文/陳彩燕

中專學(xué)校檔案管理工作亟待達(dá)標(biāo)升級(jí)

文/陳彩燕

學(xué)校的檔案工作是學(xué)校行政管理和教學(xué)工作的重要組成部分，是學(xué)校各項(xiàng)工作過程的真實(shí)歷史記錄，是搞好教學(xué)和管理不可缺少的依據(jù)。自1987年《檔案法》頒布以來(lái)，檔案綜合管理升級(jí)活動(dòng)就成為檔案工作的重點(diǎn)任務(wù)，檔案目標(biāo)管理是使檔案工作走向規(guī)范化、制度化的手段，達(dá)標(biāo)和升級(jí)是對(duì)檔案管理綜合水平的全面評(píng)價(jià)和認(rèn)定。翻開1997年湛江檔案工作的一頁(yè)至今，湛江市的中專學(xué)校做到檔案工作管理達(dá)標(biāo)升級(jí)的寥寥無(wú)幾，這表明，我市絕大部分中專學(xué)校檔案目標(biāo)管理仍停留在基礎(chǔ)階段，甚至是一片空白。

一、中專學(xué)校檔案工作現(xiàn)狀

目前，大部分中專學(xué)校都將文書檔案集中辦公室管理，而把專門檔案分散于各業(yè)務(wù)部門管理，如學(xué)生科管理學(xué)生檔案，人事科管理教職員工人事檔案，教務(wù)科管理教師、教學(xué)管理檔案，后勤科管理基建檔案等。長(zhǎng)時(shí)間的分散管理不僅造成檔案管理難以集中、統(tǒng)一，不利于檔案的管理利用，且分散了人力、物力。另外，檔案管理呈現(xiàn)分散、零亂的現(xiàn)狀。如大部分中專學(xué)校未能健全文件立卷的程序，批閱完的文件未能及時(shí)得到催還，易致文件流失，造成歸檔困難。其次，沒有成立專用室?guī)鞂?duì)檔案進(jìn)行有效的保存，批閱完的文件只存放在木柜或鐵柜中，保存檔案的環(huán)境差，庫(kù)房的溫、濕度得不到控制，使文件變黃變脆，且招致鼠蟲咬蝕，使文件殘缺不齊。再次，由于檔案管理不好，使檔案無(wú)法有效地發(fā)揮作用，無(wú)法及時(shí)主動(dòng)地向有關(guān)科室或部門提供信息參考。

造成以上狀況的原因是多方面的，既有客觀因素，也有人為因素。

第一，領(lǐng)導(dǎo)不重視。檔案管理是否規(guī)范化，檔案能否發(fā)揮作用取決于人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)水平。據(jù)筆者了解，大部分中專學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不深，對(duì)檔案和檔案的作用還存在各種糊涂的認(rèn)識(shí)甚至誤解。有的同志甚至認(rèn)為成立檔案室是沒用的，認(rèn)為不需要投入資金、人力、物力去實(shí)現(xiàn)檔案目標(biāo)管理。認(rèn)識(shí)上的不重視是中專學(xué)校檔案目標(biāo)管理的主要障礙，也是使檔案管理水平受到限制的關(guān)鍵所在。檔案管理水平的高低，直接影響到檔案管理部門提供檔案服務(wù)的能力，如果工作得好，作用就大；如果檔案管理不好，檔案便無(wú)法有效地發(fā)揮作用，檔案管理的水平低又會(huì)使人們無(wú)法提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)水平，二者互相影響和制約，使檔案工作管理未能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和目標(biāo)化。

第二，“巧婦難為無(wú)米之炊”。有的中專學(xué)?？嘤跊]有場(chǎng)地建設(shè)庫(kù)房，而建設(shè)規(guī)范的檔案室還需要投入大筆資金，目前大部分中專學(xué)校資金運(yùn)轉(zhuǎn)困難，學(xué)校要投入大量資金用于檔案管理和建設(shè)難度很大，這也導(dǎo)致檔案管理無(wú)法正?；?/p>

