提高企業(yè)文書工作者素質(zhì)芻議

文/河北秦皇島港股份有限公司雜貨港務(wù)分公司 張晶

一、文書工作者在企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用，客觀上要求提高文書工作者素質(zhì)

企業(yè)文書工作是企業(yè)辦公室工作的一部分，是直接為企業(yè)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，也是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層順利開展工作的重要保證。文書工作者在企業(yè)的發(fā)展進程中發(fā)揮著舉足輕重的作用：一是橋梁和紐帶的作用。文書工作中占很大比重的就是公文處理工作，它包括將上級的文件向下進行傳閱分發(fā)，或?qū)⑾录壍恼埵緢蟾鎮(zhèn)鬟f給上級單位，還有就是企業(yè)與企業(yè)之間、部門與部門之間的橫向溝通和聯(lián)系都是通過文書對公文的處理工作來完成的。二是助手的作用。在日常工作中，企業(yè)文書工作者除了要對公文進行處理，還要對印章和介紹信進行管理。印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志和職權(quán)的象征，具有標(biāo)志作用、憑證作用和權(quán)威作用；介紹信是企業(yè)對外聯(lián)系工作的憑證。企業(yè)在實施有效管理的過程中必然要使用到印章和介紹信，而這些都是通過文書工作者來辦理的。期間，文書工作者要對用印或用信進行嚴(yán)格的把關(guān)，協(xié)助管理者做好企業(yè)的管理工作和對外聯(lián)系工作。三是對檔案管理的影響作用。企業(yè)檔案是生產(chǎn)經(jīng)營、管理政務(wù)和各種活動的真實記錄，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展必不可少的信息財富。作為與企業(yè)檔案密切相關(guān)的文書工作者，需要及時收集整理需要歸檔的文件，并根據(jù)文件內(nèi)容的重要性確定保管年限，分門別類地做好文件的立卷歸檔工作，確保日后企業(yè)檔案有據(jù)可查?？梢哉f，文書工作的質(zhì)量直接影響企業(yè)檔案質(zhì)量，是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)文書工作者應(yīng)該具備的素質(zhì)

（一）要具備較高的政治素質(zhì)和道德修養(yǎng)

文書工作是一項政治性、思想性很強的工作。工作中，企業(yè)通過文書往來對黨的路線、方針和政策以及企業(yè)的大政方案進行宣傳，向所屬單位部署工作、提出要求等。這就要求文書工作者必須具備堅定正確的政治方向，在復(fù)雜的國際、國內(nèi)形勢面前保持清醒的頭腦，忠于職守，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，嚴(yán)守秘密，保持上級精神和文件指示在企業(yè)中順暢地傳達。與此同時，文書工作者還應(yīng)具備較高的道德修養(yǎng)，自覺養(yǎng)成全心全意為人民服務(wù)的思想作風(fēng)和工作作風(fēng)，以集體利益為重，為企業(yè)和職工提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（二）要具備良好的文化基礎(chǔ)

文書工作者經(jīng)常和各類公文打交道，包括對公文的處理、印章的使用和信件的開具，有時還要起草文件，所以文書工作者不僅需要掌握基本的文學(xué)文字上的功夫，還要通曉一些政治、經(jīng)濟、法律、企業(yè)管理等方面的知識，做一名“雜家”，才能為熟練地做好本職工作奠定良好基礎(chǔ)。

（三）要練就過硬的業(yè)務(wù)本領(lǐng)

辦公室是企業(yè)的“窗口”，作為辦公室一員的文書工作者也少不了與外界進行溝通，因此，文書需要具備良好的溝通能力；辦公自動化使計算機成為了現(xiàn)代辦公的主角，要求文書工作者必須熟練掌握和靈活運用計算機、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)；辦公室工作具有綜合性、多樣性，為了更好地發(fā)揮助手作用，文書工作者還應(yīng)具備較高的應(yīng)變能力。

三、提高企業(yè)文書工作者素質(zhì)的途徑和方法

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，提升政治素質(zhì)和道德修養(yǎng)

作為一名文書工作者，要充分認(rèn)識到文書工作的重要性，轉(zhuǎn)變文書工作技術(shù)含量低、在單位不受重視、不思進取的觀念，必須對自己的工作重新認(rèn)識，徹底改變工作被動、消極的狀態(tài)，以積極、主動、創(chuàng)新的工作姿態(tài)投入到工作中去。要不斷地學(xué)習(xí)政治理論，定期學(xué)習(xí)國家最新的法律法規(guī)，把握政策的動向，并及時掌握所在單位的新政策，深入了解單位的核心價值觀和精神理念，并以此為精神指導(dǎo)為企業(yè)服務(wù)。

（二）開展系統(tǒng)培訓(xùn)，提高專業(yè)知識和業(yè)務(wù)本領(lǐng)

一方面要進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，包括公文寫作知識、保密知識、檔案管理知識以及公文處理程序等；另一方面還要進行業(yè)務(wù)本領(lǐng)的培訓(xùn)，比如：得體的語言表達能力、恰當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒ê蛯ν话l(fā)臨時性工作的解決能力，為順利完成文書工作任務(wù)奠定良好基礎(chǔ)。

（三）樹立創(chuàng)新意識，創(chuàng)新工作方式和工作方法

新時期的文書工作者必須要樹立創(chuàng)新意識。實際上，無論從事什么工作都需要不斷地創(chuàng)新，發(fā)掘出高效快捷的方法，才能提高處理工作的質(zhì)與量，才能更好地為企業(yè)服務(wù)。例如，在電腦、網(wǎng)絡(luò)沒有被普遍利用之前，文書處理公文都是紙質(zhì)傳閱，文件歸檔靠用手抄寫，OA文件處理系統(tǒng)被引進后，文件的起草、簽發(fā)、傳閱、歸檔等流程都改為網(wǎng)上完成，這樣大大提高了工作效率。由此及彼，文書工作者可以嘗試將電子管理模式引入印信管理、招待費管理工作程序中，盡可能地運用新的辦公手段替換老式辦公方法，推動文書工作向現(xiàn)代化模式發(fā)展。

[1] 張信薇,沈亮.高校文書檔案管理工作的操作路徑[J].新上海檔案,2005,07.

[2] 張衛(wèi)華.校辦文書檔案工作之我見[J].鄭州牧業(yè)工程高等?？茖W(xué)校學(xué)報,2000,03.