關(guān)于殯儀館檔案現(xiàn)代化管理工作中相關(guān)問題的探討

李冰

[摘 要]殯儀館作為具有公益性質(zhì)的事業(yè)單位，屬于一個(gè)特殊的部門，其檔案管理工作也具有自身的特點(diǎn)。但在當(dāng)前信息化環(huán)境下，對(duì)殯儀館檔案工作也提出了新的要求，需要?dú)泝x館檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，加快實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，使其能夠更好的滿足人們?cè)跉浽岱?wù)方面的需求。文中從檔案管理現(xiàn)代化的含義入手，對(duì)目前殯儀館檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)殯儀館檔案現(xiàn)代化管理的具體方法進(jìn)行了闡述。

[關(guān)鍵詞]殯儀館;檔案;現(xiàn)代化管理;方法

一、檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理現(xiàn)代化是在對(duì)檔案進(jìn)行管理工作中，無論是其檔案實(shí)體，還是理論及信息傳遞等方面，都隨著時(shí)間的發(fā)展而不斷的發(fā)展到一個(gè)新的水平，而且具有較強(qiáng)的創(chuàng)新性。當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化即是在檔案管理工作中充分的應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息化技術(shù)等對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化管量。殯儀館作為一個(gè)特殊的部門，其檔案管理工作也具有自身的特點(diǎn)，不僅需要對(duì)死亡人員的時(shí)間、遺體運(yùn)送情況進(jìn)行客觀的反映，同時(shí)還需要對(duì)遺體保存信息、火化及骨灰存放等相關(guān)信息進(jìn)行管理。這就需要充分的應(yīng)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)來進(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理工作，從而更好的推動(dòng)殯葬事業(yè)的發(fā)展，為殯儀館的發(fā)展和建設(shè)提供科學(xué)的數(shù)據(jù)信息。

二、目前殯儀館檔案現(xiàn)代化管理中存在問題

（一）殯儀館對(duì)檔案現(xiàn)代化管理缺乏重視

檔案管理工作方式方法落后。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是一些殯儀館檔案管理領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)，對(duì)殯儀館檔案現(xiàn)代化管理在業(yè)務(wù)流程中的地位認(rèn)識(shí)不到位：二是殯儀館檔案管理工作科室工作人員只重視自身專業(yè)的工作，而忽視在各種檔案材料的收集與歸檔。

（二）殯儀館檔案現(xiàn)代化管理工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

許多殯儀館檔案管理工作人員多是兼職，缺乏專業(yè)知識(shí);而業(yè)務(wù)科室也沒有專人對(duì)檔案的收集和完善工作進(jìn)行監(jiān)管?，F(xiàn)有的常規(guī)檔案的管理模式也有時(shí)不適用于殯儀館檔案管理工作，并且國家和部門缺少這方面的標(biāo)準(zhǔn)，從而在一定程度上影響了檔案完整性和系統(tǒng)性。

（三）檔案整理工作的完整性得不到保障

由于殯儀館檔案管理工作中檔案管理人員多是兼職，立卷的難度大，案卷的質(zhì)量也較低。其中很多資料字跡模糊、紙張破損嚴(yán)重、殘缺不齊。對(duì)于不歸檔的材料，如重復(fù)文件、草稿、統(tǒng)計(jì)表、登記表等，往往被忽視沒有進(jìn)入殯儀館檔案管理工作范疇，造成了文件的丟失。

（四）殯儀館檔案現(xiàn)代化管理工作中信息化不足

不少殯儀館的檔案管理方式落后，還是保留在傳統(tǒng)的手工操作階段，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際工作的需求。對(duì)殯儀館信息資源的有效開發(fā)缺乏力度。不能有效的按照相關(guān)的需求來索引信息資源。

三、加強(qiáng)殯儀館檔案現(xiàn)代化管理的具體方法

（一）強(qiáng)化殯儀館檔案管理理念的創(chuàng)新

隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各學(xué)科在發(fā)展過程中得以交叉和綜合，形成了共生的關(guān)系，而殯儀館檔案管理工作也需要充分的依據(jù)這一規(guī)律，并在工作中加快創(chuàng)新和突破，加快對(duì)殯儀館檔案管理工作的定量化研究，使現(xiàn)代化技術(shù)在殯儀館檔案管理中得以更廣泛的應(yīng)用。

