數(shù)字時(shí)代檔案管理問(wèn)題與對(duì)策芻議

[摘 要]數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案管理提出了新的發(fā)展要求，當(dāng)前檔案管理工作存在思想認(rèn)識(shí)不足、專(zhuān)業(yè)化建設(shè)滯后、數(shù)字化水平較低等問(wèn)題，制約了檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，亟待采取針對(duì)性措施予以糾正。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化；檔案管理；專(zhuān)業(yè)化

一、引言

檔案作為一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體，在人們的生產(chǎn)實(shí)踐過(guò)程中發(fā)揮著重要的、不可替代的作用，其價(jià)值也越來(lái)越受到?jīng)Q策者的重視。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案的物質(zhì)載體表現(xiàn)形式也發(fā)生了翻天覆地的變化，由原來(lái)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。檔案管理模式也相應(yīng)的獲得更新和發(fā)展，以往基于手工的檔案管理模式逐漸被電子數(shù)字化檔案管理模式所取代，數(shù)字化、一體化的檔案管理格局逐步形成。檔案管理數(shù)字化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動(dòng)，提高檔案管理質(zhì)量和效率。在數(shù)字化背景下，時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了越來(lái)越高的要求，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對(duì)較為專(zhuān)業(yè)化、復(fù)雜化的數(shù)字信息管理系統(tǒng)工程。

二、當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題

（一）思想認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)

受傳統(tǒng)思想認(rèn)識(shí)的局限性等因素的影響，檔案管理工作一度被認(rèn)為是一種缺乏技術(shù)含量的、純粹機(jī)械性的檔案采集與整理過(guò)程，與檔案在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中所發(fā)揮的重要作用或價(jià)值大異其趣?，F(xiàn)代檔案管理科學(xué)普遍認(rèn)為，檔案管理工作在傳統(tǒng)上受到了輕視或被低估，導(dǎo)致檔案的價(jià)值未能有效全面發(fā)揮，同時(shí)也制約了檔案管理的科學(xué)發(fā)展。這一方面表現(xiàn)為檔案管理部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理缺乏重視，往往將檔案管理作為一種從屬性、附庸性工作來(lái)抓，檔案管理工作始終處于被動(dòng)發(fā)展地位，發(fā)展空間與創(chuàng)新機(jī)會(huì)較為狹窄；另一方面主要表現(xiàn)為檔案管理工作者缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，在管理方法上仍舊沿用傳統(tǒng)落后的方法，憑經(jīng)驗(yàn)管理而不是積極通過(guò)理論與實(shí)踐創(chuàng)新，完善檔案管理工作。如對(duì)歸檔材料疏于審查，導(dǎo)致部分檔案失實(shí)，甚至憑空造假，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性；主動(dòng)收集或保管意識(shí)差，對(duì)于檔案材料明顯缺失卻瀆于補(bǔ)全完整，損害了檔案的完整性，導(dǎo)致信息缺漏。這都是在不正確的認(rèn)識(shí)指導(dǎo)下，檔案管理方面存在的誤區(qū)。

（二）專(zhuān)業(yè)化建設(shè)發(fā)展滯后

檔案數(shù)字化是檔案管理的革命性創(chuàng)新，也是傳統(tǒng)檔案管理走向現(xiàn)代檔案管理的重要契機(jī)，檔案數(shù)字化不僅是檔案本身數(shù)字化的過(guò)程，同時(shí)也是發(fā)掘和培養(yǎng)檔案數(shù)字管理人才的過(guò)程。但從我國(guó)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理專(zhuān)業(yè)化、職業(yè)化隊(duì)伍尚未完全建立起來(lái)。一方面，我國(guó)高校檔案專(zhuān)業(yè)設(shè)置較晚，檔案數(shù)字化管理更是一種新興學(xué)科尚未得以普及，這導(dǎo)致了檔案數(shù)字化管理專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對(duì)較少，人力資源供給存在瓶頸；另一方面，現(xiàn)階段檔案管理工作人員大多缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)化背景，而且對(duì)于數(shù)字化、信息化等技術(shù)缺乏相當(dāng)?shù)牧私猓挥谜f(shuō)利用信息化來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化操作了。同時(shí)，受傳統(tǒng)思想制約，國(guó)家、社會(huì)對(duì)于檔案數(shù)字化管理工作亦缺乏相應(yīng)的重視，從而造成檔案管理專(zhuān)業(yè)化、數(shù)字化進(jìn)程推進(jìn)乏力，發(fā)展較為滯后。

（三）檔案數(shù)字化水平較低

當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門(mén)或單位在檔案管理模式上仍沿用傳統(tǒng)模式，而對(duì)現(xiàn)代檔案管理尤其是數(shù)字化管理表現(xiàn)較為陌生。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案材料的采集、開(kāi)發(fā)、利用多以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字化、信息化程度較低，檔案管理平臺(tái)以人工管理為主，浩如煙海的檔案資料信息需要檔案管理人員逐一比對(duì)翻查，這在一定程度上導(dǎo)致了檔案管理效率低下，檔案材料重復(fù)利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴(yán)苛且成本較高，容易丟失或損毀等問(wèn)題，檔案的準(zhǔn)確性、完整性、時(shí)效性得不到充分的保障，嚴(yán)重影響了檔案資源效益的實(shí)現(xiàn)，使得檔案價(jià)值不能充分的運(yùn)用到人們生產(chǎn)生活中，造成資源浪費(fèi)。

