淺論事業(yè)單位檔案管理信息化建設的途徑

張少丹

[摘 要]為了體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理方面的改善以及體制的進步，檔案信息化建設已成為大部分企業(yè)的重點發(fā)展項目。與以往相比，信息化管理的優(yōu)勢更多的體現(xiàn)在了工作流程和工作效率等方面?？梢姍n案管理在對事業(yè)單位科學管理的一層保障，使得各方面的效率有了明顯的提升效果。

[關(guān)鍵詞]信息化；檔案管理機制的轉(zhuǎn)型；事業(yè)單位發(fā)展趨勢

檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化是檔案信息化建設的重要組成部分，需通過信息系統(tǒng)和計算機網(wǎng)絡共同協(xié)作完成信息傳送，從而使得檔案資源更合理有效并有序的被整合，達到了檔案信息共享的目的。檔案信息化建設逐步走向數(shù)字化存儲和利用，充分體現(xiàn)出檔案工作的標準化進程。在2012年11月25日頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》指出，應把在統(tǒng)籌兼顧的同時并推進信息化的速度作為工作目標和主要任務。

一、什么是檔案管理信息化

從定義來看，由實體文檔的保管轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⑽募硖峁┓盏男问奖煌ǚQ為檔案管理信息化管理形式。通過在對檔案信息的分類、分析、提取和加工可以提高檔案管理信息化的工作效益。相比舊的管理形式，這類新形式更易于保存與操作，在運用網(wǎng)絡的同時，既節(jié)約了檔案管理成本，也有利于效率的提高。使得電子文件更加規(guī)范化和數(shù)字化，并在部分中心城市發(fā)展數(shù)據(jù)庫，為公眾在網(wǎng)上查詢信息提供便利條件，同時也構(gòu)建了完整的檔案信息化體制。

二、實施事業(yè)單位檔案管理信息化面臨的問題

事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案管理方面的問題有以下幾個：

1、缺乏通用性

由于現(xiàn)階段工作部門的計算機配置與所用軟件的差異，文件檢索與軟件系統(tǒng)方面鉗制住了檔案信息管理的普及進度。

2、信息共享上的弊端

部分企業(yè)現(xiàn)階段的數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)不能夠達到規(guī)范性、開發(fā)性、服務性等多層次發(fā)展的標準。

3、規(guī)范性

其次由于歷史因素導致的管理規(guī)范性差也是一大問題。這一問題在各檔案明細間尤為突出，不規(guī)范的工作標準使得在檔案管理信息化普及進程上成為一大障礙。

4、事業(yè)單位在檔案管理方面缺乏創(chuàng)新性

在越來越多的檔案存儲與整理途徑中，更應該考慮新技術(shù)的發(fā)展與計算機處理信息能力的提升，可見檔案管理在創(chuàng)新方面需要得到重視。

5、管理人員的素質(zhì)問題

由原來實體檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒瘷n案，對管理人員的素質(zhì)條件必須嚴格。就目前形式來說，大多事業(yè)單位在管理人員工作水平與知識儲備上都有欠缺，要想使檔案信息更好的保管，提高工作人員的素質(zhì)有利于資源的優(yōu)化配置。

三、事業(yè)單位如何達到檔案管理信息化

第一，檢索方式與存儲模式的優(yōu)化與革新。通過提高計算機的利用率，擴大存儲信息量并優(yōu)化檢索配置對事業(yè)單位檔案管理信息化是一種方式。既要保證技術(shù)，又要監(jiān)督管理，二者共同對檔案的安全問題形成保障。同樣也需要紙質(zhì)檔案與電子檔案的備份查閱管理，在檔案查找方面提供很大便利。在完善電子檔案的過程中，讓分散的信息點通過整合，有順序的排列處理，也可以共享檔案信息資源。

第二，推進管理人員綜合素質(zhì)的提升。對管理人員的素質(zhì)可以通過培訓的方式來提高，以便建立更復雜的管理知識構(gòu)架。建立復合型人才的高尖端團隊也是對檔案管理團隊綜合能力的提高，同時也能有效的解決資源配置上的一些弊端。

第三，運行有效的檔案管理安全與保密機制。事業(yè)單位在檔案管理方面可以把安全與保密機制作為管理工作的重點。檔案信息的管理在運作、傳播與共享的過程中可能產(chǎn)生一些疏漏，導致檔案產(chǎn)生安全問題。通過運行安全與保密機制，可以保證信息對指定人員公開的安全性。此外，不僅保障了日常辦公的安全性，也對整個檔案管理信息系統(tǒng)的安全問題構(gòu)建起了一層壁壘。

第四，改進檔案信息管理走向標準化與規(guī)范化。在檔案信息管理中，規(guī)范與標準起著重要的制衡作用。在構(gòu)建檔案信息管理的同時也應該多參考國家管理機制的標準，因地制宜，結(jié)合優(yōu)秀的管理機制成果并形成符合本單位的管理標準。在建立管理數(shù)據(jù)庫的時候，標準化與規(guī)范化更是有著不可小覷的作用。對各形式的檔案數(shù)據(jù)形成有層次的劃分管理，并在統(tǒng)一規(guī)定下進行數(shù)據(jù)與文檔間的轉(zhuǎn)化與共享操作。這種方法有利于解決數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)化與共享過程中的一些不足，也對日后數(shù)據(jù)庫的更新與發(fā)展有著正規(guī)與標準的導向作用。

第五，促使檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)型。推進數(shù)字化是檔案管理由實質(zhì)性像信息化的前提，在推進數(shù)字化進程中，也是對檔案管理自身的一種保護形式。在實質(zhì)檔案向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變過程中，有關(guān)部門可以通過各種形式的載體把原有信息進行整合，建立健全的數(shù)字化檔案信息管理機制，在資源的配置與共享中發(fā)揮出檔案管理信息化的更大優(yōu)勢。

在現(xiàn)今的事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理由實質(zhì)化到信息化的轉(zhuǎn)型是當下的發(fā)展趨勢與必然結(jié)果，同樣也需要得到各事業(yè)單位的重視。在制定具體的檔案管理體制的過程中，信息化已成為各界人士關(guān)注的重點。不僅如此，在事業(yè)單位檔案管理的不斷轉(zhuǎn)型中，促進人力資源與工作效率的提升，與檔案管理工作相輔相成。事業(yè)單位檔案管理的信息化程度也代表著本單位內(nèi)在的實力，也是適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的大形勢與源動力，