（二）提高檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平

1.信息的輸入

使用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)采取單個(gè)用戶和多個(gè)用戶輸入方法進(jìn)行輸入，在數(shù)據(jù)的輸入過程中，對(duì)每一份數(shù)據(jù)可以進(jìn)行多次的輸入以保證數(shù)據(jù)的正確性。定期對(duì)本單位的所有資料進(jìn)行檢查，看是否有漏掉輸入數(shù)據(jù)的現(xiàn)象發(fā)生，并將所有資料進(jìn)行保存。

2.查詢和檢索

在殯儀館檔案管理中針對(duì)死亡人員檔案資料的信息量不是很大，但是涉及的信息面卻是很廣的特點(diǎn)。在查詢和管理的過程中應(yīng)該做到不但能夠按照姓名和骨灰存放證的編號(hào)可以直接查詢死者的全部檔案資料，而且還可以利用死亡人員的死亡時(shí)間、遺體寄存時(shí)間和續(xù)存時(shí)間、死亡人員的年齡大小、生前的住址和工作單位、寄存人的住址和工作單位、骨灰的取走時(shí)間、相關(guān)經(jīng)辦人等單一方面的內(nèi)容或是多個(gè)方面的內(nèi)容組合進(jìn)行檢索。這樣在一定程度上提高了檢索的速度，提高了殯儀館的服務(wù)水平。

3.匯總和統(tǒng)計(jì)

將計(jì)算機(jī)輸入的檔案資料進(jìn)行全面的匯總并進(jìn)行分類處理，將相關(guān)資料根據(jù)需求打印成各類報(bào)表，滿足殯儀館日常管理的實(shí)際需求。并對(duì)殯儀館內(nèi)的所有計(jì)算機(jī)建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息的共享。不但為查詢提供方面，更為重要的是對(duì)殯儀館的現(xiàn)階段的檔案數(shù)量有了直觀正確的數(shù)據(jù)支持，為改進(jìn)殯儀館的其它工作提供依據(jù)。

（三）提高檔案的收集、整理和保存工作效率

殯儀館檔案管理現(xiàn)代化其根本目的是為了給檔案管理工作帶來更多的便利，無論是從檔案資料的收集，還是加工和保存方面都帶來方便，這樣才能更有利于推動(dòng)檔案管理工作的開展。首先在殯儀館檔案的記錄過程，死亡人員的檔案都是由寄存方來提供的，部分人員由于個(gè)人隱私等原因在提交資料過程中就會(huì)存在著不完整，這也就導(dǎo)致殯儀館的檔案資料完整性得不到有效的保障。而檔案管理現(xiàn)代化后，則可以利用信息化處理技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行輸入、掃描和識(shí)別，這不僅有利于更好的識(shí)別，而且也有效的彌補(bǔ)了當(dāng)事人不愿提交資料所導(dǎo)致的檔案不完整問題。其次檔案管理現(xiàn)代化充分的利用信息技術(shù)來對(duì)原始檔案進(jìn)行掃描，有效的避免了紙質(zhì)檔案在加工過程中，由于受到時(shí)間及氣候等因素的影響而導(dǎo)致?lián)p壞現(xiàn)象的發(fā)生，更利于檔案資料的加工。而且在檔案保存方面由于采用了磁性介質(zhì)等為載體進(jìn)行保存，不僅減少了空間的占用，而且不易發(fā)生變化和損壞。

四、結(jié)束語

當(dāng)前我國殯葬行業(yè)也取得了較快的發(fā)展，但殯儀館的檔案管理工作還較為滯后，這在一定程度上給殯儀館的服務(wù)質(zhì)量帶來了較大的影響，所以在當(dāng)前殯儀館檔案管理工作中，需要增強(qiáng)科技力量的投入，加快檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，這樣不僅能夠有效的提高殯儀館檔案管理的水平，而且對(duì)我國殯葬事業(yè)的發(fā)展也具有極為重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉學(xué)瑤.淺談信息時(shí)代的檔案管理.中國科技信息.2009.（02）.

[2]鄭敏.檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及對(duì)策.科學(xué)中國人.2014-02-25.