文/宋金迪
初級中學(xué)檔案管理信息化初探
文/宋金迪
近年來,我國初級中學(xué)不斷地發(fā)展和完善教育體制改革。隨著建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大,所需管理的檔案數(shù)量正在飛速地增多,這給檔案管理工作者的工作帶來了很大的難度,所以傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)初級中學(xué)的發(fā)展要求。由此,產(chǎn)生了檔案管理信息化,但是目前的初級檔案管理信息化還存在著一些需要解決的問題,而且檔案管理信息化也需要不斷地進(jìn)行完善。
(一)檔案管理人員的觀念落后。
盡管當(dāng)前我國初級中學(xué)正在朝著國際化的方向發(fā)展,而且因?yàn)閷W(xué)校的擴(kuò)建,學(xué)校也專門成立了檔案管理科室,但是,負(fù)責(zé)檔案管理的人員管理觀念比較落后,依然保持著傳統(tǒng)的管理觀念,按照傳統(tǒng)的管理模式對部分檔案進(jìn)行管理,阻礙了檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。
(二)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較薄弱。對于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),是由學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)及部門主管對檔案信息化的態(tài)度來決定的,如果十分重視檔案管理信息化,那么基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)就會非常完善,反之則比較薄弱。目前,我國初級中學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)和部門主管存在著不夠重視檔案管理信息化的問題,所以導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較薄弱。初級中學(xué)檔案管理信息化所需要的基礎(chǔ)設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀等,目前初級中學(xué)分在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的資金還比較少,這也導(dǎo)致了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱的問題?;A(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ),而缺乏基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)嚴(yán)重阻礙檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。
(三)缺乏專業(yè)的檔案管理人員。
由于初級中學(xué)對檔案管理信息化的不重視,導(dǎo)致學(xué)校缺乏對專業(yè)的檔案管理人員的培養(yǎng)。目前,初級中學(xué)工作的重心還沒有轉(zhuǎn)移到檔案管理信息化建設(shè)上,依然放在教育改革、升學(xué)率、教學(xué)質(zhì)量上。而且在人才的引進(jìn)上,幾乎只引進(jìn)專業(yè)能力比較強(qiáng)的教師,而沒有引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員。另外,還有一個重要的阻礙因素是負(fù)責(zé)管理的人員基本上都是學(xué)校的管理人員來兼職,這些管理人員在時(shí)間和精力上都相對匱乏,而且沒有專業(yè)的檔案管理知識,所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)會缺乏科學(xué)性。
(一)建立檔案信息檢索。相比于其他檔案管理工作內(nèi)容,初級中學(xué)的檔案管理工作還是比較簡單的。根據(jù)不同的類別,檔案管理人員可以將信息資源進(jìn)行分類,比如按照學(xué)校行政、教學(xué)、人事信息進(jìn)行分類。在建立檔案信息時(shí),可以將其放在同一窗口,這樣一來,就可以比較方便、快捷地檢索和調(diào)取。
(二)提高檔案管理的水平。初級中學(xué)在建設(shè)檔案信息化的過程中,管理人員要保證信息資源的完整性,而且在錄入信息資源時(shí)既要保證速度又要保證質(zhì)量,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比,電子檔案管理具有查找和調(diào)取方便的優(yōu)勢,但是這一優(yōu)勢的實(shí)現(xiàn)需要管理人員保證建設(shè)檔案信息化整個流程的規(guī)范性。另外,要想提高檔案管理的水平,實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,就需要借助檔案管理軟件,利用檔案管理軟件不斷地對檔案信息進(jìn)行完善,并保證檔案信息的可靠性和規(guī)范性,提高檔案管理工作的效率。
(三)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。實(shí)際上,建設(shè)檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,其中包含著許多的環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)都具有同等的重要性,如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題,那么就會影響檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。在建設(shè)檔案管理信息化的過程中,專業(yè)管理隊(duì)伍的建設(shè)是非常重要的一環(huán),學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和部門主管要十分重視專業(yè)人才的培養(yǎng),定期舉辦培訓(xùn),提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),讓檔案管理人員的思想能夠與時(shí)俱進(jìn),并不斷地對工作進(jìn)行創(chuàng)新。此外,學(xué)校還可以引進(jìn)一批專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的檔案管理人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中,從而打造出一支高素質(zhì)、高層次的檔案管理工作隊(duì)伍,提高檔案管理的水平。
(四)提高檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化程度。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,辦公室自動化技術(shù)得到了發(fā)展和完善,在檔案管理信息化系統(tǒng)中,如果只是單單依靠這個系統(tǒng),已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的管理要求,所以勢必要將檔案管理信息化系統(tǒng)與校園網(wǎng)相結(jié)合,使檔案管理信息的建設(shè)成為數(shù)字化校園的重要組成部分。除了與校園網(wǎng)相連接,還可以實(shí)現(xiàn)與其他軟件系統(tǒng)相連接,形成一個完整的信息網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)在信息網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行資源共享。
在初級中學(xué),檔案信息包含著學(xué)校各個方面的資料,比如人事信息、行政信息、學(xué)生檔案等,可以說是一個初級中學(xué)的真實(shí)寫照。通過查閱初級中學(xué)的檔案,不但可以了解學(xué)校發(fā)展的歷史,還可以窺探出學(xué)校的管理水平及學(xué)生的發(fā)展情況。利用檔案中管理方面的資料,可以總結(jié)出管理存在的優(yōu)勢和不足,從而讓初級中學(xué)的建設(shè)向更好的方向發(fā)展。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,能夠更好地實(shí)現(xiàn)對學(xué)校檔案的管理。總之,由初級中學(xué)檔案的重要性可以看出建設(shè)檔案信息化的重要意義。
(作者單位:云南省玉溪市通??h河西中學(xué))