圖書(shū)館檔案管理與圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展研究

吳小寧

[摘 要]在當(dāng)今信息被廣泛應(yīng)用的時(shí)代，圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展也日趨被人們所重視，而要促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展，做好管理便順利地成為了其重要的前提條件。在圖書(shū)管理中，檔案管理作為一項(xiàng)不可或缺的管理工作占據(jù)著十分重要的地位，能否將這一工作做好，將會(huì)對(duì)圖書(shū)館日后的發(fā)展起決定性的影響。筆者根據(jù)自身對(duì)圖書(shū)館檔案的認(rèn)識(shí)，對(duì)圖書(shū)館檔案管理工作在圖書(shū)事業(yè)發(fā)展中所起的作用做了淺要分析，并從中提出了一些強(qiáng)化管理的建議和措施，希望能給相關(guān)工作人員提供參考。

[關(guān)鍵詞]圖書(shū)館；檔案管理；圖書(shū)館事業(yè)；發(fā)展

引言

檔案管理工作極具挑戰(zhàn)性，它以實(shí)踐為基礎(chǔ)來(lái)獲得相關(guān)內(nèi)容，在圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展過(guò)程中起著相當(dāng)大的作用，檔案中囊括了人們的各種活動(dòng)方式、活動(dòng)后的感悟以及人們的發(fā)展等內(nèi)容，能夠?yàn)槿蘸蟮墓ぷ髌鸬揭龑?dǎo)和促進(jìn)作用。圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)檔案管理，許多活動(dòng)的開(kāi)展都也與檔案管理緊密掛鉤，它們之間是相輔相成的，認(rèn)真落實(shí)好檔案管理工作，不僅能夠促進(jìn)圖書(shū)館工作中的交流，還能夠推動(dòng)各個(gè)相關(guān)工作的順利進(jìn)行，由此可見(jiàn)，提高檔案管理水平對(duì)于圖書(shū)館的發(fā)展而言是意義重大的。

1.圖書(shū)館檔案記載著圖書(shū)事業(yè)的發(fā)展歷程

檔案管理工作在圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展中所發(fā)揮的作用是不容忽視的，檔案中不僅僅記錄了圖書(shū)館的歷史活動(dòng)，還對(duì)圖書(shū)館中的一些服務(wù)、建設(shè)發(fā)展有所記載，這些記錄是圖書(shū)館的財(cái)富，從整體上反映出了圖書(shū)館的綜合實(shí)力和基本活動(dòng)。

1.1檔案的形成及分類(lèi)

圖書(shū)檔案是圖書(shū)館各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生或直接形成的原始記錄的載體，對(duì)于圖書(shū)管理工作有著一定的利用價(jià)值。在國(guó)家有關(guān)法律和法規(guī)中，圖書(shū)館檔案被分為九個(gè)一級(jí)類(lèi)目，依次包括：行政管理、圖書(shū)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)檔案、黨群工作、人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、實(shí)物和聲像檔案。

1.2檔案收集和整理

檔案的收集是檔案管理工作的開(kāi)端，也是檔案從無(wú)到有的過(guò)程，在這一過(guò)程中，包含著對(duì)各類(lèi)文件的收集，主要包含兩大方面內(nèi)容：圖書(shū)館檔案室接收和征集檔案。在對(duì)文件的收集過(guò)程中，需要做到細(xì)心仔細(xì)，對(duì)工作過(guò)程中產(chǎn)生的原始記錄都要進(jìn)行精確統(tǒng)計(jì)和保存，以免遺漏，便于日后可能需要的總結(jié)與查閱。檔案收集的任務(wù)是解決檔案分散狀況與保管、利用檔案要求，合理集中矛盾，只有“化分散為集中”，才便于保管和利用。

2.檔案管理是圖書(shū)館工作的基礎(chǔ)

2.1完善檔案管理設(shè)備

在檔案管理工作中，檔案的安全保管至關(guān)重要，為此，圖書(shū)館可在檔案管理的細(xì)節(jié)上做文章，例如將原有的保密性不強(qiáng)且容易破損的檔案袋替換成更為科學(xué)專(zhuān)業(yè)的檔案袋，這樣更有利于檔案的管理和查找，避免了因檔案凌亂不堪而難以查找的現(xiàn)象。

