淺析檔案信息化建設(shè)與管理

李明宇

[摘 要]經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有效的帶動(dòng)了信息技術(shù)的發(fā)展速度，當(dāng)前信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)得到廣泛的應(yīng)用，為各行業(yè)在發(fā)展中帶來了技術(shù)性的革命，對(duì)各行業(yè)水平的提高和快速發(fā)展起到了重要的推動(dòng)作用。信息技術(shù)在檔案行業(yè)中的應(yīng)用，顛覆了傳統(tǒng)檔案的記錄方式和管理理念，給檔案行業(yè)帶來了天翻地覆的改變。文中分析了檔案信息化建設(shè)存在的問題，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的具體措施進(jìn)行了闡述。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化；建設(shè)；管理

前言

信息技術(shù)的快速發(fā)展，使檔案行業(yè)開始邁入信息化建設(shè)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的管理，并加以開發(fā)和利用，檔案信息化建設(shè)使檔案由傳統(tǒng)的以保管檔案實(shí)體為主開始向提供社會(huì)服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案信息資源在社會(huì)上的價(jià)值得以最大的體現(xiàn)，使其利用者在對(duì)檔案利用時(shí)更方便、快捷。

1檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1數(shù)據(jù)來源的多樣性導(dǎo)致異構(gòu)性的出現(xiàn)

檔案館的檔案多數(shù)為不同的單位和部門所移交過來的，由于各個(gè)單位之間的數(shù)據(jù)庫往往是異構(gòu)的，這些電子檔案的數(shù)據(jù)來源不同，各有各的屬性，內(nèi)部結(jié)構(gòu)和處理方式都存在著較大的異構(gòu)性，所這些檔案作為入館資源時(shí)則是十分復(fù)雜的。

1.2篩選的難度較大

在一個(gè)檔案主題中，會(huì)有不同相關(guān)部門和單位的資料，這些資料一起移交到檔案館時(shí)肯定存在著很大程度上的重復(fù)性，在這種時(shí)候，檔案館擁有這些資料，如何在這巨量的信息面前篩選出有價(jià)值的信息，從而對(duì)信息資源進(jìn)行合理有效的加工和利用，并實(shí)現(xiàn)全社會(huì)的共享，一直是很難以解決的重要問題。

1.3管理體制落后

在我國的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，往往更多的是對(duì)信息化、電子的關(guān)注，更對(duì)檔案管理的重視度卻不夠，其實(shí)檔案信息化建設(shè)的核心應(yīng)該是對(duì)檔案管理流程的精簡、優(yōu)化和重組。但在我國現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)中，卻仍在沿用傳統(tǒng)的管理體制，使檔案的信息化建設(shè)與檔案管理明顯脫離，與為公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)具有很大的差距。檔案管理的滯后性很大程度上制約了檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程。

2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

2.1建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.2加強(qiáng)電子文件的管理

在我國的檔案中，通常是以不同的載體進(jìn)行存儲(chǔ)的，如紙、圖片、聲音、圖像、視頻等，檔案信息化建設(shè)中需要對(duì)這些載體的檔案統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)字化的處理和轉(zhuǎn)換工作，同時(shí)還要保證所形成的電子檔案具有真實(shí)、有效和完整性，還要做好相關(guān)的管理工作。

隨著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)行，許多重要的文件都要求輸入到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)中，這樣在這些重要文件上網(wǎng)前，則需要按統(tǒng)一的要求進(jìn)行文件格式上的轉(zhuǎn)換，從而保證數(shù)據(jù)具有一定的可靠性和通用性。同時(shí)對(duì)于那些沒有傳入到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)中的，具有保存價(jià)值的電子文檔，則需要其形成部門進(jìn)行編目的整理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門進(jìn)行傳輸。

2.3采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法

電子檔案需要經(jīng)歷形成、歸檔和信息管理等三個(gè)過程，形成部門完成了對(duì)電子文件的收集工作，所以其對(duì)電子文件的形成規(guī)律和歷史聯(lián)系都較為了解，所以其可以做為電子文件歸檔案時(shí)的主要責(zé)任者。檔案部門熟悉歸檔文件的原則和方法，可以從全局出發(fā)，做好把關(guān)和統(tǒng)籌安排工作。信息管理部門承擔(dān)著更重要的任務(wù)，其不僅僅是電子檔案的形成單位，同時(shí)還是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，在電子文件的歸檔案過程中具有極其重要的位置。這三個(gè)部門對(duì)在電子文件歸檔過程中相互滲透，各自發(fā)揮著自己的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)又集中成一體，從而完成電子文檔歸檔的全過程，并保證電子文檔的質(zhì)量的可靠性。

2.4做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作。

作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，需要及時(shí)的對(duì)現(xiàn)行文件的各項(xiàng)工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)，通過有效的技術(shù)手段，把歸檔的電子文件設(shè)置為只讀文件，這樣就能有效的保護(hù)電子文件的原始信息，從而掌握原始文件的結(jié)構(gòu)和重新組合過程中的緣由，從而保證電子文件的可靠性和原始性，這樣電子文件可以與紙質(zhì)文件一樣具有原始不可復(fù)制性，保證了信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.5穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì).

目前我國檔案人員中缺乏綜合性的復(fù)合型人才，所以需要對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，從而提高其隊(duì)伍的整體水平，加強(qiáng)對(duì)不同崗位人員知識(shí)更新的學(xué)習(xí)，使其更好的應(yīng)用新技術(shù)和新知識(shí)，同時(shí)在檔案行業(yè)中建立有效的競爭機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，使其為檔案使用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.6提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享.

檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對(duì)此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。

3、結(jié)束語

隨著檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，在社會(huì)各行各業(yè)及公眾對(duì)檔案信息資源的需求不斷的增加，隨之又產(chǎn)生了大量的臨時(shí)性的需求，這就對(duì)檔案部門的工作帶來了較大的壓力，往往使檔案部門頻于應(yīng)付這些需求而沒時(shí)間顧到其他的事情，所以在信息化建設(shè)日益深化的情況下，自動(dòng)式服務(wù)將是有效緩解檔案部門壓力的有效手段，同時(shí)也是未來檔案管理服務(wù)于社會(huì)的主流趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王建宇.淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題.蘭臺(tái)世界.011.10.

[2]吳挺善.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對(duì)策.云南檔案.2008.01.