論電子檔案對檔案管理工作的積極意義

劉佳

[摘 要]隨著電子信息技術的快速發(fā)展，對建筑企業(yè)的檔案管理工作也帶來了新的變化和挑戰(zhàn)，檔案管理工作逐漸的電子化、網(wǎng)絡化。電子檔案的出現(xiàn)有效的改變了傳統(tǒng)的紙質檔案管理的弊端，提高了檔案管理工作的質量和效率。電子檔案的出現(xiàn)對于企業(yè)的檔案管理工作的發(fā)展和進步具有重要的意義，因此應當加強對電子檔案的研究。

[關鍵詞]電子檔案；檔案館；意義

通過采用電子檔案的管理方法，對于提高檔案管理的效率，以及企業(yè)的發(fā)展都具有重要的意義，因此發(fā)展電子檔案已經(jīng)成為了我國建筑企業(yè)檔案管理工作的重要內容。

一、電子檔案對于檔案管理工作的意義和價值

和傳統(tǒng)的檔案資料相比，電子檔案可以采用磁盤、微縮膠片等方式對企業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的有用資料進行儲存。電子檔案具有占用空間小、存儲密度大、保存方面等優(yōu)點，檔案管理人員可以通過現(xiàn)代計算機技術和信息技術完成對檔案資料的處理和管理工作。電子檔案對于工作人員在使用和調用檔案方面也帶來了極大的便利，它打破了時刻的限制，可以通過一定的手段從服務器中直接下載或在瀏覽相應的檔案。而傳統(tǒng)的檔案則是保存在一個固定的地理空間中，還常常容易受到自然因素或者人為因素的影響，例如資料的受潮以及蟲害等，相關人員在查閱資料時對資料產(chǎn)生損害等影響，都會影響到檔案資料的進一步使用。

1.電子檔案的優(yōu)點

電子檔案可以通過鼠標、鍵盤等輸入方式完成對檔案資料的處理，它將傳統(tǒng)的檔案管理工作中的手工編目和查詢解放出來，實現(xiàn)了遠程登錄以及無紙化的管理方式。傳統(tǒng)的紙質檔案一旦形成，資料中的內容和形式都難以發(fā)生改變。但是在實際的應用中，常常需要對檔案資料中的錯誤現(xiàn)象進行糾錯，紙質檔案顯然難以滿足。電子檔案建立在信息技術上，其內容和形式也相對比較獨立，在需要的時候可以在一定的權限下對檔案資料進行修改。并且電子檔案能夠儲存在不同的載體中，能夠快速的實現(xiàn)文件資料的完整性。

2.電子檔案的價值和意義

電子檔案在管理上和紙質檔案之間存在比較大的區(qū)別，電子檔案對于管理人員的知識和素質也提出了更高的要求。檔案管理人員作為電子檔案管理的重要力量，對于電子檔案的管理具有重要的意義。電子檔案管理過程中需要進行計算機操作，因此電子檔案管理人員應當具備基本的檔案知識，同時還應當掌握計算機操作知識和信息管理知識。同時電子檔案管理也不是簡單的信息搜集和羅列，管理人員應當積極的應用其它的方法和手段，加強自己的分析能力，做好相應的專題研究，充分的發(fā)揮檔案資料的價值。

二、電子檔案管理中應當注意的問題分析

對于建筑企業(yè)來說，傳統(tǒng)的檔案文件和電子檔案是相互存在、相互補充的，充分的發(fā)揮了發(fā)揮了其價值和作用。對于電子檔案管理來說，通過借助現(xiàn)代的計算機軟件來實現(xiàn)對圖紙的設計、保存和修改，還可以完成建筑工程的預算編制、工程量的計算以及施工方案等工作。

1.選擇合適的保存環(huán)境

對于電子檔案來說，有使用方面的便利性，但是在資料的維護和保存方面也面臨新的問題。例如電子檔案在使用的過程中，如何的防止出現(xiàn)誤刪以及惡意侵入等。因此在保存的過程中要結合電子檔案的特點和技術設備情況，選擇合適的技術方案，采取有效的措施來幫助電子檔案的完整性和可靠性。在使用的過程中要首先保證電子檔案資料在物理上的安全，一般情況下，電子檔案都是保存在一定的光磁介質載體上，所以首先應當建立滿足適合這些介質的保存環(huán)境。

2.選擇先進的保存和保護技術

在保持的過程中藥注意灰塵、強電磁場以及光線等不良因素的影響，在資金允許的情況下可以通過配置專用的防磁柜等設施來提高維護的質量。對于一些比較特殊的電子檔案，常常需要保存其原始性的特點。在使用的時候能夠以原始的格式進行恢復，因此對其技術也提出了更高的要求。在保存的過程中可以采用電子檔案的相關支持軟件，將電子檔案和相應的軟件系統(tǒng)一起保存，恢復的時候就可以得到相應的原始資料。還可以將保存的電子檔案采用電子圖像的方式來保證期原始性，為了原始檔案保存的持久性，可以將電子檔案制作成微縮品以及打印品。在目前開發(fā)出的電子檔案管理軟件中，能夠實現(xiàn)對文件資料的詳細登記，而且過程簡單，能夠實現(xiàn)對文件的原始保存。電子檔案管理能夠實現(xiàn)文件資料的自動化管理，而且其全部過程都可以在電子計算機上完成。而且經(jīng)過計算機處理之后的信息資料也比較統(tǒng)一，在管理和使用上具有比較大的便利性。

3.做好載體的維修與檢測

在電子檔案的管理和使用中，對于載體的維護和檢測是其中重要的內容。電子檔案的載體基本上都屬于磁性載體，容易受到外界環(huán)境的干擾而發(fā)生信息失效的現(xiàn)象。因此在保存和維護電子檔案時，要做好備份措施，保證檔案資料的可靠性。應當按照電子檔案管理的相關辦法，做好資料的定期檢測工作，對于檢測發(fā)現(xiàn)錯誤的資料要進行及時的修正。在電子檔案檢驗完成之后要填寫相應的登記表，并且建立相應的維護日志，對檢測、拷貝等過程進行記錄，以便及時的查閱。

4.做好電子檔案的安全防盜維護

電子檔案作為一種信息資源，那么它也具備了一般的信息資料的特點，因此加強其信息安全工作是十分有必要的，特別是在互聯(lián)網(wǎng)上運行的電子檔案。電子檔案在聯(lián)網(wǎng)之后，應當從使用、入口以及傳輸方面采取一系列的措施來保護檔案的安全。為了防止檔案信息被非發(fā)的竊取，常常采用身份驗證、信息加密、資源備份以及安裝防火墻等方式。這些技術措施對于防止網(wǎng)絡攻擊和篡改具有重要的意義，有效的保證了檔案信息在傳輸和使用過程中的保密和安全。同時隨著信息技術的不斷進步和發(fā)展，檔案管理人員要不斷的借鑒和利用現(xiàn)代的信息管理手段，提高檔案管理的質量和效率。

三、結束語

隨著電子信息技術的不斷進步和發(fā)展，各種檔案管理軟件的不斷出現(xiàn)，電子子檔案管理將逐漸在檔案管理工作中發(fā)揮著日益重要的作用。對于建筑企業(yè)來說，在日常的工作中會產(chǎn)生大量的檔案資料，這對于檔案管理工作提出了新的要求。通過借助電子檔案的方法，能夠有效的減少傳統(tǒng)檔案工作的體力勞動，提高了檔案管理工作的效率，對于檔案管理工作具有重要的促進意義。