紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理流程分析

朱曉穎

[摘 要]檔案數(shù)字化，就是采用各種信息采集設(shè)備將不同載體形式的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字方式的過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，就是利用掃描等信息采集設(shè)備，將紙質(zhì)檔案原件的圖文信息分解為若干點(diǎn)陣式信息元（像素），并將光信號(hào)轉(zhuǎn)換為電信號(hào)輸進(jìn)計(jì)算機(jī)內(nèi)從而形成數(shù)字圖像文件。

[關(guān)鍵詞]紙質(zhì)檔案；數(shù)字化；處理流程

對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化加工處理，是在加強(qiáng)檔案原件保管質(zhì)量的同時(shí)，提高檔案信息利用效率、完善檔案信息利用方式的一項(xiàng)重要手段。隨著電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的發(fā)展，人們對(duì)網(wǎng)上檔案信息資源的需要也日益強(qiáng)烈。把傳統(tǒng)的檔案信息資源經(jīng)數(shù)字化處理轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案信息資源，建立起數(shù)字檔案信息中心，將進(jìn)一步完善我國(guó)以紙質(zhì)檔案為主體的檔案信息資源體系，為社會(huì)各界提供更為豐富的信息資源服務(wù)。檔案數(shù)字化日益成為檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。

一、數(shù)字化處理方式的選擇

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可處理的數(shù)字格式通常有兩種方法：一是將紙質(zhì)檔案掃描并以圖像方式存儲(chǔ)；二是利用已有的縮微膠片影像進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換或者直接用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍攝。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行直接掃描的方式比較經(jīng)濟(jì)和快捷。因此，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化一般應(yīng)采取掃描的方法將其變成電子圖像文件直接存儲(chǔ)，再配合標(biāo)引信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，實(shí)現(xiàn)檔案資料電子影像的快速檢索利用。

二、數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備的選擇

大量檔案原文的存儲(chǔ)管理離不開(kāi)海量存儲(chǔ)技術(shù)。光盒存儲(chǔ)系統(tǒng)是目前海量存儲(chǔ)的基本手段。完整的光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)包括光盤(pán)盤(pán)片、相應(yīng)的光盤(pán)驅(qū)動(dòng)器及其光盤(pán)軟件。選擇檔案信息光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)的考慮因素如下。

（一）支持開(kāi)發(fā)：訪問(wèn)用戶的數(shù)量

選擇檔案光盤(pán)系統(tǒng)最關(guān)鍵的因素應(yīng)當(dāng)是其可同時(shí)支持在線并發(fā)動(dòng)用戶的數(shù)量，對(duì)眾多并發(fā)訪問(wèn)的支持是有效實(shí)現(xiàn)檔案信息庫(kù)利用價(jià)值的基本條件。否則，無(wú)論存儲(chǔ)容量多大，都可能因光盤(pán)系統(tǒng)不能有效支持眾多并發(fā)用戶而徹底崩潰，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的癱瘓。

（二）安全性及其安全管理體系

檔案信息確保其存儲(chǔ)安全十分重要，對(duì)于鏡像存放在光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)中的重要檔案信息，系統(tǒng)管理員和合法用戶在任何情況下均不得對(duì)其數(shù)據(jù)做任何修改。因此，在選擇檔案光盤(pán)系統(tǒng)時(shí)安全性是必須考慮的重要因素。

（三）對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的支持

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)千變?nèi)f化，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和客戶機(jī)多種多樣，這就要求檔案光盤(pán)存儲(chǔ)器能夠適應(yīng)各種復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（四）存儲(chǔ)容量

必須根據(jù)本單位數(shù)字化檔案的數(shù)量及其增長(zhǎng)情況來(lái)選定光盤(pán)塔、光盤(pán)庫(kù)可存儲(chǔ)光盤(pán)的數(shù)量及其總的存儲(chǔ)容量。存放檔案信息的光盤(pán)數(shù)量每年在不斷增加，因此選擇檔案光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)時(shí)應(yīng)考慮系統(tǒng)是否允許采取自行添加硬盤(pán)的方式來(lái)對(duì)光盤(pán)塔和光盤(pán)服務(wù)器進(jìn)行擴(kuò)容。

三、紙質(zhì)文書(shū)檔案數(shù)字化步驟

（一）檔案整理階段

1.拆裝。對(duì)歸檔改革前整理的檔案，要將檔案原件的裝訂拆除，排好順序，并用夾子夾起防止散亂；歸檔改革后整理的檔案如果沒(méi)有裝訂，可直接排好順序。操作中不得對(duì)檔案原件有任何損壞。

