重大建設項目檔案管理存在的問題與應對措施

王維娜

[摘 要]為了做好重大建設項目檔案管理工作，本文針對重大建設項目檔案工作管理存在的問題，提出加強項目檔案管理的應對措施。

[關鍵詞]重大建設項目；檔案管理；問題；措施

近年來，國家重大建設項目工程逐年增多，項目檔案既是工程的歷史記錄，也是項目竣工后業(yè)主單位進行維修、管理、改建、擴建和技改等工作的重要依據，是工程質量的重要組成部分。為保證重大建設項目檔案的齊全完整準確和系統(tǒng)，促進項目檔案管理規(guī)范化，提高項目檔案管理水平，國家檔案局先后制定印發(fā)了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《重大建設項目檔案驗收辦法》，并開展了一些業(yè)務指導和執(zhí)法檢查，這對推動重大建設項目檔案的規(guī)范化建設無疑起到了積極作用。然而由于重大建設項目的建設周期較長，參建單位眾多，工程資料比較復雜，因而造成重大建設項目的檔案管理工作存在一定的難度。如何采取有效措施，保證國家重大建設項目檔案的齊全完整和有效利用，為企業(yè)生產經營及各項管理工作服好務是我們檔案工作者面臨的一項艱巨任務，這就要求我們必須深入了解和掌握重大建設項目檔案的特點，積極探索項目檔案的形成規(guī)律，切實地做好重大建設項目檔案的管理工作。

一、重大建設項目檔案工作管理存在的問題

1、檔案意識薄弱，對重大建設項目檔案管理工作認識不足。當前，有部分重大建設項目單位檔案意識比較簿弱，對建設項目檔案管理工作缺乏足夠的認識，在項目建設過程中存在“重建設、輕檔案”的思想，沒有認識到重大建設項目檔案是項目建設規(guī)劃和管理的重要依據，是工程建設正常運轉的技術保障，而缺乏管好重大建設項目檔案的歷史責任感。特別是在施工階段，由于施工任務重、項目多，這時候參建單位的領導往往比較重視工程建設進度、質量、資金等，而忽視了檔案工作，沒有將項目檔案工作“五納入”（既：納入項目工程質量領導責任制、項目法人責任制、招投標、工程監(jiān)理和合同管理制）落實到位。待到工程要驗收竣工時，才納入議事日程。這種“秋后算帳”的管理方式，致使項目檔案的成套性、準確性、真實性得不到保證，從而影響到日后檔案的提供利用。

2、重大建設項目檔案管理運行機制不完善，各部門職責不清。重大建設項目涉及到項目法人、管理總承包、設計、施工、監(jiān)理等眾多工程參建單位。目前，檔案部門雖然制定了規(guī)章制度，但存在形同虛設的現象，對工程沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，在制度執(zhí)行上也存在“軟”的現象。而管理總承包對重點工程檔案工作管理任務又不明確，沒有做好組織協調布置檔案工作，沒有形成有效檔案組織管理網絡，各個部門職責劃分不明確，缺乏溝通與配合，造成文件材料運行和管理渠道不暢通，檔案材料的齊全完整得不到保證，有的甚至不知在何處的現象，直接影響了檔案收集歸檔工作。

3、承包單位檔案管理人員更換頻繁，檔案管理缺乏保障機制。因監(jiān)理、施工單位大多采用靈活的用工制度，檔案管理崗位工作被錯誤認為技術含量要求較低，導致專職管理檔案的人員少，兼職管理檔案的多，人員流動頻繁，加上許多單位沒有將重點工程文件的形成、積累、整理、歸檔納入到有關人員的職責范圍，檔案移交手續(xù)不完備，往往容易造成檔案遺失或需歸檔的檔案資料分散在工程管理部門或技術人員手中，工程竣工時常因時間長、人員流動等原因導致檔案資料流散。

4、項目檔案管理制度不健全，執(zhí)行國家和行業(yè)標準的力度不夠。工程開工后，工作千頭萬緒，檔案工作有時被疏忽，在建設過程中，往往忽視建立各個環(huán)節(jié)文件材料形成、積累、整理、歸檔制度。由于制度不健全，大批材料分散在各分包單位和工程技術人員手上，工程竣工后各參建單位的人員已撤離，這更增加了收集工作的難度。工程質量監(jiān)督不力，既沒有按工程進度的每個環(huán)節(jié)檢查施工文件進度，也沒有按檔案工作國家和行業(yè)標準檢查工程檔案整理情況，致使施工文件材料不全，資料收集零亂、整理不規(guī)范。

5、重大建設項目檔案質量不符合要求。從歸檔情況看項目檔案的質量存在諸多不盡人意之處，其表現主要有以下幾個方面：一是工程材料歸檔不齊全，尤其是工程安裝及設備調試的紙質材料和照片、聲像等載體的檔案歸檔不到位，難以保證檔案的齊全完整和開發(fā)利用。二是檔案的整理質量不規(guī)范，存在著文件材料分類不科學、組卷不合理現象，文件材料簽字手續(xù)不完備等等。三是有個別竣工圖沒有將變更文件或現場變更修改的內容全部準確無誤地修改補充到相應的圖紙上，或沒有準確說明修改依據的出處，以至無法確?？⒐D的真實性、完整性，直接影響了竣工圖編制的質量。

