淺談水利勘測檔案規(guī)范化管理

顏世忠

[摘 要]水利勘測檔案是水利勘測的原始記錄，是指導(dǎo)水利勘測勘探的重要參考資料，在水利工程的建設(shè)和建成后的運(yùn)行過程中起著至關(guān)重要的作用。本文論述了水利勘測檔案管理工作中存在的問題及解決對策。

[關(guān)鍵詞]水利勘測； 檔案管理； 規(guī)范化

水利勘測檔案資料是水利勘測工作歷史的最直接、最真實(shí)的反映，是各個歷史時期水利勘測工作的系統(tǒng)性的總結(jié)和查閱資料，同時也是水利勘測勘探科技成果的最集中的反映。加強(qiáng)水利勘測檔案規(guī)范化管理是水利勘測管理部門重要的一項(xiàng)基本任務(wù)，確保水利勘測檔案的準(zhǔn)確、完整及系統(tǒng)性才能夠?yàn)樗睖y勘探機(jī)構(gòu)提供更加有效和可靠的服務(wù)。本文主要探討在水利勘測檔案規(guī)范化管理工作中存在的問題，并就這些問題提出一些相應(yīng)的解決對策，以期對更好地開展水利勘測檔案管理工作有所借鑒。

一、當(dāng)前水利勘測檔案規(guī)范化管理中存在的問題

1.水利勘測檔案的儲存設(shè)備不完善。由于對水利勘測檔案規(guī)范化管理的重要性缺乏必要的認(rèn)識，使得水利勘測檔案的相關(guān)管理部門不能夠以國家規(guī)定的水利勘測檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行管理配套設(shè)施的購置，造成了現(xiàn)實(shí)中水利勘測檔案儲存設(shè)備的不到位。

2.水利勘測檔案在歸檔過程中出現(xiàn)檔案立卷不明、分類不詳細(xì)、準(zhǔn)確的現(xiàn)象。由于水利勘測檔案屬于水利勘測科技檔案范疇，依據(jù)《檔案法》規(guī)定，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的工作原則，以維護(hù)檔案的安全和穩(wěn)定，使得社會各方面能夠平等的利用檔案資料。但是在現(xiàn)實(shí)的水利勘測檔案管理過程中由于具體的檔案管理人員缺乏必要的水利勘測學(xué)科知識和檔案管理知識，使得水利勘測檔案由于人為因索出現(xiàn)了立卷不明、分類不詳細(xì)、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，影響了檔案的查閱與使用效率。

3.水利勘測檔案在信息采集方面采集手段落后、領(lǐng)域不廣泛。水利勘測檔案在信息采集方面存在著較為嚴(yán)重的問題，由于不能夠及時地使用較為先進(jìn)的技術(shù)采集手段，而僅僅是依靠傳統(tǒng)的信息資料抄錄等手段進(jìn)行信息資料的整編與匯集，導(dǎo)致信息存在著嚴(yán)重的滯后性、采集面單一、應(yīng)用領(lǐng)域不寬泛。

4.水利勘測檔案管理服務(wù)工作整體服務(wù)質(zhì)量水平較低。水利勘測檔案的管理是為了給相關(guān)的人員提供更好的服務(wù)，以滿足使用者工作、研究、學(xué)習(xí)的需要。但是，在實(shí)際的水利勘測檔案管理過程中這一服務(wù)理念并沒有被很好的貫徹與實(shí)施，相反，水利勘測檔案管理服務(wù)工作質(zhì)量嚴(yán)重下降，管理人員的服務(wù)意識不足；另外，管理手段也有待提升，當(dāng)前的水利勘測檔案管理仍然以傳統(tǒng)的手工管理模式為主，管理中現(xiàn)代技術(shù)手段未被充分接納和采用。

