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      檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析

      2014-12-12 07:05:07徐蕾
      決策與信息 2014年14期
      關(guān)鍵詞:外向原理現(xiàn)代化

      徐蕾

      佳木斯技師學(xué)院 黑龍江佳木斯 154002

      檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析

      徐蕾

      佳木斯技師學(xué)院 黑龍江佳木斯 154002

      檔案管理的原理和檔案管理工作的現(xiàn)代化有著直接的聯(lián)系,雖然說檔案管理工作的相應(yīng)管理方式在持續(xù)發(fā)生著相應(yīng)的變化,但檔案管理始終是其中的根本,如此以來也就必須要針對檔案管理原理加以利用,檔案管理現(xiàn)代化才能夠得到更好的發(fā)展。本篇文章主要針對檔案管理原理以及檔案管理現(xiàn)代化的應(yīng)用分析進(jìn)行了全面詳細(xì)的探討,以期為我國的檔案管理發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

      檔案管理原理;現(xiàn)代化檔案管理;分析與應(yīng)用

      在當(dāng)前全球化共同發(fā)展的背景之下,社會經(jīng)濟(jì)體系的進(jìn)步開始和多個(gè)方面的因素相接駁。在這一過程中,社會不斷的針對檔案管理現(xiàn)代化提出了更多嚴(yán)苛要求。實(shí)質(zhì)上,檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展過程中,主要就是把以往較為傳統(tǒng)并且無法滿足現(xiàn)代化社會需求的管理措施,朝著更加科學(xué)合理的方式加以轉(zhuǎn)變。并且在逐漸完成轉(zhuǎn)變期間,必須要將現(xiàn)代化的管理理論加以應(yīng)用,并且作為發(fā)展的基礎(chǔ),以此來達(dá)到發(fā)展檔案管理的目的。下文主要針對檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用分析進(jìn)行了全面詳細(xì)的探討。

      一、檔案管理原理

      檔案管理工作本身屬于較長期并且極為緩慢的管理工作,正是由于檔案管理的長期性,所以必須要針對檔案保管工作加以重視。但是在實(shí)際展開檔案管理工作的過程中,有著多個(gè)不同的工作階層,并且每個(gè)不同階層所呈現(xiàn)出的特性也有所差異。從某種程度上來說,檔案管理活動本身限制了檔案在社會中的流通性,自身有著較為封閉的特性,這直接導(dǎo)致檔案管理工作中有著利用、保管的矛盾性存在。

      二、檔案管理現(xiàn)代化的背景以及必要性

      檔案管理現(xiàn)代化就是指管理者秉承著現(xiàn)代管理理論科學(xué),以現(xiàn)代的管理方式與手段為基礎(chǔ),利用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備與技術(shù),管理員充分發(fā)揮自身的主動性、創(chuàng)造性、積極性,進(jìn)而對檔案的管理以往的傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行改革,讓檔案管理完成到現(xiàn)代化、智能化、系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)變?;谏鐣?jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步的基礎(chǔ)上,現(xiàn)代科學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了長足的發(fā)展,尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸的應(yīng)用于各行各業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域中。

      在當(dāng)前社會飛速發(fā)展的過程中,通過檔案管理現(xiàn)代化管理工作的執(zhí)行,實(shí)際上有著至關(guān)重要的作用,首先,能夠高效、安全的直接通過互聯(lián)網(wǎng)電子形式的方式來對于檔案信息加以收集和管理,各個(gè)方面的信息檔案能夠更加便利的進(jìn)行查閱,同時(shí)還能夠持續(xù)性的對檔案本身管理環(huán)境加以改善,最大限度的降低檔案信息所需要的存儲空間,這對于現(xiàn)代社會中大量檔案原件檔案管理起到了一定的促進(jìn)作用。

      三、檔案現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵

      1、系統(tǒng)管理

      檔案管理現(xiàn)代化理論體系中所存在的核心實(shí)際上就是系統(tǒng)理論,要想真正的達(dá)到現(xiàn)代化管理的目的,就必須要相應(yīng)的管理人員從以往陳舊的分割式管理措施之中完全脫離出來,利用一個(gè)更大的系統(tǒng)管理理論體系來管理,在這其中,要將整體性的觀念作為重要基礎(chǔ),以此對整個(gè)管理系統(tǒng)加以管理。每一個(gè)區(qū)域都是整體總部門的一個(gè)構(gòu)成部分,只有采取系統(tǒng)工程的思想來對其進(jìn)行管理,才能夠充分發(fā)揮系統(tǒng)內(nèi)每一個(gè)分支的價(jià)值,并且將之有機(jī)的融合,從而形成有效的整體,進(jìn)而提高管理的工作效率。檔案管理工作具有十分重要的意義,在國家建設(shè)中占有十分重要的位置、國家將檔案管理工作當(dāng)做一項(xiàng)十分重要的事業(yè)進(jìn)行發(fā)展。