第三，對(duì)檔案工作的宣傳力度不夠。中專學(xué)校很少面向師生宣傳檔案工作的重要性和必要性，教職員工參與意識(shí)薄弱。很多教師對(duì)檔案不了解，對(duì)檔案利用與服務(wù)認(rèn)識(shí)不深，無(wú)法感受到檔案利用與服務(wù)的價(jià)值。

二、開展檔案管理工作達(dá)標(biāo)升級(jí)的必要性

“不論什么單位，檔案工作與其他各項(xiàng)工作聯(lián)系在一起，并積極開展利用工作，不斷提供檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)，這個(gè)單位的檔案工作就能迅速發(fā)展，檔案工作的地位和影響也就相應(yīng)地提高和擴(kuò)大。”開展中專學(xué)校檔案綜合管理升級(jí)活動(dòng)，是促進(jìn)檔案工作全面發(fā)展的一項(xiàng)措施，目的是通過實(shí)行檔案的綜合管理加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，改善檔案工作的條件，提高檔案開發(fā)利用水平。早在建國(guó)初期，周恩來(lái)同志就指出：“檔案工作的目的是為現(xiàn)實(shí)的革命服務(wù)的?！秉h的十一屆三中全會(huì)后，鄧小平同志又指出：“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)?！边@不僅闡明檔案服務(wù)的重要性，也從一個(gè)側(cè)面闡明檔案作為一種信息資源的重要性。

中專學(xué)校開展檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)是促進(jìn)各項(xiàng)管理水平提高的手段之一。檔案是學(xué)校各項(xiàng)管理的依據(jù)，對(duì)各類檔案規(guī)范化管理能檢驗(yàn)學(xué)校各項(xiàng)工作的質(zhì)量，從而形成有效的管理。

中專學(xué)校檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)是提高行政工作效率及保證工作質(zhì)量的必要條件。檔案是行政工作的決策依據(jù)。檔案管理的達(dá)標(biāo)升級(jí)能充分發(fā)揮檔案的憑證和參考作用，為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供依據(jù)。文書檔案，會(huì)計(jì)檔案，人事檔案，基建檔案是一個(gè)單位行政管理的重要依據(jù)，對(duì)這些方面的檔案實(shí)行有效地管理，能及時(shí)協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，為行政工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)。

最后，檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)對(duì)建立完整、有效的檔案管理具有重要意義。檔案工作從狹義上說是檔案室、檔案館對(duì)檔案進(jìn)行的具體管理，其主要內(nèi)容包括檔案的收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索，利用服務(wù)，編輯和研究等。檔案管理一旦升級(jí)達(dá)標(biāo)，就能將上述程序相互聯(lián)系，使檔案工作的整體得到正常運(yùn)轉(zhuǎn)，充分體現(xiàn)檔案工作的管理性、服務(wù)性的和諧統(tǒng)一，為學(xué)校的全面工作奠定良好的基礎(chǔ)。

為使檔案工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，中專學(xué)校應(yīng)加大力度提高檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。

一是提高認(rèn)識(shí)，更新思想觀念。

學(xué)校檔案是整個(gè)學(xué)校工作的一部分，處處為中心工作、重點(diǎn)工作服務(wù)，不搞好學(xué)校檔案工作，會(huì)給其他工作帶來(lái)不利影響。因此，我們必須正確認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案工作的地位和作用，充分認(rèn)識(shí)檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，把檔案工作列入議事日程，與其他工作同布置，同檢查。

領(lǐng)導(dǎo)階層要增強(qiáng)檔案意識(shí)，抓基礎(chǔ)建設(shè)，保障資金的投入，為檔案工作創(chuàng)造良好的硬件環(huán)境，為檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要像重視行政及教學(xué)管理般重視檔案管理工作，把它放到應(yīng)有的位置，下決心抓落實(shí)，爭(zhēng)取達(dá)標(biāo)升級(jí)。

