夯實(shí)檔案室的基礎(chǔ)工作是提高服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵

徐彤艷

[摘 要]先進(jìn)的管理理念是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，現(xiàn)代的管理技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，科學(xué)的管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的保障；檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作是提高服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，是檔案工作領(lǐng)域內(nèi)的一場(chǎng)技術(shù)革命，必將給檔案工作帶來(lái)巨大的變革，產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

[關(guān)鍵詞]新

隨著檔案資源的急劇增長(zhǎng)和社會(huì)對(duì)檔案利用的頻繁程度，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已越來(lái)越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)利用的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而，作為儲(chǔ)存并提供利用的檔案工作，特別是檔案管理工作的現(xiàn)代化，其重要性日益顯現(xiàn)出來(lái)。檔案工作內(nèi)部的重心也應(yīng)從初級(jí)的檔案存放利用，上升到適應(yīng)新形勢(shì)下得“檔案現(xiàn)代化管理”上來(lái)。檔案管理作為檔案工作的終極目的，其重要性特征在得到進(jìn)一步的強(qiáng)化。

一、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)檔案的意識(shí)

提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，更著眼于政治素質(zhì)和實(shí)際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，增強(qiáng)黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺(jué)服從黨和政府對(duì)這個(gè)工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅(jiān)定信心。提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進(jìn)行調(diào)查研究，提高新時(shí)期對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平。同時(shí)也要提高檔案管理者對(duì)檔案的意識(shí)和法制觀念，認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和潛在價(jià)值，必須意識(shí)到檔案工作是全館工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，

增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高全員檔案認(rèn)知程度，首先是加大對(duì)檔案知識(shí)的宣傳和檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。檔案管理人員更多地參與到各類(lèi)材料形成檔案的整個(gè)過(guò)程中，向各處室人員講解文件收集整理歸檔的每個(gè)步驟，力求不斷擴(kuò)大全體人員及管理人員對(duì)檔案工作的了解，使每個(gè)人員認(rèn)識(shí)到：科研項(xiàng)目結(jié)題時(shí)，如果沒(méi)能按時(shí)整理歸檔科技資料，那該項(xiàng)科研活動(dòng)就不能算完結(jié)，只有做好歸檔工作，整個(gè)科研項(xiàng)目工作才算是有始有終。做好檔案歸檔工作是科研單位職工的良好素質(zhì)體現(xiàn)。

二、健全管理制度，建立全館一體化的管理新模式

健全檔案管理制度十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入我館崗位職責(zé)和考核辦法之中，在提高全員檔案意識(shí)，使他們積極主動(dòng)歸檔配合檔案部門(mén)工作的同時(shí)，建立檔案?jìng)鬟f、登記制度、實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，一是遺失及時(shí)查找補(bǔ)損，確保材料完整。

因此在貫徹檔案各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，制定專(zhuān)職檔案人員的工作職責(zé)以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類(lèi)別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷(xiāo)毀，從檔案移交到獎(jiǎng)懲等每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開(kāi)展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

三、多渠道、多途徑收集文件材料，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項(xiàng)工作，特別是提高管理水平和開(kāi)發(fā)利用檔案信息，為館內(nèi)決策服務(wù)。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高檔案利用率。

服務(wù)對(duì)象的差異，需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，價(jià)值的大小，直接影響現(xiàn)代檔案材料的利用率。

為從源頭上保證館檔案室收藏資源，我館反復(fù)多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時(shí)檔案的載體也實(shí)行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實(shí)物等。

四、實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理技術(shù)和管理思想的現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化。轉(zhuǎn)貼于233網(wǎng)新時(shí)期現(xiàn)代化的管理離不開(kāi)現(xiàn)代化的設(shè)備，但是工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式、格式、分類(lèi)規(guī)則、著錄和索引規(guī)則，文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。

這些標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的管理都離不開(kāi)先進(jìn)的技術(shù)，尤其是現(xiàn)代化管理中計(jì)算機(jī)的技術(shù)，光盤(pán)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，更少不了懂得先進(jìn)技術(shù)的人才。只有先進(jìn)的設(shè)備，先進(jìn)的技術(shù)，懂得先進(jìn)技術(shù)的人才和先進(jìn)的思想并有機(jī)結(jié)合起來(lái)，才能真正實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理的現(xiàn)代化。

五、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程？

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

2.分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3.分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

六、加強(qiáng)檔案人員計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能的培訓(xùn)

新的歸檔方法是以檔案工作的現(xiàn)代管理為前提的，沒(méi)有現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，不具備操作計(jì)算機(jī)的能力也是不能勝任工作的。對(duì)文件級(jí)檔案管理，業(yè)務(wù)人員要加以正確認(rèn)識(shí)，不僅要加強(qiáng)新的檔案整理辦法，而且要學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能。努力創(chuàng)造條件，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

要促進(jìn)檔案信息化管理，除了計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上外，首先必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)信息，搞好信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。其次，要加快開(kāi)發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源。同時(shí)，要通過(guò)現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。當(dāng)然加強(qiáng)電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)是不可或缺的一條。

所以說(shuō)，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)鍵，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是奠定檔案事業(yè)長(zhǎng)足進(jìn)步的根基。要加強(qiáng)人才專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，吸收各方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，壯大充實(shí)檔案信息服務(wù)的人才隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)：

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