      2、加強(qiáng)對檔案管理的重視

      各個(gè)地區(qū)要對檔案工作引起足夠的重視,將檔案管理工作進(jìn)行認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?。檔案工作的主要目的就是通過管理相關(guān)的檔案材料,為社會的經(jīng)濟(jì)、文化、產(chǎn)業(yè)、科學(xué)發(fā)展提供相關(guān)的資料與依據(jù),進(jìn)而為其發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理的工作對象就是一系列的檔案,對檔案進(jìn)行管理需要一套系統(tǒng)的方式與原則。只有加強(qiáng)對檔案的管理,對檔案信息資源進(jìn)行大力的開發(fā),才能夠節(jié)省相應(yīng)的人力與物力,從而獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。

      3、充分發(fā)揮外向功能與內(nèi)向功能

      在執(zhí)行管理工作的過程中,其中所存在的一項(xiàng)原則就在于外向功能。外向功能本身就是某個(gè)部分對于社會做出的貢獻(xiàn),因此,任何一個(gè)部門在指向管理工作期間,都必須要對于外向功能引起重視,保證外向功能之下的內(nèi)向功能能夠保持良好的運(yùn)作。此外,檔案管理工作中還包含了服務(wù)性質(zhì),這是檔案工作的核心價(jià)值也是其運(yùn)行的基礎(chǔ),在這方面,相應(yīng)的管理部門也要對于外向功能加以靈活運(yùn)用,保證檔案以及資料內(nèi)容能夠?yàn)樯鐣鞒鲐暙I(xiàn)。

      4、整分合原理與反饋原理

      有關(guān)管理學(xué)家曾經(jīng)指出,在對一件工作的完成進(jìn)行詳細(xì)過程的了解之后,并且將其分成每一個(gè)小的要素或部分的前提下,對其進(jìn)行適當(dāng)合理的排列與組織,就能夠有效地提高工作效率。這就從某個(gè)角度也可以理解為,對事物的發(fā)展過程進(jìn)行詳細(xì)了解就是了解整體的面秒以及其發(fā)展規(guī)律,將整體分解為各個(gè)部分或因素就是明確其在整體的功能與價(jià)值,適當(dāng)組織就是按照事物科學(xué)的發(fā)展規(guī)律在滿足最大效益的前提下對其進(jìn)行合理科學(xué)的排列組合。在現(xiàn)代,高效率的管理工作就需要在整體里實(shí)現(xiàn)合理分工,進(jìn)而在分工上進(jìn)行有效的綜合。這也被稱之為“整分合原理”?!罢趾稀痹砭褪乾F(xiàn)代化管理的基本理論。從宏觀的角度上看有檔案室工作、檔案館工作、檔案教育科研等。為了將各自自身的職能最大程度的發(fā)揮,各級檔案管理部門會根據(jù)其自身的職責(zé)制定每年具體的工作目標(biāo)。最終的工作目標(biāo)即為管理機(jī)構(gòu)的年限內(nèi)的運(yùn)作達(dá)到最佳效果。是檔案部門工作前進(jìn)的方向,也是對管理成果進(jìn)行驗(yàn)收的依據(jù)。

      四、結(jié)語

      綜上所述,在我國當(dāng)前全球化發(fā)展的背景之下,檔案管理工作顯得越發(fā)重要,就本質(zhì)上來說,無論是檔案管理還是企業(yè)檔案,實(shí)際上對于社會的發(fā)展都起到了一定的推動作用。檔案管理工作在展開的過程中,務(wù)必要充分的對于檔案管理工作中的科學(xué)理論體系、知識體系來加以應(yīng)用,促進(jìn)檔案管理工作能夠得到現(xiàn)代化的建設(shè)發(fā)展。而在實(shí)際進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中,還應(yīng)當(dāng)要針對相當(dāng)?shù)臋n案保護(hù)加以強(qiáng)化,確保檔案的客觀真實(shí)性。只有真實(shí)、客觀的檔案管理工作,才能夠?yàn)閲窠?jīng)濟(jì)發(fā)展起到一定的輔助作用。

      [1]鄧紹興.新編檔案管理學(xué)[M].檔案出版社,2009.

      [2]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社,2011(6下).

      [3]陳兆祦.檔案工作全書[M].中國人民大學(xué)出版社,2008(9下).

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