5.水利勘測檔案管理工作人員責(zé)任意識不強(qiáng)。水利勘測檔案管理工作由于尚未充分的采用現(xiàn)代管理理念，導(dǎo)致工作人員對于其所從事的工作責(zé)任意識不足，工作缺乏積極主動性，人員的流動性較大。

二、做好水利勘測檔案規(guī)范化管理的有效對策

1.加大對水利勘測檔案儲存設(shè)備的投入，改善水利勘測檔案保管的環(huán)境和條件。水利勘測檔案管理部門可以增加對子檔案儲存室的修繕預(yù)算，保障足夠的檔案室修整與完善資金。定期對檔案存儲室進(jìn)行檢查和維修，以及時發(fā)現(xiàn)問題，擬定相應(yīng)的解決對策。對于不適于現(xiàn)代檔案保管的設(shè)備進(jìn)行果斷淘汰，及時增購技術(shù)含量高的現(xiàn)代檔案存儲設(shè)備，以為更好地保管檔案創(chuàng)造良好的條件。

2.加強(qiáng)對水利勘測檔案管理工作的重視程度，形成良好的檔案分類管理機(jī)制。實(shí)現(xiàn)水利勘測檔案規(guī)范化管理必須以水利勘測檔案管理重要性認(rèn)識程度的提高為基礎(chǔ)，并加強(qiáng)對檔案分類管理機(jī)制的建設(shè)與完善工作，制定統(tǒng)一的分類管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的相關(guān)管理規(guī)定，建立起檔案管理人員崗位責(zé)任制，在檔案管理工作中堅(jiān)持統(tǒng)一管理與分級管理相結(jié)合的管理機(jī)制。

3.注重原始水利勘測檔案的歸檔管理，保障水利勘測檔案的準(zhǔn)確性和有效性。原始水利勘測檔案的完整性和準(zhǔn)確有效性是水利勘測檔案管理的基礎(chǔ)和依據(jù)，否則，水利勘測檔案管理的價值將不復(fù)存在。原始水利勘測檔案的形成貫穿于整個水利勘測勘查工作的全過程，它包括具體的水利勘測勘探立項(xiàng)、設(shè)計、實(shí)地野外勘探作業(yè)及最終的勘探成果報告、審查驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，這些階段所獲取的水利勘測檔案是第一手的、最原始、最重要的檔案，對于以后的具體的施工建設(shè)具有引導(dǎo)和糾偏作用，因此保證原始水利勘測檔案的完整性和準(zhǔn)確性是做好水利勘測襠案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。

4.建立水利勘測檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)水利勘測檔案管理信息化。實(shí)現(xiàn)水利勘測檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵是實(shí)現(xiàn)水利勘測檔案管理信息化。具體來講可以建立水利勘測檔案數(shù)據(jù)庫，以進(jìn)行水利勘測檔案資料的全文數(shù)據(jù)庫檢索。水利勘測檔案管理部門可以將現(xiàn)存的水利勘測檔案資料進(jìn)行圖文數(shù)字化，將紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行計算機(jī)的電子掃描、編輯，從而將水利勘測檔案資料以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存，為水利勘測檔案的保存與管理提供了更多一層的選擇；并且，進(jìn)行水利勘測檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)可以取消水利勘測檔案資料的使用時空限制，用戶可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行水利勘測檔案資料的隨時調(diào)取與查閱，大大的提高了水利勘測檔案資料的利用效率。

5.加強(qiáng)水利勘測檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其工作質(zhì)量和服務(wù)水平。水利勘測檔案規(guī)范化管理必須注重對于管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，以提高其工作質(zhì)量和服務(wù)水平。要對檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代管理理念的灌輸與培訓(xùn)，提高其對于管理工作重要性與價值的認(rèn)識，將現(xiàn)代的先進(jìn)的管理理念融入到水利勘測檔案規(guī)范化管理工作中，將管理知識與技能的提高作為工作人員的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，從硬性角度來強(qiáng)化管理人員的業(yè)務(wù)技能，從而在整體上提升水利勘測檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。

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