淺談醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策

莊民

[摘 要]由于我國大力發(fā)展衛(wèi)生行業(yè)并對人事制度進行了很大程度的改良，因此在管理人事檔案上出現(xiàn)許多紕漏并且越來越多人了解在使用和管理人事檔案上沒有很大的空間而使得工作難以展開的情況。此篇論文研究了目前管理醫(yī)院人事檔案上的情形，以及引發(fā)問題的因素，并進一步討論解決問題的辦法。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；管理人事檔案方式；目前情況

一、管理醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)狀

（一）“檔隨人走”的人事管理辦法面臨困難

隨著社會的發(fā)展，聘任制越來越受歡迎，人力資源分配制度則被淘汰。很多人不斷更換自己的職業(yè)，因此很多人失去自己的檔案。為讓市場供給與需求趨于均衡，一些公司不再嚴格審查人事檔案，導致人事檔案的重要性降低。人們在更換工作時往往會因檔案的轉(zhuǎn)移非常復雜而選擇棄檔。為吸收更多優(yōu)秀人才，大部分的醫(yī)院不再使用硬性引進方式，放松對人事檔案的要求，僅規(guī)定在合同中說明每個人的權(quán)益范圍，在雙方簽訂合同后就正式聘用。除此之外，為留住更多的人才，某些醫(yī)院甚至不返還其人事檔案，進行強制性挽留，使越來越多的人放棄檔案而走。

（二）不確定人事檔案是否為真

進行人事檔案管理的目的是讓檔案不被摻假，具有一定的可靠程度和法律上的嚴肅性。但社會上仍反復出現(xiàn)假檔案或檔案不見的情況。為防止遇到未知困難或因某方面的考慮，個別醫(yī)院或人會將人事檔案偷梁換柱或捏造虛假，在檔案中填寫、添加不實言論或直接更改最初的檔案，這樣人事檔案的真實度將極低，難以信任。使得想要聘請人才的公司轉(zhuǎn)主動為被動。大多數(shù)醫(yī)院在招聘時均先簽合同再調(diào)回其人事檔案，但一般在出現(xiàn)紕漏后才找到問題所在，那時已無法挽回，覺得不妥的人會提早去解決，可是過程太復雜，沒辦法一一解決，所以只好睜一只眼閉一只眼。

（三）以往人事檔案的錄入范圍和內(nèi)容不能滿足當今對人事信息的需求

在管理醫(yī)院的人事檔案時，主要存儲有用的資料信息，由于檔案一直沒更新，其內(nèi)容已過時，無法體現(xiàn)目前個人真正專業(yè)水平。一方面陳舊的信息無法幫助醫(yī)院招納優(yōu)秀人才，另一方面在各個部門中挑選優(yōu)秀人才及升職時無法提供合理憑據(jù)。在國家對人事制度進行重大改良時，逐漸建立有效考核工作人員的幾項標準，比如說病人的滿意程度、科技研發(fā)及創(chuàng)新水平、招聘力度、門診效率、考察醫(yī)護人員應有的職業(yè)道德、病房的工作量大小，但是人事檔案沒有更新以上內(nèi)容。

（四）不能向外泄露人事檔案造成其在管理和發(fā)展上的制約

由《干部檔案工作條例》可知，要嚴格保證檔案保密程度，不許借走或查看自己和相關(guān)人員的檔案信息。為避免檔案泄露，大部分人也許一輩子也不會接觸和了解自己的檔案，更加不會知道檔案內(nèi)容及保管人員和位置，如果檔案發(fā)生災難，受傷害的只有檔案人自己。人事檔案的管理具有不對外開放性及非多方式管理等特點，這些特點嚴重阻礙了人事檔案管理工作的展開，讓人事檔案失去了原有的效用價值，不能對社會化提供幫助。

（五）人事檔案內(nèi)容分離度高，不能有效使用

科學研究及醫(yī)護工作者在工作過程中積累的工作成果構(gòu)成了人事檔案的內(nèi)容，實用程度高?？墒乾F(xiàn)如今，人事檔案的作用僅限于供人查看其最初的紙質(zhì)檔案內(nèi)容。沒有廣闊的使用空間，人事檔案在信息服務方面不主動且跟不上時代步伐，只遵循客戶自動要求服務的原則，不利于促進醫(yī)院的教學、科研、治病和管理四方面工作的展開。為讓人事檔案體現(xiàn)其重要性，就要根據(jù)對信息的全面剖析和預料結(jié)果給出專業(yè)化的改善方案和主題信息[1]。

二、剖析引發(fā)目前情況的因素

（一）管理太松，制度實施不完全，管理的機制和方案有太多缺陷

管理人事檔案的方式一貫死板，不懂得變通，且管理體制過于雜亂。在醫(yī)院的人事檔案管理方式上，過去一直是不在乎服務質(zhì)量，過程復雜，實踐起來很困難，且管理程度低，跟不上國家改革的進度。一般的醫(yī)院都會讓檔案管理部門建立一套完整的檔案管理方案，但是并不會完全實施，比如說常見的隨意修改、更換、拿走檔案，或不按照流程傳遞人事檔案，沒有在規(guī)定時間內(nèi)響應回執(zhí)單，不記錄查詢過程等。除此之外，當改革的涉及面越來越廣時，也深深的影響了檔案資料的各種管理層面范圍，比如在錄入、使用、業(yè)務領(lǐng)域以及保存檔案等方面，在現(xiàn)有管理體制當中，有些管理辦法已相當落后，需要得到能促進社會進步的改良。