2.2提高檔案工作質(zhì)量

工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案的各項(xiàng)工作方案進(jìn)行新一輪的修訂，將每一分每一秒都把握在手，充分地加以利用，全面整理圖書(shū)館各個(gè)時(shí)期的檔案，要使得檔案資料能夠用合理的方式進(jìn)行類(lèi)別劃分、卷目清晰、擺放有序、查閱方便。

2.3加快檔案管理步伐

當(dāng)今世界的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)也要求檔案管理能夠向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，這對(duì)于檔案管理效率的提高起到了促進(jìn)作用。為了達(dá)到這一目標(biāo)，圖書(shū)館可以增設(shè)一些必要的現(xiàn)代設(shè)備，如打印＼復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等，并在此基礎(chǔ)上采用一些檔案管理軟件，全程以計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行管理操作，從而提高檔案管理的效率，進(jìn)一步促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展。

3.如何做好檔案管理工作

3.1增強(qiáng)工作人員的檔案意識(shí)

檔案意識(shí)的加強(qiáng)在當(dāng)今社會(huì)已成了普遍的趨勢(shì)，隨著社會(huì)的發(fā)展，人們?cè)跐撘颇刑岣吡藢?duì)檔案管理工作的要求，也越來(lái)越將注重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到此項(xiàng)工作上來(lái)，檔案意識(shí)的增強(qiáng)，不僅對(duì)于檔案管理效率的提高起到極其重要的作用，對(duì)于其作用的發(fā)揮也具有深遠(yuǎn)的意義。而相反的，檔案意識(shí)薄弱就會(huì)影響檔案作用的發(fā)揮，使得檔案無(wú)處可用。圖書(shū)館要制定計(jì)劃，定期對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督檢查和考核，強(qiáng)化檔案管理工作，使其能夠高效快速地發(fā)展起來(lái)。

3.2領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案工作給予高度的重視

在圖書(shū)館的工作計(jì)劃中，應(yīng)為檔案管理工作留有特定的位子并認(rèn)真制定計(jì)劃，給此項(xiàng)工作予以高度重視，在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)要就檔案工作的重要性和要求向工作人員進(jìn)行多次強(qiáng)調(diào)，讓他們從思想上重視起此項(xiàng)工作，讓此項(xiàng)工作能夠更加規(guī)范，更加嚴(yán)謹(jǐn)，更加科學(xué)，掀起新一輪檔案管理的高潮。

3.3對(duì)制度建設(shè)予以高度重視

制度建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的影響很大，它的健全與否與其工作的順利有序進(jìn)行密切相關(guān)，也為規(guī)范其管理奠定了基礎(chǔ)。為此，圖書(shū)館必須尋找一些有效的措施，提出切實(shí)可行的方案來(lái)對(duì)制度建設(shè)進(jìn)行落實(shí)，如按相關(guān)工作要求，完善檔案管理制度，使其成為一個(gè)系統(tǒng)而有序的整體；原來(lái)分散的管理方式也可為集中管理方式所取代；做好對(duì)檔案的保管統(tǒng)計(jì)；做到管理中的每個(gè)工作都有依有據(jù)；為檔案管理的工作提供強(qiáng)有力的保障等。做好上述工作，定能推動(dòng)圖書(shū)館工作的順利開(kāi)展。

3.4提高管理水平，發(fā)揮檔案作用

尋求有效措施對(duì)提高檔案管理的水平進(jìn)行不斷提升，在實(shí)際的管理過(guò)程當(dāng)中，需要充分發(fā)揮人們的主觀能動(dòng)性，對(duì)于技術(shù)手段，需要不斷地進(jìn)行更新，這些都是能夠在一定程度上提升檔案管理水平的有效措施，同時(shí)也使得檔案管理能夠更加上升一個(gè)層次，在檔案管理當(dāng)中，最重要的當(dāng)屬管理人員的技術(shù)水平以及綜合素質(zhì)，此外，責(zé)任心同樣也是不可缺乏的，只有這樣，才能夠不斷地開(kāi)拓創(chuàng)新，提高檔案管理的整體效率和整體質(zhì)量，從而能夠更加方便快捷地為圖書(shū)館提供高品質(zhì)的服務(wù)。

