淺議如何加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理

王嬌

醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理是醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)研究中的重要依據(jù)，建立完整、系統(tǒng)的管理方案，提高檔案管理的水平，有利于促進(jìn)醫(yī)學(xué)的發(fā)展。

一、傳統(tǒng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方式存在的缺陷

由于我國(guó)歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因及檔案材料的特殊性，檔案工作形成了封閉型、半封閉型的管理模式。管理意識(shí)、設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況，檔案管理和利用水平低。醫(yī)院檔案資料的收集、整理、立卷、裝訂都靠手工操作，不僅程序繁瑣，手工勞動(dòng)量又大。在建立檔案檢索工具上，費(fèi)時(shí)費(fèi)力進(jìn)行人工編制，查詢利用檔案資料時(shí)要靠對(duì)檔案材料、索引目錄的熟悉程度人工翻閱檢索，不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間，還可能漏查或者信息不全、不及時(shí)，效率低下，不利于檔案信息的整理、編研、利用。解決上述問(wèn)題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識(shí)，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，從手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

二、加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的對(duì)策

1.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)

由于長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)療工作人員對(duì)檔案的管理重視度并不高，認(rèn)為檔案管理就是抄寫(xiě)、保管等簡(jiǎn)單的單一性工作，不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，只要保證檔案不丟失、不泄密、不缺少就算是做好本職工作了。

但這種檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)了。隨著醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式阻礙了檔案工作的發(fā)展，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，以滿足醫(yī)院檔案信息的利用需求，建立一個(gè)高效、科學(xué)、完整的檔案管理體系，是醫(yī)院檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。顯而易見(jiàn)，要改進(jìn)，就要從領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度做起，有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作人員就有了信心與動(dòng)力。其重點(diǎn)在于領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息來(lái)源，是醫(yī)院管理水平提高的體現(xiàn)。只有在領(lǐng)導(dǎo)的重視之下，才會(huì)促使工作人員積極改進(jìn)檔案管理方式。由此可見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)層的重視對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的開(kāi)展起著決定性的作用。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。首先，檔案行政部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案工作的指導(dǎo)。檔案行政管理部門(mén)要悉心研究醫(yī)院檔案工作新情況、新問(wèn)題，及時(shí)對(duì)醫(yī)院檔案工作進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，使檔案工作能夠適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需要。其次，要加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。中心檔案室專(zhuān)職檔案員要及時(shí)把檔案工作的有關(guān)精神、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)給各兼職檔案員，使各部門(mén)形成的檔案能符合中心檔案室的要求，并與中心檔案室的檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于日后各部門(mén)檔案的移交，以及移交后的檔案利用和借閱工作順利開(kāi)展。再次，加強(qiáng)檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)的辦法，不斷提高業(yè)務(wù)知識(shí)和工作能力。

3.改革醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方式

健全檔案管理制度，根據(jù)各類(lèi)材料的內(nèi)容進(jìn)行歸檔，可羅列索引，盡量明確信息，把所收集的材料所屬人姓名、出生日期、所屬科室、歸檔時(shí)間、歸檔時(shí)職稱(chēng)，按照檔案法的規(guī)定進(jìn)行整理。對(duì)各科室醫(yī)療工作人員的信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，并分卷、冊(cè)、年代，按照順序依次排放。

4.建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

因?yàn)槭止す芾淼男实?、誤差大，為保管和日后調(diào)閱帶來(lái)諸多不便，甚至許多有價(jià)值的資料因保管不善缺失，成為不可彌補(bǔ)的損失。所以，要做到保證檔案的完整、安全和檔案管理的高效，沒(méi)有嚴(yán)密的檔案管理體系，沒(méi)有一個(gè)健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是根本不行的?，F(xiàn)在，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，用專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，對(duì)檔（下轉(zhuǎn)第55頁(yè)）（上接第53頁(yè)）案的檢索、匯編進(jìn)行管理，方便查找，且效率高，檢索全面。在人員方面，可以按部門(mén)職責(zé)的不同，進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理。并可在各科室抽選一名細(xì)心、耐心、有責(zé)任心的人員協(xié)理，使全部門(mén)的檔案可以有序統(tǒng)一，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)日臻完善。

（五）建立新型電子化檔案

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷突破，計(jì)算機(jī)科技有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)療檔案管理中也起到重要作用，用專(zhuān)業(yè)技術(shù)做到檔案一體化，并能遠(yuǎn)程建立電子文件，使建檔、歸檔程序應(yīng)用方便，并能實(shí)現(xiàn)資源共享，隨時(shí)供調(diào)取。在錄入信息時(shí)可雇用臨時(shí)人員，將電子檔案建立方式對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)講解，逐一錄入，錄入后要由專(zhuān)業(yè)檔案管理人員進(jìn)行審查，合格后方可正式生成檔案信息，如有不合理之處，要及時(shí)查漏補(bǔ)缺。電子化檔案應(yīng)與文字化檔案同時(shí)錄入和應(yīng)用，定時(shí)更新。

（作者單位：河北省血液中心）endprint