二是深入貫徹以《檔案法》為核心的檔案法規(guī)，認(rèn)認(rèn)真真開展目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)。1987年《檔案法》頒布，1996年第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十二次會(huì)議通過《關(guān)于修改〈中華人民共和國(guó)檔案法〉的決定》，對(duì)《檔案法》進(jìn)行修正，我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，切實(shí)認(rèn)識(shí)《檔案法》的意義，以《檔案法》為依據(jù)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)與設(shè)施建設(shè)，總體要求應(yīng)按《廣東省機(jī)關(guān)檔案綜合管理升級(jí)考核標(biāo)準(zhǔn)》的考核內(nèi)容，認(rèn)真做好檔案管理的“軟件”與“硬件”建設(shè)?！败浖苯ㄔO(shè)就是按考核標(biāo)準(zhǔn)中檔案管理制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的要求抓好落實(shí)工作，“硬件”建設(shè)就是檔案基礎(chǔ)設(shè)施，基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，各中專學(xué)校應(yīng)結(jié)合實(shí)際，采取相應(yīng)措施，全面開展檔案綜合管理升級(jí)活動(dòng)。

中專學(xué)校應(yīng)該自覺按照《考核標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行自我考核及評(píng)審，成立“檔案升級(jí)領(lǐng)導(dǎo)小組”進(jìn)行專門指導(dǎo)和監(jiān)督，抓好“行政管理”“基礎(chǔ)業(yè)務(wù)”“室?guī)煸O(shè)施”“開發(fā)利用”四大項(xiàng)建設(shè)，逐條落實(shí)，爭(zhēng)取早日達(dá)標(biāo)升級(jí)。

三是要加強(qiáng)學(xué)校檔案的利用與服務(wù)工作。“檔案的利用與服務(wù)是檔案工作為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的直接體現(xiàn)，它是秉承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是檔案工作聯(lián)系社會(huì)各方面的一個(gè)窗口，也是檢驗(yàn)衡量檔案工作好壞的最重要指標(biāo)?！睓n案的利用與服務(wù)是檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)，是檔案工作服務(wù)性的體現(xiàn)。學(xué)校檔案部門根據(jù)現(xiàn)存可利用的檔案資料，通過收集、分類、加工、整理成為信息資料，為師生所利用，實(shí)現(xiàn)其使用價(jià)值。例如可開放檔案閱覽、檔案外借，及時(shí)向教職員工提供信息咨詢服務(wù)，加強(qiáng)學(xué)校檔案的利用開發(fā)工作能促進(jìn)教學(xué)及其他各項(xiàng)管理的質(zhì)量提高，并能使行政管理工作高效率地運(yùn)轉(zhuǎn)。

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越引起企業(yè)、事業(yè)單位的高度重視，李鵬總理在1997年召開的第13次國(guó)際檔案工作會(huì)議上的講話指出：“檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人類文明進(jìn)步的階梯，保護(hù)和開發(fā)檔案是各國(guó)政府的共同職責(zé)，也是檔案工作的神圣使命”。中專學(xué)校檔案是學(xué)校各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和真實(shí)記錄，隨著檔案的持續(xù)增加，我們面臨著檔案管理的繁重任務(wù)，更應(yīng)從自我實(shí)際出發(fā)，以檔案工作目標(biāo)管理為手段，全面提高學(xué)校檔案的管理水平，將檔案開發(fā)利用與學(xué)校工作緊密聯(lián)系起來(lái)，以基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)為重點(diǎn)，逐步實(shí)施，逐步規(guī)范，我們期待在21世紀(jì)的檔案事業(yè)中，中專學(xué)校的檔案管理工作將翻開新的一頁(yè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理。

（作者單位：湛江財(cái)貿(mào)學(xué)校）