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      電子化檔案信息的問題研究

      2014-11-24 19:06:00張繼霞
      黑龍江史志 2014年13期
      關(guān)鍵詞:檔案信息電子化問題分析

      張繼霞

      [摘 要]檔案信息電子化建設(shè)作為國家信息化建設(shè)的重要組成部分勢在必行,在信息技術(shù)日新月異的今天,探討如何更加有效的提高其應(yīng)用水平,是勢在必得。

      [關(guān)鍵詞]檔案信息;電子化;問題分析

      一、電子文件對檔案工作的影響

      1.傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象,而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進(jìn)行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此,它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。

      2.由于電子文件信息與載體的可分離性,檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代,因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

      3.由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產(chǎn)生比以往更多的文件。另一方面由于用戶的需要,信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。

      二、檔案界所應(yīng)采取的對策

      1.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

      2.解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證,目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。

      3.使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的,隨著人們對利用服務(wù)工作的重視,使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況,隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。

      4.檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新,引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果,使檔案人員擁有廣博的知識(shí),以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

      三、檔案信息電子化的現(xiàn)狀

      1.檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

      2.在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

      3.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng),無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案信息工作電子化。

      4.檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

      5.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了。

      四、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢.

      目前,大多數(shù)基層檔案部門對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一,開發(fā)功能簡單,利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容,這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中,把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性,用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來,檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

      參考文獻(xiàn):

      [1]李玲玉.新時(shí)期檔案信息化管理的問題和方式[J].檔案天地,2014(6).

      [2]王梅.淺論檔案信息化建設(shè)的發(fā)展[J].魅力中國,2009(12).

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