三、如何改進(jìn)檔案管理工作

（一）加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，培養(yǎng)正確的檔案意識(shí)

檔案既是重要的信息資源，也是寶貴的歷史財(cái)富。受歷史傳統(tǒng)等因素影響，人們對(duì)于檔案管理存在根深蒂固的偏見(jiàn)。信息時(shí)代如何打破這種偏見(jiàn)，引導(dǎo)全社會(huì)正確全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作，為檔案數(shù)字化管理培養(yǎng)良好的人文環(huán)境，亟需加強(qiáng)檔案管理宣傳工作，通過(guò)廣泛宣傳，引導(dǎo)公眾更新認(rèn)識(shí)，祛除傳統(tǒng)思想對(duì)檔案工作的偏見(jiàn)，正確理性的對(duì)待檔案的潛在價(jià)值，把自覺(jué)保護(hù)檔案作為公民的基本義務(wù)，把推進(jìn)全社會(huì)檔案數(shù)字化建設(shè)作為一種歷史責(zé)任，培育全社會(huì)良好的檔案管理與數(shù)字化革新的濃厚氛圍。提高公眾的參與性，引導(dǎo)公眾積極參與到檔案查詢(xún)、保護(hù)等工作中來(lái)，從而使公眾真正關(guān)心理解支持檔案工作，真正使檔案發(fā)揮其應(yīng)有作用，回歸其原本地位。

（二）加強(qiáng)職業(yè)化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)化進(jìn)程

加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)門(mén)人才的培養(yǎng)，積極推動(dòng)檔案管理專(zhuān)業(yè)化、職業(yè)化，是提升數(shù)字化檔案管理水平的核心和關(guān)鍵。檔案數(shù)字化，不僅要求檔案管理者從思想認(rèn)識(shí)上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式與思想誤區(qū)，還要求按照現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展理念，自覺(jué)學(xué)習(xí)和更新相關(guān)檔案管理知識(shí)，積極運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)提升檔案管理水平。因此，現(xiàn)代檔案管理職業(yè)化必須致力于培養(yǎng)一批既能充分了解檔案管理相關(guān)知識(shí)，同時(shí)又能靈活熟練的操作計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，從而滿(mǎn)足檔案數(shù)字化管理對(duì)于專(zhuān)業(yè)化人才的需求。要著力培養(yǎng)檔案管理者的檔案意識(shí)，切實(shí)對(duì)檔案及檔案管理的有正確的理解和認(rèn)知，不斷增強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不斷更新學(xué)習(xí)理念和學(xué)習(xí)方法，不斷提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案資源價(jià)值有效發(fā)揮。要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)與科研能力，現(xiàn)代檔案管理工作者已不僅僅擔(dān)當(dāng)著檔案管理員的角色，應(yīng)從一般管理者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息專(zhuān)家，培養(yǎng)自身更高層次和更高的綜合素質(zhì)，成為檔案數(shù)字化管理的行家里手。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建檔案管理數(shù)字平臺(tái)

檔案管理工作是一項(xiàng)工作量大、勞動(dòng)強(qiáng)度高、枯燥重復(fù)性工作，而通過(guò)數(shù)字化技術(shù)能很好地解決這些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，并能保證過(guò)程的正確性和信息的時(shí)效性。同時(shí)，檔案管理數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)還有效的降低了檔案管理的成本，對(duì)檔案保存條件的要求也更為寬松，更加便于檔案的檢索和應(yīng)用，因而具有較好的經(jīng)濟(jì)效益和使用效益，這都充分顯示了科學(xué)作為第一生產(chǎn)力的優(yōu)越性。檔案數(shù)字化管理平臺(tái)即利用現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化。第一步，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，將其由可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)化為可為計(jì)算機(jī)識(shí)別的二進(jìn)制代碼型，即電子檔案，并由計(jì)算機(jī)對(duì)上述代碼統(tǒng)一存儲(chǔ)；第二步，將上述電子數(shù)據(jù)代碼統(tǒng)一錄入數(shù)字信息管理平臺(tái)（電子數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)），并確保數(shù)據(jù)可為計(jì)算機(jī)完全準(zhǔn)確識(shí)別；第三步，對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)部調(diào)整，做好存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)化整理工作，完善數(shù)據(jù)搜索功能，注意數(shù)據(jù)保管和保護(hù)，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全、使用便捷。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理數(shù)字化是深化檔案管理載體建設(shè)的重要方面，也是數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案管理工作的基本要求。在新的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作模式與工作方法也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展要求，更加使檔案管理數(shù)字化建設(shè)具有迫切性。同時(shí)，受科技的進(jìn)步和發(fā)展影響，大量電子數(shù)據(jù)或電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，這在一定程度上倒逼了檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。推進(jìn)檔案管理數(shù)字化要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案管理平臺(tái)的有效管理，不斷創(chuàng)新電子檔案的采集、錄入、保管、利用等程序技術(shù)方法，保證電子檔案的真實(shí)性、客觀性與完整性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，使檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張銳：《檔案職業(yè)的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)探析》[J]，《黑龍江檔案》2009（05）。

作者簡(jiǎn)介：陸靜一（1977-），女，漢，江蘇蘇州人，江蘇理工學(xué)院檔案館，：，江蘇省常州市，本科，學(xué)士，館員，主要從事高校綜合檔案管理工作。