人事檔案管理存在的問題及對策

隋瑩

[摘 要]檔案是信息的重要載體，是主要信息源。規(guī)范人事資料檔案工作，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案管理的機密性、 充分認識到檔案管理工作的重要性，及時解決檔案管理工作中遇到的問題。本文分析了人事檔案管理中出現(xiàn)的問題入手，闡述了做好檔案管理工作進行了深入的探討。

[關(guān)鍵詞]人事；檔案管理；問題；對策

檔案是形成的第一手資料，經(jīng)過檔案工作人員認真整理形成的，是開展各項工作的見證。管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。人事部門按照政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載，按有關(guān)規(guī)定進行整理后組成的文字材料，是全面地正確選用干部的基礎。檔案工作加快發(fā)展，更好地為人事工作服務，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，對企業(yè)的人事資源開發(fā)起著重要作用。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1、材料收集不便缺損嚴重。由于事業(yè)單位機構(gòu)改革管理體制的變化，實行了雙重管理后，部分人員變動之后，工作崗位檔案沒有收集整理歸檔。檔案工作不能適應現(xiàn)在的管理需求。沒有檔案工作的領導建立，管理機構(gòu)和網(wǎng)絡層層檔案工作領導小組配備不完善，對檔案的收進和移出、案卷的數(shù)量未按事業(yè)機構(gòu)統(tǒng)一標準整理材料歸檔，造成檔案材料不齊不全。檔案工作沒有列入企業(yè)的重要議事日程，事業(yè)工作計劃收集存在一些誤區(qū)，認為檔案管理不是主要工作，也沒有經(jīng)濟效益，管理機構(gòu)和網(wǎng)絡層層檔案工作不完善，對檔案的收進和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況記錄不詳實，檔案室的很多資料出現(xiàn)修復或復制。

2、管理力量薄弱。檔案管理人員對資料整理一般都是被動應付。由于監(jiān)督不及時，造成很多資料有大量資料流失。檔案自帶是普遍存在的問題，很多單位由于檔案自帶出現(xiàn)糾紛，發(fā)現(xiàn)問題無法及時溝通，很多檔案管理人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對工作精力投入不足，有時沒有定期召開檔案工作會議，影響了檔案管理水平。

二、促進人事檔案管理工作的措施

1.提高管理意識。要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德和扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。加強檔案培訓提升業(yè)務素質(zhì)。舉辦檔案管理員培訓認真學習檔案先進技術(shù)設備的操作技能。加強檔案基礎工作抓好每年歸檔工作。提升檔案工作規(guī)范化、科學化、制度化水平。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的創(chuàng)造性。在提高自身專業(yè)水平的同時，熟悉檔案工作的管理模式，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

2健全檔案管理制度。加強干部人事檔案工作，深化干部人事制度改革的基本任務，收集有價值的材料，完善檔案內(nèi)容。形成正確的用人導向，加強和促進各項改革措施的貫徹落實。了解和研究組織人事工作，總結(jié)歷史發(fā)展規(guī)律，推進干部人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、信息化建設，定期了解干部檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強督促、檢查與指導。檢查核對制度和管理人員職責和送交檔案制度，制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立應以方便實用、簡便易行為目標，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。

3、改進和完善檔案功能。充分發(fā)揮網(wǎng)絡作用。檔案材料要建立管理網(wǎng)絡體系，協(xié)調(diào)從上而下的檔案傳遞網(wǎng)絡，實行隨時收集和定期收集相結(jié)合，減少文件資料的流失。根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點，把反映歷史面貌的的重要材料都收集起來。要加強避免歸檔時遺漏。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的原有重要部分應該予以保留，使檔案具有的功能符合對信息的需求，人事檔案轉(zhuǎn)遞個人密封自帶也有其優(yōu)勢，專職檔案管理人員把大量分散的檔案資料進行合理安排，也可以利用快遞實現(xiàn)安全和快捷的傳遞方式，檔案轉(zhuǎn)遞選擇不能固步自封，應該順應時代潮流，加以改進保證檔案的安全，

4、采用信息化管理手段。掌握現(xiàn)代化管理技能，提高檔案管理信息化對檔案工作的新要求。信息化管理可以實現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理工作人員要注重計算機知識、信息技術(shù)的學習和掌握，運用當代管理新手段，學會現(xiàn)代化手段整理檔案。按文件形成的先后順序排列打印，減少手工操作，提高工作效率。

5、做好檔案管理工作，常抓不懈做好促進檔案定級工作促進企業(yè)檔案管理水平的不斷提高。檔案應該按照 “一早兩嚴三優(yōu)”的方法來操作。檔案工作準備早、 行動快，不等不靠，了解和學習已歸檔立卷的經(jīng)驗做法，對檔案工作進行查漏補缺。要求在整個準備過程中做到項目多不亂，確保檔案資料在分類、編號、裝訂等各個環(huán)節(jié)中無差錯。堅持開展優(yōu)質(zhì)服務活動。 檔案收集要完整齊全，科學規(guī)范應體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。

總之，檔案管理工作者要努力練好基本功，建立健全檔案管理制度，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊跟時代發(fā)展要求，利用先進技術(shù)設備配置適宜檔案保存的設施，防止檔案的破損和散失，認真執(zhí)行國家的保密政策。確保檔案管理以主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要端正服務態(tài)度，發(fā)揮好信息資源的作用，采取有效措施，探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

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