文/符健

檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用由來已久，最早可以追溯到上個世紀(jì)90年代初期，在某些單位就推廣應(yīng)用了基于FOXBASE數(shù)據(jù)庫開發(fā)的單機版檔案管理程序，從理論上來說應(yīng)該發(fā)展得相當(dāng)成熟和完善，但在實際中，很多單位的檔案部門是一個邊緣化部門，不受重視，檔案部門只不過是例行機構(gòu)設(shè)置中不得不存在的一塊雞肋，檔案工作也逐漸脫離常態(tài)化機制，檔案的集中管理、規(guī)范管理的力度越來越弱。即便檔案管理工作具有國家規(guī)范要求和標(biāo)準(zhǔn)，但具體到某一個行業(yè)或某一個單位，能真正落實到位的卻如鳳毛麟角。因為不被重視，檔案管理工作的資金投入、人力投入都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以滿足檔案信息化工作的開展，也無法保證檔案日常管理系統(tǒng)的及時更新?lián)Q代。很多單位仍在使用老舊的檔案管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)無法完成對電子檔案的有效管理，無法進(jìn)行虛擬組卷，無法進(jìn)行B/S模式的網(wǎng)絡(luò)查詢，資料管理能力孱弱，利用率低下，手工操作量龐大。

一、系統(tǒng)目標(biāo)

本系統(tǒng)是根據(jù)某單位的實際工作現(xiàn)狀而開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，主要針對單位檔案管理高新技術(shù)應(yīng)用和信息化處理方面存在的不足和缺陷而設(shè)計，旨在提高系部層次的二級機構(gòu)檔案管理工作的信息化程度，在不影響檔案安全性的前提下，提高檔案工作的效率和檔案利用效率，降低兼職檔案員的工作強度，在專職檔案員人力不足的狀況下，分擔(dān)一級檔案管理部門的檔案管理工作量，減輕一級檔案管理部門的檔案流通利用壓力，補充一級檔案管理部門所欠缺的電子檔案數(shù)據(jù)，使檔案管理工作能更完善地適應(yīng)檔案資料載體多樣性的變化趨勢，逐步走進(jìn)科技化、網(wǎng)絡(luò)化、高效化的管理模式。

本系統(tǒng)運用UML進(jìn)行面向?qū)ο蟮能浖O(shè)計、分析與開發(fā)的知識和建模手段，進(jìn)行了系統(tǒng)的參與者界定、用例的描述、活動圖分析及數(shù)據(jù)庫建模等設(shè)計，并計劃運用JAVA Script、C#、JSP、SQL Server、Visual Studio等開發(fā)語言和工具完成對系統(tǒng)的技術(shù)實現(xiàn)。

二、系統(tǒng)可行性分析

（一）管理層面的可行性分析。檔案管理工作從單位組建開始就已開展，但這項工作并非主要工作，而是多年處于單位職能邊緣化狀態(tài)，在管理改革上被關(guān)注的程度不夠。幾十年來，隨著單位發(fā)展的不斷壯大，業(yè)務(wù)的逐步拓展，檔案的數(shù)量和種類也越來越多，但在專職檔案管理人員的編制上并沒有變化，檔案管理手段和方式也沒有及時得到改進(jìn)，檔案管理模式并沒有發(fā)生實質(zhì)上的改進(jìn)。雖然也配備了計算機等各種終端設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，但相應(yīng)的軟件系統(tǒng)版本老舊，操作繁瑣、系統(tǒng)龐大、虛設(shè)功能較多，與單位管理政策和管理現(xiàn)狀匹配不足，沒能很好地提升檔案管理的科技化程度。這就造成了因人手不足、管理現(xiàn)代化程度不高而使檔案歸檔不及時、錯誤發(fā)生率增加、檔案利用效率低下、檢索不便等不利于檔案管理和利用的現(xiàn)狀。

因此，為了從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理工作的效果，增強檔案利用處理的高效性，在當(dāng)今信息化程度日漸高漲的網(wǎng)絡(luò)時代，將檔案管理工作進(jìn)行信息化運作是管理上的迫切需要，也是切合檔案載體電子化趨勢的迫切需要。

（二）技術(shù)層面的可行性分析。在硬件方面，單位的網(wǎng)絡(luò)體系經(jīng)過多年的運行己建設(shè)得非常完善，安全性高，管理嚴(yán)格，維護(hù)及時，計算機終端的普及率和聯(lián)網(wǎng)率非常高，單位二級機構(gòu)的兼職檔案員的計算機配備率為100%，給檔案管理系統(tǒng)的運行提供了可靠充足的設(shè)施保障。在人員素質(zhì)方面，雖然檔案員這個崗位始終被認(rèn)為技術(shù)含金量不高，一直處于人員綜合素質(zhì)偏低、年齡偏大的尷尬狀態(tài)，但隨著兼職檔案員的出現(xiàn)，這一狀態(tài)已得到很大的改善，經(jīng)過單位多年來信息化工作的開展，OA系統(tǒng)的全面推進(jìn)和實施，各種辦公所需的計算機操作技能得到了大面積的普及，兼職檔案員們所具備的計算機應(yīng)用能力已足以使檔案管理系統(tǒng)在較短的時間內(nèi)得到良好的推廣應(yīng)用，而不需要花太多的人力和時間專門進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用的培訓(xùn)，這使得檔案管理系統(tǒng)的運用在技術(shù)層面上具有良好的可行性。

（三）系統(tǒng)功能需求。本系統(tǒng)主要提供二級檔案管理機構(gòu)兼職檔案員在完成檔案管理工作各項職能要求時所需要的操作功能，是針對提升基層檔案管理工作質(zhì)量和效率而進(jìn)行的設(shè)計，從安全性、實用性、高效性和可操作性等方面著手進(jìn)行各項功能設(shè)計，主要包括了用戶登入登出、系統(tǒng)管理、檔案立卷、檔案查閱、檔案打印、檔案備份等各項功能模塊。按照檔案管理工作的實際要求，細(xì)化為用戶登入、安全登出、用戶管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案錄入、檔案修改、立卷標(biāo)準(zhǔn)錄入、立卷審核、多種形式檔案查閱管理、外借及歸還管理、各種檔案管理資料的打印輸出及檔案的備份和還原等功能。

總之，本系統(tǒng)的開發(fā)是結(jié)合本單位具體實際進(jìn)行的，該系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用能有效地解決檔案管理中的局限性，能適應(yīng)多形式載體檔案管理的需求，提高檔案資料的完備性；能降低檔案工作的工作強度，提高檔案歸檔的及時性；能拓展檔案檢索模式，提高檔案利用的高效性；能充分為其他各項工作和領(lǐng)導(dǎo)決策提供更好的服務(wù)，發(fā)揮出檔案的使用價值。