農(nóng)業(yè)科技檔案的管理現(xiàn)狀與措施的探討

[摘 要]分析了當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案管理的重要性和現(xiàn)狀，并針對存在的問題，提出了高效利用農(nóng)業(yè)科技檔案的相應(yīng)對策和途徑。

[關(guān)鍵詞]農(nóng)業(yè)科技檔案；管理；措施

農(nóng)業(yè)科技檔案產(chǎn)生于農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、技術(shù)發(fā)明與教學(xué)推廣、市場調(diào)研等活動過程中，主要包括科研技術(shù)資料檔案、科研設(shè)備儀器試劑檔案等，完整記錄和存儲了農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)研究、開發(fā)、推廣經(jīng)驗(yàn)和軌跡，農(nóng)產(chǎn)品的生長發(fā)育規(guī)律、良種開發(fā)研究與推廣普及等，是農(nóng)業(yè)科學(xué)知識產(chǎn)權(quán)和專利技術(shù)重要的憑證。為更好的服務(wù)于“三農(nóng)”，需實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理，充分開發(fā)利用其中的高價值信息資源，從而促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)科技成果向經(jīng)濟(jì)效益的轉(zhuǎn)化。

一、農(nóng)業(yè)科技檔案管理在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)中的重要作用

1.農(nóng)業(yè)科技檔案具有承前啟后的典型特征，是對前人在科技領(lǐng)域取得的科研成果縱向的繼承和橫向的連續(xù)協(xié)作，總結(jié)作物生長規(guī)律、栽培技術(shù)改進(jìn)、品種改良的經(jīng)驗(yàn)，順應(yīng)了科學(xué)技術(shù)發(fā)展的規(guī)律。若對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的歸檔整理，方便農(nóng)業(yè)科研人員查找研究課題相關(guān)的技術(shù)資料，助其迅速準(zhǔn)確的了解相關(guān)領(lǐng)域的研究背景，并針對所擬解決的科學(xué)問題，利用當(dāng)前先進(jìn)的研究技術(shù)手段，根據(jù)擬定的實(shí)驗(yàn)、技術(shù)流程，獲得創(chuàng)新性科研成果。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作是促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步的重要戰(zhàn)略資源。

2.農(nóng)業(yè)科技檔案工作是科研成果轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力的樞紐，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科技檔案在農(nóng)業(yè)科研成果向經(jīng)濟(jì)效益和生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化和推廣，促進(jìn)我國現(xiàn)代農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)繁榮的過程中發(fā)揮了舉足輕重的作用。

3.農(nóng)業(yè)科技檔案是開展農(nóng)業(yè)科研工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵條件，有助于農(nóng)業(yè)科技工作者在了解前人科研工作和成果基礎(chǔ)上，啟發(fā)和開闊科研思路和視野，避免前人所犯的錯誤，從而有助于科研工作效率和研究水平的提升；另一方面，對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行管理，有利于對科技知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，推動科研成果轉(zhuǎn)化成現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。

4.對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的管理實(shí)踐中，根據(jù)不同發(fā)展階段的農(nóng)業(yè)科技信息，以“三農(nóng)”服務(wù)為中心，將需保密的和可公開共享的資料進(jìn)行分類整理，大力建設(shè)農(nóng)業(yè)科技檔案資源體系，通過深度加工和專題編研，對檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，可以滿足農(nóng)民對良種選育、繁種新技術(shù)的推廣資料的大量需求，最大限度促進(jìn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)。

二、當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作存在的問題

1.農(nóng)業(yè)科技檔案工作得不到應(yīng)有的重視，檔案管理意識薄弱。農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作不像申請科研項(xiàng)目基金、落實(shí)科研計(jì)劃、申報(bào)科研成果能給單位或個人帶來立竿見影的效益，因而得不到農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的高度重視，缺乏有效監(jiān)督機(jī)制，特別是對農(nóng)業(yè)科技文件形成和累積環(huán)節(jié)重視不夠，引起檔案的不完整甚至流失。其次，沒有專門的檔案管理部門和專業(yè)素質(zhì)高的檔案管理專職人員，也不重視對檔案管理人員的技能培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平低下。

