周品

[摘 要]近年來，學(xué)校檔案管理已開始逐步進(jìn)入規(guī)范化管理的軌道，基礎(chǔ)工作和現(xiàn)代化問題正在引起人們更多的關(guān)注。

[關(guān)鍵詞]校檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代化分析

一、問題分析

從整體情況看，檔案工作本身還存在以下幾方面的問題：

（一）案卷標(biāo)題不規(guī)范

有些案卷有標(biāo)題，但不能反映的主題；有些案卷基本元素的缺乏，甚至沒有標(biāo)題是一個普遍的現(xiàn)象；有些案卷引用不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊；卷內(nèi)目錄缺乏，沒有標(biāo)題的內(nèi)容無法檢索很難利用；許多文件沒有分頁，如果使用時掉頁是很難找到的。

（二）主要制約檔案利用

很長一段時間，檔案利用主要為各級領(lǐng)導(dǎo)決策、為部門的參考服務(wù)、為教學(xué)和科研服務(wù)就相對薄弱。由于一些舊觀念和檔案制度的限制，為檔案的使用需求不能得到充分滿足，或大量復(fù)雜程序的需要，從而大大影響了檔案利用效率。

（三）館藏檔案門類不全，檔案的利用效率是有限的

據(jù)調(diào)查，很多學(xué)校的檔案門類不完整，內(nèi)容單一，主要由黨政、財會類、教學(xué)檔案居多，其他類檔案是不完整的，數(shù)量有限。例如，照片檔案、實物檔案、聲像檔案嚴(yán)重缺乏，特色檔案更是所剩無幾，檔案利用面也由此變得狹窄，不能滿足各級檔案的需求，直接影響檔案利用效率。

（四）開發(fā)和利用檔案受到限制

檔案主要是通過人工閱讀檔案目錄，檔案管理人員經(jīng)常遇到查詢?nèi)藛T對檔案形成時間、題目弄不清的情況，查閱起來有一定的困難，既延遲時間，又人力浪費。目前學(xué)校檔案的利用基本上還停留在傳統(tǒng)的手工水平，在先進(jìn)的信息技術(shù)之外，雖然檔案已配備了計算機(jī)，但使用范圍局限于文件的目錄項，無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化水平不高。這種滯后的檔案管理，嚴(yán)重影響了檔案利用效率。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

學(xué)校為提高檔案管理水平，必須進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序和方法，對檔案管理的收集、識別、描述、存儲等環(huán)節(jié)必須按照統(tǒng)一規(guī)劃和科學(xué)的方法實施。

（一）全面普查，去粗取精

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的實現(xiàn)，普查案卷是第一步，去粗取精。因為，綜合檔案館多年來沒有一個全面的庫存，再加上傳保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重復(fù)或無參考的文件。所以，首先要清除這些無用的文件，以避免在計算機(jī)管理實施的重復(fù)和低效率。

（二）文件重新組合，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化

紙?zhí)耠s項文件的測試內(nèi)容將組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷重組。重新組卷的原則是把有聯(lián)系的文件組合在一起，對無卷內(nèi)目錄、無頁碼、無標(biāo)題或標(biāo)題不清，重組不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)的管理，而且還可以提高計算機(jī)管理后檔案利用效率。

（三）結(jié)合工作實際，規(guī)范著錄

著錄是計算機(jī)管理的重要基礎(chǔ)工作，而且直接影響輸入計算機(jī)的數(shù)據(jù)和信息的準(zhǔn)確性。1986國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是最基本的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。檔案規(guī)范著錄應(yīng)該以此規(guī)則為要求，并以自己的實際情況開始制定詳細(xì)的規(guī)則分類。

（四）統(tǒng)一分類，保證檢索查全率

計算機(jī)檢索的一個重要的優(yōu)勢是能夠滿足人們的搜索需求。為了保證檢索的完整性，我們在分類過程中，根據(jù)《中國檔案分類法》分類，然后據(jù)此制定具體規(guī)則。此外，在分類過程中加強(qiáng)審計力度及時糾正錯誤分類。應(yīng)盡可能統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引的一致性，從而實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范標(biāo)題，以確保檢索精度

檔案的分類號保證了檢索查全率，但僅保證這些還是不夠的，還必須保證準(zhǔn)確度。標(biāo)題名準(zhǔn)確可以保證檢索的查準(zhǔn)率。因此，在著錄時應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)題應(yīng)該掌握的要點和原則是：在填寫題目項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種等要素填寫完整。如果題名要素不完整則要補(bǔ)齊，如果題名冗長則刪除多余部分。還要統(tǒng)一文種，題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

三、推進(jìn)學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化管理

（一）學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化管理

要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案，錄音、錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲，即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏建設(shè)。其次要分級次著錄，既省時又省力，即在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進(jìn)行：將那些反映問題單一或參考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及相同內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。

（二）加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

學(xué)校數(shù)字檔案館最核心的問題是信息資源庫的建設(shè)。資源庫應(yīng)成為學(xué)校檔案資料存儲中心和檔案資料處理中心。充分運用計算機(jī)技術(shù)，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機(jī)讀目錄。

（三）積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)

有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案，對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢、不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

綜上所述，檔案管理工作是無止境的，檔案的現(xiàn)代化管理建設(shè)也是一個循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。只有不斷探索新路，做好學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)工作，找準(zhǔn)學(xué)校檔案工作的切入點，適應(yīng)新時期檔案工作的需要，才能推進(jìn)學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化管理。

參考文獻(xiàn)：

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