4.檔案的管理在圖書(shū)館當(dāng)中的運(yùn)用

4.1檔案管理與圖書(shū)館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的關(guān)系

檔案管理工作可被看做是圖書(shū)館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的基礎(chǔ)，圖書(shū)館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作沒(méi)有人們想象的那么簡(jiǎn)單，不如計(jì)算那般簡(jiǎn)單講數(shù)字進(jìn)行加減即可，而是比計(jì)算更為精確，更為科學(xué)的一種方法，通過(guò)對(duì)工作記錄的分析，可以比較出工作中的優(yōu)缺點(diǎn)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)所存在的問(wèn)題，便于有效可行方案及措施的提出。不僅如此，圖書(shū)館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作還能拋磚引玉，創(chuàng)新人們的思維，使其提出嶄新的觀點(diǎn)及理念，使圖書(shū)館將側(cè)重點(diǎn)放在正確的位置，為圖書(shū)館工作的順利進(jìn)行提供保障。圖書(shū)館的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作具有自身的特性，如連續(xù)性，依據(jù)相關(guān)要求，它通過(guò)對(duì)原始記錄的分析來(lái)歸納得到最終的結(jié)果，以此來(lái)指導(dǎo)圖書(shū)館的日后工作活動(dòng)。它在很多情況下，都能提供更為便捷的解決措施和方法。

4.2圖書(shū)館的檔案工作是人力資源建設(shè)的主要依據(jù)

圖書(shū)館必須要跟上時(shí)代的步伐，努力創(chuàng)新，滿(mǎn)足日新月異的需求變化，人才的培養(yǎng)和引進(jìn)問(wèn)題迫在眉睫。而人才培養(yǎng)計(jì)劃要循序漸進(jìn)，不能毫無(wú)根據(jù)和計(jì)劃。如果圖書(shū)館沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人才資源的長(zhǎng)期支持會(huì)造成與社會(huì)的脫節(jié)和管理上的拖沓，沒(méi)有針對(duì)性的培養(yǎng)也會(huì)造成人才資源的流失和浪費(fèi)。

4.3檔案的管理工作能夠?yàn)閳D書(shū)館質(zhì)量的提升提供保障

檔案是描繪歷史的最佳憑證，另外，圖書(shū)館的檔案管理工作是圖書(shū)館從業(yè)人員在以往的業(yè)務(wù)過(guò)程中與讀者交流接觸所得的資料結(jié)合而成。業(yè)務(wù)檔案是根據(jù)在實(shí)際工作中針對(duì)圖書(shū)館開(kāi)展每一項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記載，包含活動(dòng)的策劃、實(shí)施和后期成效等內(nèi)容。在讀者進(jìn)行相關(guān)檢索時(shí)，可以根據(jù)個(gè)人需求進(jìn)行信息的搜索。為了滿(mǎn)足讀者這項(xiàng)需求，圖書(shū)館必須對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真的記載和管理，對(duì)每項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)的完整過(guò)程做好總結(jié)和文件資料。文件資料包括：活動(dòng)的構(gòu)思、預(yù)備實(shí)行方案、活動(dòng)中出現(xiàn)的問(wèn)題、活動(dòng)所取得的效果、對(duì)活動(dòng)的反思和總結(jié)等內(nèi)容。這些文件資料為圖書(shū)館的未來(lái)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為以后的活動(dòng)提供了寶貴的資料和借鑒。在圖書(shū)館后期的活動(dòng)中，這些檔案可以為相關(guān)業(yè)務(wù)者提供參考內(nèi)容，可以節(jié)省前期準(zhǔn)備的時(shí)間和工作量，甚至可以采取相同的思路，為服務(wù)工作提供了便捷之路，另外也對(duì)圖書(shū)館的品牌效應(yīng)助一臂之力，更有利于特色服務(wù)的宣傳和推廣。

結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，檔案作為當(dāng)今信息時(shí)代不可或缺的一部分而存在，其本身的特性就具有極強(qiáng)的說(shuō)服力，能夠很容易引起人們的共鳴，無(wú)論是人們的實(shí)踐活動(dòng)還是發(fā)展歷程都記錄于其中，它集合了各種方法、經(jīng)驗(yàn)以及成果，能夠作為圖書(shū)館之間學(xué)習(xí)借鑒的橋梁，使其取其精華、去其糟粕，從而促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)的不斷改進(jìn)與完善，更好地滿(mǎn)足廣大讀者的需求。因此，檔案工作在圖書(shū)館事業(yè)建設(shè)方面立下了不小的功勞，是圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展中不可忽視的一部分，只有將檔案管理工作做好，才能把圖書(shū)館的服務(wù)工作做得更好。

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