整理單在古籍文獻(xiàn)使用中的作用

劉玉芬

[摘 要]古籍文獻(xiàn)藏品的使用率在逐年增加，需要從多方面保護(hù)藏品。合理使用整理單，充分發(fā)揮整理單的記錄備忘作用，可以避免古籍文獻(xiàn)使用過程中出現(xiàn)問題。

[關(guān)鍵詞]古籍文獻(xiàn)的使用與保護(hù)；整理單的作用卷帙浩繁的古籍，是我們祖國寶貴文化遺產(chǎn)的重要組成部分，是我們偉大民族物質(zhì)文明和精神文明及其歷史進(jìn)程的記錄。這些文化瑰寶對(duì)于我們研究古代社會(huì)面貌以及生產(chǎn)、科學(xué)的發(fā)展歷史，及其重要和寶貴。近幾年隨著文化事業(yè)的發(fā)展，古籍文獻(xiàn)越來越受到人們的重視，并被宣傳開發(fā)利用。

一、多方面多用途使用古籍文獻(xiàn)

我國是世界上著名的文明古國。國家圖書館館藏居全國圖書館之首，作為收藏古籍文獻(xiàn)最多的單位，古籍藏品的使用率在逐年上升。不僅到圖書館閱覽室閱覽人數(shù)在增多，而且舉辦各種專題展覽及講座也在逐年增加，特別是許多單位、社團(tuán)、各省地方也多方面使用古籍文獻(xiàn)，如：一些地方單位編修地方方志，需要不同時(shí)期的地方文獻(xiàn)；一些院校需要一些文獻(xiàn)做教材；為了弘揚(yáng)祖國的文化遺產(chǎn)，一些出版社、企業(yè)單位使用有關(guān)的文獻(xiàn)藏品，用于出版發(fā)行；國家政府重視古籍文獻(xiàn)的保護(hù)，古籍文獻(xiàn)數(shù)字化的加工工作，也使古籍藏品的使用率大幅度提升。在使用率提高情況下，如何在不影響正常使用情況下，減少古籍文獻(xiàn)提取使用的次數(shù)，做到最大限度保護(hù)古籍藏品，是我們書庫管理的一項(xiàng)重要工作。

二、目前使用古籍藏品時(shí)存在的問題

古籍文獻(xiàn)經(jīng)過百年的流傳，由于保護(hù)使用不當(dāng)，有許多藏品已經(jīng)破損嚴(yán)重，如蟲蛀鼠咬、水侵受潮粘連、紙張老化等問題。在沒有修復(fù)之前，不能再閱覽拍照使用，有些文獻(xiàn)由于裝幀形式原因，有夾框夾字，殘缺，頁碼重頁缺頁，書內(nèi)有夾條，粘簽等等情況，在全書需要掃描或拍照時(shí)為了不漏拍或重，還需要知道每種文獻(xiàn)的冊(cè)數(shù)頁數(shù)的多少。多用途使用藏品，一般都需要對(duì)實(shí)物文獻(xiàn)進(jìn)行拍照或掃描。以上諸多情況會(huì)都影響到出版使用印刷效果。這些問題，如果在拍照或掃描時(shí)才發(fā)現(xiàn)處理，就很耽誤時(shí)間和精力。

三、目前書庫處理問題的方法

我們書庫工作人員根據(jù)多年的實(shí)際情況，對(duì)出現(xiàn)的種種問題，逐步摸索出了一些規(guī)律，對(duì)某些專題項(xiàng)目在使用前做了整理工作，我們稱之為某某項(xiàng)目前整理。2001年在拍照一期中華再造善本時(shí)，對(duì)700多種善本文獻(xiàn)做了整理，內(nèi)容包括書名、書號(hào)、冊(cè)數(shù)、每?jī)?cè)每卷的頁數(shù)、前后護(hù)葉，及封面封底的殘破情況，對(duì)拍照、校審工作多有很大幫助。但是由于當(dāng)時(shí)沒有很多經(jīng)驗(yàn)，整理單做在紙質(zhì)上，又是多人共同所做，沒有很統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。并且紙質(zhì)記錄不易查找。在后來許多開發(fā)項(xiàng)目中，我們發(fā)現(xiàn)，有許多藏品，有重復(fù)拍照或掃描現(xiàn)象，為了減少此種情況的發(fā)生，我們修改了紙質(zhì)的表格，增添了一些項(xiàng)目，如，版本項(xiàng)，著者，行款、有否夾條粘簽，紙張是否透字等等，（如有透字的，需要襯紙，以便拍照或掃描的效果更好）但是整理單是按照各個(gè)項(xiàng)目所需要的文獻(xiàn)做的，沒有規(guī)律檢索，只能憑記憶查找是否已拍照掃描。我們又規(guī)整了各個(gè)項(xiàng)目做的整理單，根據(jù)索書號(hào)，進(jìn)行了排序，可按照書號(hào)，進(jìn)行檢索是否用過。但是由于目前所做的整理單還很少，只占總藏品的2%。而且有些項(xiàng)目沒有整理單，只是知道此種文獻(xiàn)的拍數(shù)和頁數(shù)。另一方面由于掃描和拍照的制式像素不同，不能互通使用?？淘诠獗P上的文獻(xiàn)，有時(shí)由于保護(hù)不當(dāng)，再次使用時(shí)，無法打開。有時(shí)又不符合用戶的要求，如清晰度問題像素格式問題。有時(shí)為急于完成一個(gè)項(xiàng)目，只需要知道頁數(shù)拍數(shù)，沒有整理單，沒有明確記錄，也有重復(fù)做的現(xiàn)象。這樣從使用范圍來說，整理單并不被廣泛使用，只是在拍照或掃描時(shí)，使用?？纯从袩o漏拍的而已。這樣看來，所做的整理單所起的作用并不大，而且只是一次性使用。

四、問題的解決途徑

保護(hù)藏品，提高工作效率，減少藏品的提取次數(shù)，應(yīng)充分發(fā)揮整理單的作用。書庫工作人員應(yīng)加強(qiáng)與使用文獻(xiàn)藏品的部門、單位的溝通與協(xié)調(diào)。深入多方面了解使用單位的標(biāo)準(zhǔn)要求。另一方面不能僅限于在拍照或掃描時(shí)，才做整理單，而應(yīng)該讓所有的藏品都有一份整理單，這也是書庫工作人員的一項(xiàng)工作任務(wù)，使其在使用任何藏品時(shí)，都能通過整理單發(fā)現(xiàn)其藏品的使用情況和其本身的特性如夾字、透字等情況。另一方面應(yīng)對(duì)現(xiàn)有整理單進(jìn)行調(diào)整修改，裝幀形式，殘損程度，是否可閱覽使用，使整理單有其更多的用途和作用。如：有題跋的要標(biāo)注是何人的題跋，要具體到冊(cè)和頁，對(duì)多函的文獻(xiàn)要具體到在第幾函，每函的卷冊(cè)，對(duì)一些叢書類的藏品，更要標(biāo)注多一些內(nèi)容。如某某人的詩詞，在其他方面也能使用到整理單。每種藏品整理單應(yīng)與藏品存放在一起，在做某個(gè)項(xiàng)目時(shí)，首先檢查是否掃描拍照過。這樣，整理單不僅在掃描過程中使用，也可補(bǔ)充文獻(xiàn)數(shù)據(jù)上的不足。負(fù)責(zé)掃描拍照的部門，也應(yīng)建立掃描文獻(xiàn)檔案，應(yīng)考慮數(shù)字化掃描文獻(xiàn)的保存形式及技術(shù)問題。使其一次掃描，能夠多次循環(huán)使用。