（二）思想上認識不足

第一、在醫(yī)院檔案處的工作人員不夠負責任。有些檔案管理者甚至“身在其位，不謀其政”，視業(yè)務規(guī)章制度如草芥，整理的檔案不規(guī)范；走捷徑，不嚴格將檔案材料收集歸檔；思想短淺，不愿學習現(xiàn)代化管理技能。第二、醫(yī)院領(lǐng)導對檔案管理工作不夠重視。不解決人員配備、機構(gòu)設置、資金投入和庫房建設等是現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院人事檔案部門所面對的根本性的問題，甚至很多醫(yī)院對人事檔案管理人員招聘兼職，這些人對該醫(yī)院檔案管理業(yè)務不甚了解，又非自己主業(yè)，下的功夫本來就少，也無法真正將檔案管理工作做好。因此在很多醫(yī)院的人事檔案管理處于一種“三要”的尷尬地位，即：一、不要，忙起來不要；二、次要，抓起來次要；三、重要，用起來重要。

（三）服務理念沒有與時俱進

在醫(yī)院，人事檔案處僅限于為各個組織部門和各個領(lǐng)導提供服務，對象不僅少而且單一，不受領(lǐng)導重視，沒有對檔案管理進行網(wǎng)絡建設，因此人事檔案處的服務方法和手段都是老路子，只能夠使服務對象通過原始的紙質(zhì)材料來查閱檔案，更別說利用網(wǎng)絡技術(shù)進行微機檢索來查閱檔案，實現(xiàn)資源共享了[2]。

三、就目前醫(yī)院人事檔案管理的改善方法

（一）摒棄舊的管理觀念，加強檔案服務與利用意識

醫(yī)院各個組織部門和各個領(lǐng)導不能固步自封，應當將人事檔案看成是信息資源，把人事檔案管理處看成是加強建設醫(yī)院人才隊伍的資源庫與參謀部，不僅從真正意義上落實對人事檔案管理基礎(chǔ)設施建設的工作，還必須全面研究分析與開發(fā)利用人事檔案信息，積極主動的提供和利用人事檔案，拓寬人事檔案處的服務領(lǐng)域，將人事檔案服務從之前的“被動”變成現(xiàn)在的“主動”，推動科學化、規(guī)范化和制度化的醫(yī)院人事檔案管理，實現(xiàn)將人事檔案工作從單一管理服務轉(zhuǎn)變?yōu)檠芯块_發(fā)型服務的目標。

（二）廢除舊的人事檔案材料收集機制，豐富醫(yī)院人事檔案內(nèi)容

要完善人事檔案內(nèi)容、改善醫(yī)院人事檔案工作。要展開人事檔案的提供利用工作首先必須做好人事檔案的收集工作。檔案材料內(nèi)容決定了檔案的利用價值，所以必須完善檔案材料的內(nèi)容。可以根據(jù)不同的需要和對象對原有的檔案進行補充，在改革人事制度之后，檔案管理內(nèi)容將納入對個人素質(zhì)優(yōu)劣評價的材料，同時為了提高人事檔案反應個人綜合情況的“折射度”和“立體感”，人事檔案管理人員要經(jīng)常和各個相關(guān)部門聯(lián)系和溝通，不斷追加補充新的檔案材料，新收集到的檔案材料內(nèi)容要做到準確、全面、實用、科學，檔案記載速度要跟上信息變化、人員變更的速度，廢除舊的人事檔案材料收集機制，全面落實對新機制的建設。

（三）全面落實信息化檔案管理

時代在進步，在科學技術(shù)發(fā)達的當下，紙質(zhì)檔案已然不能滿足大眾的需求，必須把信息技術(shù)和計算機科學技術(shù)融入到人事檔案管理工作中，站在信息化發(fā)展的要求、保護人事檔案原件、提高人事檔案利用率和實現(xiàn)醫(yī)院辦公自動化的角度上，展開對檔案信息資源的保存、處置、提供利用和管理等工作。為實現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)管理，就必須建設完善的醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。為實現(xiàn)將紙質(zhì)人事檔案“存檔”，就必須利用掃描儀、計算機等現(xiàn)代技術(shù)與設備，將人事檔案材料整理輸入電腦；為實現(xiàn)檔案信息具有真實性、準確性和時效性，就必須用電腦對檔案的信息進行查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計、更新等日常工作，建立適時更新檔案信息的制度規(guī)范。

（四）完善人事檔案管理制度，加強工作人員隊伍建設

一個好的制度能夠使得一個工作盡善盡美，在考慮醫(yī)院人事工作的實際和現(xiàn)實社會需求的基礎(chǔ)上，必須規(guī)范各項人事檔案管理制度。為了人事檔案管理工作有根有據(jù)、井然有序的進行，必須要建立良好的工作聯(lián)系制度、人事檔案整理工作細則、健全醫(yī)院人事檔案材料收集機制、建立人事檔案計算機輔助管理制度和情況通報制度等。要全面做好醫(yī)院人事檔案管理工作。僅僅在制度上的建設是不夠的，必須加強工作人員隊伍建設，除了保證檔案工作人員的數(shù)量外，還得保證工作人員的“質(zhì)量”，在作風正派、責任心強、思想政治素質(zhì)好的基礎(chǔ)上，年輕、學歷高、對計算機操作熟練的工作人員優(yōu)先考慮，后期的教育培訓也必須嚴格執(zhí)行，為醫(yī)院人事檔案管理培養(yǎng)一批素質(zhì)和業(yè)務水平較高的人事檔案工作人員[3]。

參考文獻：

[1]高德朋，呂萍.改革醫(yī)院人事檔案管理，促進人才資源利用[J].中國醫(yī)藥導報，2010，7（11）：113-114.

[2]任曉東.新時期醫(yī)院人事檔案管理的革新[J].山西醫(yī)藥雜志（下半月版），2012，41（24）：1322-1323.

[3]鄧俞.試論醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及改進辦法[J].蘭臺世界，2012，（z3）：48.