(shù)字化加工和數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用以及數(shù)字管理全過程。

（二）檔案信息存儲的數(shù)字化檔案信息存儲的數(shù)字化是指檔案信息的存儲載體與方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)向計算機(jī)管理為前提的數(shù)字形式，它包括檔案數(shù)字化的輸入和數(shù)字化檔案的接收兩個方面。檔案數(shù)字化的輸入是將傳統(tǒng)檔案信息輸入計算機(jī)，由計算機(jī)提供查詢。

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案工作發(fā)生了深刻的變化，檔案管理越來越重要，受到各醫(yī)院的重視，在醫(yī)院日常工作中發(fā)揮著重要的作用。