二、加強重大建設項目檔案管理的措施

為了有效地解決重大建設項目檔案管理工作存在的問題，確保重大建設項目檔案工作規(guī)范管理，我認為應著重做好以下工作：

1、完善項目檔案管理制度，建立符合實際的項目檔案工作管理體制。檔案部門要根據本單位重大建設項目的實際情況制定出操作性較強的各項規(guī)章制度，提出項目檔案的收集、整理、移交、驗收等工作的具體要求，為確保重大建設項目檔案規(guī)范管理提供有力的保障。要由項目建設單位牽頭建立檔案管理網絡 ，要求各施工、設計 、監(jiān)理等單位配備專職或兼職檔案人員負責建設期間工程資料的收集、整理、歸檔工作 ，建設單位要設一位項目主管領導主抓項目檔案工作，做好統(tǒng)籌和協調，同時要明確檔案部門切實對施工、監(jiān)理等單位履行監(jiān)督、指導和檢查職責，使檔案工作真正滲透到項目建設的各個環(huán)節(jié)，真正形成重大建設項目檔案統(tǒng)一領導、分級管理的格局，使整套工程檔案在建設全過程都處在受控狀態(tài)中，確保重大建設項目檔案齊全完整。

2、嚴把合同簽訂關，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。重大建設項目工程均是通過招標簽訂合同或協議后開始實施的，乙方檔案部門要積極參與合同或協議的簽訂工作，以了解工程情況和甲方需求。甲方應把工程文件材料的積累整理歸檔工作納入合同或協議中，作為一項獨立的條款，按照“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，對竣工文件材料的歸檔份數、移交時間、歸檔質量及違約責任等提出明確要求，以引起承包商的足夠重視，保證工程檔案的完整準確和真實。要在合同中明確監(jiān)理單位對竣工文件和竣工圖的審核責任，同時履行監(jiān)督檢查職責，對施工過程中形成的文件材料是否齊全、完整，竣工圖與實體是否吻合，書寫材料是否規(guī)范，文件材料的質量是否符合歸檔要求進行監(jiān)督檢查，特別要重視對工序、質量和隱蔽工程產生的質量保證材料的真實性、準確性的審核，形成監(jiān)督檢查工作機制，定期或不定期進行檢查，做到項目檔案工作與項目建設同步進行。

3、加強檔案員業(yè)務指導和培訓，確保工程檔案質量。針對重大建設項目檔案質量及檔案人員業(yè)務水平參差不齊的現象，檔案部門應加強對檔案人員的指導和培訓，專職檔案人員除平時手把手進行指導外，還要幫助項目一線的專兼職檔案人員深入學習和理解有關標準規(guī)范，掌握業(yè)務技能，可以通過講座、培訓等方式進行，不斷提高業(yè)務水平。一方面應配備專業(yè)水平和檔案管理水平高、工作能力強的專兼職檔案管理人員負責重大建設項目檔案全過程形成的文件材料的收集、整理工作。另一方面檔案人員要相對穩(wěn)定，這樣有助于了解工程動態(tài)，掌握文件材料的形成部門、方式和過程，了解工程檔案材料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。

4、采用先進信息技術，實現項目檔案管理的信息化。從近幾年項目檔案信息的利用情況看，運用現代化技術手段進行項目檔案信息管理和利用，是信息化建設發(fā)展的必然趨勢，也是提高項目檔案信息開發(fā)和利用質量的重要手段。要積極創(chuàng)造條件為項目檔案信息化建設配備相關的設備，加快電子計算機終端網絡的應用，逐步提供項目檔案信息網絡化服務，它可以為項目檔案信息利用和開發(fā)創(chuàng)造優(yōu)越的條件，使檔案工作人員能夠從繁重的手工勞動中解脫出來，使大力開發(fā)和科學合理、有效利用項目檔案信息資源成為現實。

5、加強項目檔案管理過程控制，按照國家《重大建設項目檔案驗收辦法》把好工程檔案驗收關。建設項目法人單位的檔案部門要根據檔案驗收的有關規(guī)定，通過過程控制和預驗收，認真做好檔案驗收的檢查工作，并形成長效工作機制。要檢查各個建設階段文件形成是否收集齊全、完整；檢查文件責任人的簽字、蓋章手續(xù)是否完備；檢查字據、圖紙質量是否符合歸檔要求，是否滿足今后信息化管理的需要，特別要注意竣工圖的審核工作，以確保工程竣工圖的真實性、準確性，滿足工程竣工后生產運行及改擴建的需要；檢查是否按分類方案進行系統(tǒng)整理和編目，以確保工程檔案的完整齊全、整理規(guī)范。

重大建設項目檔案管理是一項比較復雜、收集整理難度較大的工作，同時也是企業(yè)重要的基礎管理工作之一。要做好重大建設項目的檔案管理工作，項目建設單位的各級領導必須高度重視，檔案專、兼職人員要切實履行崗位職責，建設單位、施工單位、設計單位及監(jiān)理單位要相互配合，在制度建設上，要完善項目檔案管理制度，建立檔案機構，統(tǒng)一文件材料歸檔標準。只有具備了這些必要條件，重大建設項目的檔案管理工作才能取得實效，才能為企業(yè)生產經營及各項管理工作提供優(yōu)質服務。