2.修復(fù)。檔案中若有裝訂金屬物需去掉，有破損的地方需在備考表中注明，如破損程度影響了檔案內(nèi)容的文件，則需進(jìn)行修補(bǔ)：小于16開(kāi)的檔案需進(jìn)行托核；沒(méi)有裝訂線的檔案要另用紙加寬，操作時(shí)要注意兩點(diǎn)：一是補(bǔ)紙與檔案縫接處宜窄不宣寬，一般為l—3mm；二是如需要在檔案的四周加邊，應(yīng)先加長(zhǎng)邊，后加短邊；多份檔案粘連一起時(shí)，需在不損壞檔案載體信息量的前提下，細(xì)心分開(kāi)，如實(shí)在無(wú)法分開(kāi)則不分。

3.檔案及目錄的檢查、整理。妥善保管好檔案，嚴(yán)禁批注、圈劃、圈點(diǎn)。檔案目錄中出現(xiàn)繁體字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字時(shí)，一律參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體字補(bǔ)充著錄，需手寫(xiě)補(bǔ)錄的項(xiàng)目要求字跡工整，并逐份逐頁(yè)地仔細(xì)檢查，不符合要求的應(yīng)予以糾正。

（三）檔案掃描掛接階段

1.檔案掃描。檔案掃描過(guò)程中要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案閱覽利用及保管保護(hù)和保密制度，注意保護(hù)好檔案。

（1）檔案掃描必須采用專業(yè)文件掃描儀，以黑白為主，對(duì)于原件不清和字跡較淡的檔案，掃描時(shí)必須用灰度或真彩模式掃描。掃描件打印效果不得比原件差，打印出的頁(yè)面比例尺寸與原件相同，同時(shí)分辨率不低于200dpi。

（2）檔案掃描一般采用逐頁(yè)手工掃描，紙張較好的檔案可以采取連續(xù)進(jìn)紙方式掃描。

（3）檔案掃描中發(fā)現(xiàn)檔案粘連一起時(shí)，則需在不損壞檔案載體信息量的前提下分開(kāi)，將可以識(shí)別的信息全部掃描。

（4）存儲(chǔ)格式按多頁(yè)TPF的格式進(jìn)行保存，每份卷內(nèi)文件為一個(gè)多頁(yè)TIFF。保存多頁(yè)HFF文件時(shí)，要注意核對(duì)好頁(yè)碼順序，不得缺漏頁(yè)。

（5）文件命名：歸檔改革前的檔案采用“全宗號(hào)+保管期限+目錄號(hào)+案卷號(hào)+順序號(hào)”命名，例如：“001（全宗號(hào)）+（保管期限）+（目錄號(hào)）+（案卷號(hào)）+（順序號(hào)）”歸檔改革后的檔案采用“全宗號(hào)+年備保管期附件號(hào)”命名。

（6）掃描完成后必須指定專人進(jìn)行核查，檢查掃描效果、按文件內(nèi)的頁(yè)碼順序、文件名是否正確。

2.光盤(pán)刻錄存儲(chǔ)。將掃描形成的圖片文件采用保存期限為300年以上的光盤(pán)刻錄，一式兩套，以作備份，并填寫(xiě)詳細(xì)清單。光盤(pán)刻錄必須有專人負(fù)責(zé)檢查，檢查光盤(pán)內(nèi)容是否有錯(cuò)漏，光盤(pán)能否正常打開(kāi)等。

3.數(shù)據(jù)檢查。有專人專機(jī)對(duì)每天完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，要求保證掃描形成的圖片文件與卷內(nèi)文件一致，編號(hào)元誤，清晰度和格式符合標(biāo)準(zhǔn)。

4.數(shù)據(jù)掛按。將效描獲得的每個(gè)圖片文件對(duì)照數(shù)據(jù)庫(kù)原有的目錄數(shù)據(jù)，逐份點(diǎn)擊聯(lián)接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)聯(lián)接必須跟掃描同步進(jìn)行。在數(shù)據(jù)庫(kù)中備份導(dǎo)入后的數(shù)據(jù)，特備份數(shù)據(jù)用保存期限為300年以L的光盤(pán)刻錄并制作一份聯(lián)接清單。

（四）檔案裝訂、歸還階段

按檢查整理階段確定的順序?qū)呙柰甑臋n案裝訂好。裝訂時(shí)必須保持檔案的原貌，不得更換卷皮，不得缺漏頁(yè)，按照檔案原有的線孔裝訂。裝訂好后要將檔案檢查一邊，看案卷裝訂是否結(jié)實(shí)、有沒(méi)有脫頁(yè)，檔案及目錄齊不齊。檢查完畢歸還檔案保管處，辦理歸還手續(xù)。

參考文獻(xiàn)：

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