用知識管理企業(yè)科技檔案

孫利

[摘 要]科技檔案知識資源開發(fā)是檔案管理工作的重要內(nèi)容。如何運用知識管理科技檔案，發(fā)揮檔案資源在知識生產(chǎn)和社會生產(chǎn)中的作用，最大程度發(fā)揮檔案利用價值是檔案管理的重要課題。

[關鍵詞]知識管理；企業(yè)；科技檔案

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，檔案管理是知識資源管理的重要內(nèi)容。企業(yè)檔案工作如何順應形勢發(fā)展的需要，調(diào)整工作重心，使寶貴的信息資源多途徑的、多形式的開發(fā)編研，盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，使檔案管理走向知識資源管理，是新時期擺在企業(yè)檔案工作面前的新問題。

一、知識管理

知識管理是指為了提高企業(yè)競爭力而對企業(yè)內(nèi)部和外部的各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用；并通過促進知識和知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新、實現(xiàn)知識增值。它是利用企業(yè)的集體智慧來提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)造能力。

知識資源管理不但要對信息和人進行管理，還要將信息和人連接起來進行管理，要將信息處理能力和人的創(chuàng)新能力相互結(jié)合，增強企業(yè)組織對環(huán)境的適應能力。知識資源對于當今企業(yè)具有舉足輕重的作用。

知識和管理缺一不可，抓不住知識的管理只能是眉毛胡子一把抓；而沒有管理技能，則企業(yè)就可能像沒有記憶的人一樣。從現(xiàn)在來看，檔案是過去積累下來的和今后將產(chǎn)生的，顯然在管理上應是不同的。要開展大中型企業(yè)檔案知識管理，就必須搞清楚企業(yè)檔案知識資源的內(nèi)容、形式、特點，才能找到檔案知識管理方式和過程。

二、知識管理的意義

首先，作為一種新的管理思想和方法，知識管理對企業(yè)戰(zhàn)略、管理模式、人力資源管理、信息管理等方面都有不同程度的影響。隨著企業(yè)知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也在發(fā)生相應的轉(zhuǎn)變，主要體現(xiàn)在：從對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向?qū)n案內(nèi)容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的共享。檔案人員必須轉(zhuǎn)變觀念，將檔案管理真正看成是企業(yè)知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能，職能的轉(zhuǎn)變賦予企業(yè)檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變。

其次，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層次的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，即使進行大量的編研，但是受檔案人員能力的影響，編研材料的廣度、深度不夠，不能有效地為企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動服務。而知識管理強調(diào)借助先進的信息技術，通過現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層次的信息。知識服務最終實現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識管理對知識服務的強調(diào)和價值創(chuàng)造的關注促進檔案資源的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

三、目前企業(yè)檔案資源管理存在的問題

1.觀念問題。在相當長一段時間里，企業(yè)檔案管理局限于收集、保管以及被動利用，檔案部門采取你查我調(diào)，你索取我提供的方式，不善于主動服務，弱化了檔案信息資源的開發(fā)與利用。收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人才，也需要耗費大量的時間。

2.方式陳舊。大多數(shù)企業(yè)檔案部門，在檔案的收集、整理、編目、統(tǒng)計和利用等方面都是靠手工處理，提供利用的速度慢、效率低，很大程度上影響信息資源的開發(fā)利用，傳統(tǒng)的從人、財、物、力管理模式和方式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代企業(yè)的要求。

3.檔案知識產(chǎn)品開發(fā)利用不及時。就知識類的檔案而言，知識是隨實踐變化的，需要在實踐中應用、檢驗、優(yōu)化、提高、創(chuàng)新。但在目前的檔案管理中，只是收集相關的信息，沒有真正地將其加工、開發(fā)成為知識庫的產(chǎn)品。

四、企業(yè)檔案管理的趨勢和目標

以信息技術為代表的新科技革命日新月異，改變著我們的工作方式和習慣。檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有價值的歷史記錄，是企業(yè)的知識財富。應用計算機技術，有助于深層次挖掘檔案潛在的價值，減少繁瑣的手工操作程序，提高檔案管理的利用效率，更好地為企業(yè)生產(chǎn)管理工作提供利用。

1.檔案管理技術需要快速提升。隨著企業(yè)信息化程度的提高，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐步走向自動化、智能化，信息技術在企業(yè)生產(chǎn)、管理中的大量應用又為企業(yè)的檔案管理提供了一個很好的轉(zhuǎn)變契機，促進企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向信息技術發(fā)展，向積極開發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案中知識的方向轉(zhuǎn)變。所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動企業(yè)知識管理水平的提高。

2.檔案知識智能化服務意識需要大力加強。企業(yè)檔案知識管理的最終目標就是實現(xiàn)檔案知識產(chǎn)品的加工共享，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識服務，這是檔案部門參與企業(yè)經(jīng)營主業(yè)的切入點。信息技術的發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了新的發(fā)展契機。檔案人員要構建企業(yè)的知識管理庫，將企業(yè)內(nèi)部原本各自封閉的信息連接起來，積極主動地為用戶提供檔案知識服務，加強檔案人員服務意識。

3.提高檔案人員素質(zhì)。檔案現(xiàn)代化事業(yè)是否適應企業(yè)的發(fā)展，關鍵在于是否擁有一支高檔次的檔案人員隊伍。檔案管理部門應把培訓工作提到日程上，抓好檔案管理人員的培訓。檔案人員除具備本專業(yè)的知識外，還要掌握檔案發(fā)展的趨勢和與檔案信息工作有關的新知識。有一支強有力的檔案工作隊伍，檔案就可以得到科學管理，檔案信息資源才可以得到合理的開發(fā)利用。

隨著以建立現(xiàn)代企業(yè)制度為目標的企業(yè)改革日益深化，以現(xiàn)代信息技術應用為基礎的企業(yè)信息化進程日益加快，知識和信息正在成為企業(yè)經(jīng)濟增長的最重要的源泉。知識管理在企業(yè)價值提升的過程中扮演著最為關鍵的角色，知識資源管理的目標就是快速方便的訪問所需要的信息和知識，確保企業(yè)管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)濟活動有效高速地運行。

參考文獻：

[1]王君彩主編：《科技檔案管理概論》，？中國檔案出版社，出版時間：1993年5？月.

[2]李明麗：《淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新》，安徽科技，出版時間：2009年第8期.