2.對農(nóng)業(yè)科技檔案的管理仍停留在手工立卷和保存的水平，計(jì)算機(jī)技術(shù)在農(nóng)業(yè)科技檔案管理中的應(yīng)用水平不高，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平低下。影響農(nóng)業(yè)科技檔案資料的檢索查閱效能。同時檔案設(shè)施陳舊簡陋，檔案室環(huán)境條件惡劣，高溫、潮濕，檔案放置混亂，易造成歸檔材料退色或霉變。

3.三個方面的原因加大了對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行整理歸檔的難度：①經(jīng)濟(jì)利益的誘惑，某些科研人員想將利用本單位的物質(zhì)技術(shù)條件所完成的技術(shù)發(fā)明獨(dú)自占有，同時單位也缺乏相關(guān)約束制度。②缺乏系統(tǒng)、安全有效的檔案信息共享平臺，限制了科研人員對相關(guān)技術(shù)信息的查閱，降低了科研效率，抑制了科研創(chuàng)新，同時也不利于知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。③對農(nóng)業(yè)科技文件平時疏于積累和歸檔分類，造成不完整的農(nóng)業(yè)科技文件檔案，損失也將不可挽回。

三、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理措施的探討

1.設(shè)立專門的檔案管理部門，引進(jìn)業(yè)務(wù)水平高的專業(yè)人員，增加對相應(yīng)的“硬件”和“軟件”設(shè)施的投入，硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、檔案夾、檔案架等設(shè)備，軟件主要是合理的檔案管理人員配備。將激勵機(jī)制加以完善，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

2.建立合理的監(jiān)督管理機(jī)制，嚴(yán)格審定農(nóng)業(yè)科技檔案的保管期限和密級，清理已無利用價值的檔案，保護(hù)好單位的專利技術(shù)產(chǎn)權(quán)，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的作用。

3.根據(jù)對農(nóng)業(yè)科技檔案形成過程中各個階段整理完成程度，制定切合實(shí)際的考核獎懲制度，做好農(nóng)業(yè)科技檔案的收集整理工作。

4.農(nóng)業(yè)科技檔案的管理不能脫離實(shí)際，應(yīng)建立互訪和定期交流制度，各部門的工作人員應(yīng)進(jìn)行必要的溝通與交流，增強(qiáng)檔案管理重要性的認(rèn)識，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案的整理和分類工作的有序進(jìn)行。

5.加強(qiáng)對農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，增強(qiáng)他們認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和檔案管理的業(yè)務(wù)技能與服務(wù)意識。

6.在對農(nóng)業(yè)科技檔案分類歸檔之前，依據(jù)科技檔案形成規(guī)律，按照檔案類型、級別進(jìn)行規(guī)范化整理。規(guī)范化整理包括以下兩方面：①規(guī)范化農(nóng)業(yè)科技檔案本身。從檔案的形成、積累、質(zhì)量、格式、形式以及案卷等，都要按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化管理。②對農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的規(guī)范化，包括分類方案的確定，檔案的整理保存，以及借閱利用等進(jìn)行規(guī)范化管理。

7.增強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案的信息化管理水平，建立信息化共享平臺，以適應(yīng)現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)科技檔案管理發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]湯國蓉；范曉秋，農(nóng)業(yè)科技檔案管理研究[J].蘭臺世界2011，（1）：124-125

[2]王兆華，農(nóng)業(yè)科技檔案管理策略研究.農(nóng)業(yè)科技管理2008，27（3）：50-51.

作者簡介：傅明焱，山東省濟(jì)南市，專業(yè)：信息與計(jì)算科學(xué)，學(xué)位：理學(xué)學(xué)士，工作單位：山東魯壹棉業(yè)科技有限公司。