水利工程檔案管理水平有效性提升的實(shí)踐探索與思考

[摘 要]本文將從四方面來(lái)剖析目前我國(guó)水利工程檔案管理工作存在的問題，并在在此基礎(chǔ)上提出若干提高水利工程檔案管理水平的對(duì)策：建立健全檔案管理制度；通過培訓(xùn)和實(shí)踐提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；建立現(xiàn)代化的檔案管理制度；加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的監(jiān)督力度。

[關(guān)鍵詞]水利工程；檔案管理；信息化；監(jiān)督

水利工程檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性對(duì)于工程質(zhì)量的監(jiān)督作用和驗(yàn)證作用具有重要意義，在此基礎(chǔ)上才能對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定和工程竣工后的維護(hù)有重要的參考價(jià)值。針對(duì)水利工程跨越若干不同階段的性質(zhì)和不同技術(shù)人員參與工程的特征，任何紕漏都會(huì)給工程管理帶來(lái)隱患，因此，如何真實(shí)反映水利工程建設(shè)的全過程，對(duì)水利工程的檔案管理水平有效提升帶來(lái)了挑戰(zhàn)，這也是本文研究的出發(fā)點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上提出相關(guān)對(duì)策。

一、目前我國(guó)水利工程檔案管理水平現(xiàn)狀及存在的突出問題剖析

水利工程檔案管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，且形成周期長(zhǎng)，涉及領(lǐng)域廣，這給水利工程檔案管理帶來(lái)一系列難題，而造成目前這種現(xiàn)狀的原因，除了檔案管理人員水平自身素質(zhì)的原因，還有一些客觀因素造成的難題，使得我國(guó)水利工程檔案管理水平都有待提升。目前，我國(guó)水利工程檔案管理水平存在如下問題：

（一）檔案管理制度不健全

從總體上看，隨著政府管理職能的轉(zhuǎn)變和行政審批制的改革，檔案管理制度也應(yīng)該隨著而改變，使得檔案的內(nèi)容、載體等更加合乎實(shí)際，但是現(xiàn)實(shí)中這項(xiàng)制度的建設(shè)明顯滯后。一些單位的水利工程檔案缺乏一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案隨著技術(shù)人員的變動(dòng)而出現(xiàn)流失等問題，缺乏完整的管理體系。此外，檔案管理部門的關(guān)系不清。檔案管理職能機(jī)構(gòu)在前期對(duì)管理工作的投入不夠，而臨時(shí)機(jī)構(gòu)在后期的突擊收集資料，這種隨意性的開展工作的方式，影響了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性和質(zhì)量。

（二）檔案管理人員缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

水利工程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，這決定了其檔案管理的系統(tǒng)性和復(fù)雜性。但是現(xiàn)實(shí)中檔案管理人員缺乏一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案接收移交過程中的整理不規(guī)范、內(nèi)容缺項(xiàng)、紕漏不重視，使得檔案管理未能有機(jī)結(jié)合起來(lái)，影響了檔案的完整性。一些管理制度沒有責(zé)成管理人員從頭至尾的進(jìn)行檔案收集，而是臨時(shí)的抽調(diào)工作人員，或者在工程建設(shè)后期才補(bǔ)充檔案，對(duì)于檔案管理在思想上的不重視，使得這項(xiàng)工作不規(guī)范，影響了檔案的質(zhì)量。

（三）檔案管理手段落后

檔案的價(jià)值在于后期的參考價(jià)值，而這對(duì)檔案的管理手段提出了新的要求。現(xiàn)實(shí)中一些單位的檔案管理手段仍然以手工操作和紙制存檔為主，缺乏信息化的管理方式，使得水利工程檔案缺少電子版，不利于檔案的查閱保管，也不利于信息時(shí)代的檔案檢索，使得實(shí)際管理工作繁瑣，分類混亂，影響了檔案后續(xù)管理工作的開展。

