基于改版后人事檔案整理的新模式

韓春紅

[摘 要]本文以改版后的人事檔案整理為例，對(duì)人事檔案整理工作新模式進(jìn)行淺析，強(qiáng)調(diào)檔案材料收集歸檔范圍的增加、檔案用紙紙型的規(guī)定、整理的新規(guī)，是人事檔案工作改革和發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和干部管理需要的必要措施。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；檔案用紙；《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》

干部人事檔案整理有兩種常見的類型：一是對(duì)新建干部人事檔案的整理；二是因補(bǔ)充歸檔而對(duì)原有檔案進(jìn)行局部整理。按照中組部部署和魯組發(fā)【2012】47號(hào)文件精神，人事檔案在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行改版，部分整理標(biāo)準(zhǔn)有了調(diào)整和變化。通過一段時(shí)間的實(shí)踐，覺得確實(shí)便于管理和利用，下面逐一淺析。

一、檔案用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型

2009年中組部【關(guān)于印發(fā)〈干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定〉的通知】（中組發(fā)【2009】12號(hào)），允許干部人事檔案材料可以用16K紙，也可以用A4紙。這一規(guī)定打破了干部人事檔案多年以來采用16K紙型的固定模式，也是對(duì)檔案用紙規(guī)定的修正。一方面隨著計(jì)算機(jī)辦公的普及，手寫材料日益減少，辦公用紙紙型趨漸標(biāo)準(zhǔn)（大多采用A4紙型），16K紙型不能與辦公用紙相匹配。規(guī)定的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了人事檔案用紙和辦公用紙紙型的統(tǒng)一。另一方面，對(duì)檔案用紙規(guī)定的修正，減少了檔案整理的工作量，提高了檔案管理效率。規(guī)定的實(shí)施，減少了人力物力的耗費(fèi)，也能使管理人員騰出時(shí)間來維護(hù)人事檔案的質(zhì)量，提高檔案的利用價(jià)值。

二、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》帶來人事檔案質(zhì)的飛躍

中組部最新《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》給人事檔案工作提出更高的要求，首先強(qiáng)調(diào)檔案材料收集歸檔工作應(yīng)遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，其次增加了部分新列入歸檔范圍的材料，如“學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證件”（中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)查詢）、 “國(guó)（境）外學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證函件”（教育部留學(xué)服務(wù)中心出具） “干部基本信息審核表”等，重點(diǎn)反映干部自然情況和德能勤績(jī)等方面的材料，完善充實(shí)了干部人事檔案內(nèi)容，做到檔案內(nèi)容有據(jù)可查、突出真實(shí)，使干部備案制度落實(shí)到實(shí)處。

三、整理更規(guī)范、利用更便捷

干部人事檔案是以個(gè)人為單位整理立卷的。這種一人一卷的方式，是與干部人事工作的實(shí)踐相適應(yīng)的。立卷之后，人事檔案材料也是不斷增加，內(nèi)容不斷增長(zhǎng)豐富的。根據(jù)中組部要求，檔案整理工作也有了更系統(tǒng)更明晰的整理規(guī)范。目前我院已利用兩年時(shí)間對(duì)所有在職近千卷檔案調(diào)整到位。除了審核以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂、檢查驗(yàn)收六個(gè)步驟。從整理的角度來說發(fā)生了不少變化，也帶來了利用上的便捷。

（一）分類的調(diào)整變化

1、第四、第九類材料的二級(jí)分類

此次調(diào)整，在分類環(huán)節(jié)增加了第四、第九類材料的二級(jí)分類，即對(duì)這兩類中的材料，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說：第四類材料可以再分為：①學(xué)歷學(xué)位材料；②職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；③反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；④培訓(xùn)材料等。第九類材料可以再分為：①工資材料；②任免材料；③出國(guó)（境）材料；④參加會(huì)議的代表登記表等其他材料。

2、部分材料的調(diào)整變化

一是以往更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，中組部最新調(diào)整到第五類， “干部基本信息審核表”歸在第五類；二是以往學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第三類，中組部最新規(guī)定統(tǒng)一調(diào)整到第四類；三是以往享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，中組部最新規(guī)定統(tǒng)一歸在第七類；四是根據(jù)利用工作實(shí)際需要，干部任免審批表及相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料調(diào)整歸到第九類第二小類，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)（單位）工作人員登記表》歸入第九類第二小類，視同任免類。

分類的調(diào)整變化其優(yōu)點(diǎn)是：這次調(diào)整符合中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求。一是第四、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多，二級(jí)分類成為套系排列方便查找、一目了然。二是調(diào)整部分材料的位置，可以使材料的性質(zhì)更明確，方便利用者調(diào)查、評(píng)價(jià)和取證。

（二）頁碼編寫的修訂

中組部最新的頁碼編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作一頁，有封面的材料從封面開始編寫，空白紙和托裱用的襯紙不計(jì)頁數(shù)，復(fù)制件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

頁碼修訂的優(yōu)點(diǎn)是：人事檔案數(shù)字化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，頁碼編寫的改變便于將來同數(shù)字化檔案掃描的頁碼相統(tǒng)一。

（三）編目的修訂與填寫

檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。中組部最新的修訂：①“類號(hào)”改為“序號(hào)”；②“材料制成時(shí)間”改為“材料形成時(shí)間”；③刪除“份數(shù)”欄?！靶蛱?hào)”填寫材料類號(hào)和排列順序號(hào)。

序號(hào)欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字的“1”至“10”，二級(jí)分類的類號(hào)用“4-1”至“4-4”，“9-1”至“9-4”序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。④復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時(shí)間。⑤“備注”填寫，歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡(jiǎn)要說明，如附有考察材料的干部任免表、復(fù)制件等。⑥用新版電子目錄（奇偶頁打印，自動(dòng)調(diào)整頁邊距）.xls軟件設(shè)置宏，編排打印目錄。

編目的修訂完善帶來的優(yōu)點(diǎn)是：編目工作的改進(jìn)，一是體現(xiàn)了檔案分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄清楚的整理原則。二是備注欄的標(biāo)注，增加了檔案材料的鑒別度。三是用規(guī)定軟件打印目錄，在檔案目錄首次打印時(shí)，預(yù)留出一些空白目錄行，來年插入新材料后，在原有檔案目錄紙的基礎(chǔ)上，只打印新加入檔案材料的目錄行。這樣一來，該頁目錄紙將不需要被替換，既增加新的檔案材料目錄，同時(shí)也減少了目錄紙重新更換打孔等裝訂工序。宏代碼經(jīng)長(zhǎng)期使用安全無病毒，自動(dòng)調(diào)整頁邊距打印方便。

（四）以A4紙和16K紙并存形式裝訂檔案

干部人事檔案的材料和目錄采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型后，原有16K檔案材料與其并存使用后裝訂時(shí)材料左邊、下邊對(duì)齊即可，材料左邊留有25mm裝訂邊，以便打孔裝訂。這種裝訂形式既符合檔案用紙規(guī)定，又能做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀、不掉頁，方便閱讀。