（四）檔案管理監(jiān)督力度不足

檔案管理不僅要注重前期的收集和整理，還要注重后期的監(jiān)督工作。因此，加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案工作的監(jiān)督和檢查很有必要。但是實(shí)際工作中一些單位過于注重工程的進(jìn)度和質(zhì)量，而忽視了對(duì)檔案工作的監(jiān)督，使得檔案工作滯后于工程，缺乏同步性，對(duì)于一些檔案的不規(guī)范問題未能及時(shí)糾正，導(dǎo)致問題的拖延，在工程完成后再去進(jìn)行檔案管理，已為時(shí)已晚，這影響了檔案管理水平的提升。

二、若干提高水利工程檔案管理水平的對(duì)策和建議

（一）建立健全檔案管理制度

檔案管理工作應(yīng)該隨著宏觀體制環(huán)境的變革而變革。在微觀視角，落實(shí)崗位責(zé)任制，建立內(nèi)部管理激勵(lì)機(jī)制，把管理工作的目標(biāo)細(xì)化，列入年度考核中，從而使得檔案管理人員重視從項(xiàng)目建設(shè)到工程結(jié)束整個(gè)過程的檔案管理工作，如此才能保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。具體的操作過程，可以采取分階段收集和強(qiáng)制性收集的辦法，明確檔案管理的范圍，使得管理人員能在第一時(shí)間收集到檔案信息，進(jìn)而有針對(duì)性的進(jìn)行資料整理，使得檔案管理工作趨于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）通過培訓(xùn)和實(shí)踐提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不僅需要通過培訓(xùn)來(lái)提高，更與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)密不可分。一支高素質(zhì)隊(duì)伍的建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的開展很有必要，為此，可以通過培訓(xùn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，提高他們的理論水平，使其熟悉現(xiàn)代化的檔案管理的各項(xiàng)知識(shí)。另外可以使一部分管理人員參與到檔案管理的實(shí)踐工作中去，協(xié)助那些經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員進(jìn)行工作的開展，積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的理論知識(shí)，形成對(duì)檔案管理工作開展的新的認(rèn)識(shí)與進(jìn)一步思考，明白今后開展工作的方向與方法。

（三）建立現(xiàn)代化的檔案管理制度

針對(duì)以往檔案管理工作的不足，應(yīng)該在此基礎(chǔ)上引入現(xiàn)代化的檔案管理手段，例如信息化管理，引進(jìn)相關(guān)的管理技術(shù)和設(shè)備，以提升對(duì)于檔案的查找和利用效率，在處理檔案繁雜和數(shù)量多方面體現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高管理工作效率。同時(shí)信息化管理還可以實(shí)現(xiàn)資源共享和交流，可以更大發(fā)揮水利工程檔案的作用。此外還要制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)檔案的編制、收集、整理、編目、保管，使得檔案的系統(tǒng)性和完整性得到提高。在引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段的同時(shí)，還要注意對(duì)傳統(tǒng)管理手段的完善，如配備檔案管理設(shè)施，確保檔案安全。

（四）加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的監(jiān)督力度

實(shí)際工作中，要注重對(duì)于施工周期長(zhǎng)，工程復(fù)雜和涉及多個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的重視，監(jiān)督工作在這樣的環(huán)境下更顯示出其意義。為此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于施工現(xiàn)場(chǎng)資料員及其他施工部門的監(jiān)督，隨時(shí)檢查水利工程檔案工作的進(jìn)展情況，分階段的檢查和監(jiān)督檔案管理工作，避免原始檔案資料的遺漏，掌握檔案資料收集的主動(dòng)性和真實(shí)性。通過監(jiān)督工作，增強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的約束力，進(jìn)而有效達(dá)到不因人為因素導(dǎo)致檔案流失和失真的現(xiàn)象，提高檔案管理的水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

鑒于水利工程的非一次性特征，其檔案的管理對(duì)于后續(xù)工程開展和檔案管理工作都具有十分重要的意義，它也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，對(duì)水利工程檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能實(shí)現(xiàn)“一流檔案”的目標(biāo)，才能充分發(fā)揮檔案在后續(xù)水利工程建設(shè)和管理中的作用。

作者簡(jiǎn)介：李盼妮（1985-），女，湖北棗陽(yáng)人，福建省福州市水利局辦公室，助工，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理