無紙化辦公條件下的檔案管理

朱潔

無紙化辦公，是在計算機、音像設(shè)備等現(xiàn)代化辦公工具得到普遍運用的條件下，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行辦公，實現(xiàn)不用紙張和筆等傳統(tǒng)工具進行各種業(yè)務(wù)、事務(wù)的處理。

過去，集團管理層發(fā)布公文、新聞、通知等，要通過紙質(zhì)打印、校對、印制、傳送，時間長、流動性弱、受眾面窄，影響常常局限在接觸到文件的人員范圍內(nèi)。使用電子文件，在大量節(jié)約企業(yè)成本的同時，能夠有效地整合各種資源、加快信息流通、提高辦事效率，是社會發(fā)展的必然趨勢。

維護電子檔案的原始性與真實性

電子文檔不同于傳統(tǒng)的“白紙黑字”，具有易改動性、易出錯性、易消失性以及易受攻擊性。目前，我國部分企事業(yè)單位的電子文檔處于一種流失、半流失的狀況，有的電子文檔隨便改動、隨便存放，不注意保持文檔的原始性；有的電子文檔用U盤等介質(zhì)存放，隨著計算機技術(shù)的進步被淘汰；有的電子文檔毫無病毒防護等必要的安全措施，容易受到黑客的攻擊，等等。

對此，要采取具體有效的措施確保電子文檔的原始性與真實性。根據(jù)電子文檔管理工作的實際情況，除開在各層級和各部門間的運行和傳送的過程，電子文檔大致可分為產(chǎn)生、歸檔、運用等三個階段，保護措施的設(shè)立，也應(yīng)圍繞這三個階段，構(gòu)建起其原始性、真實性保護體系，保證電子文檔一經(jīng)產(chǎn)生，就能得到有效維護，從而確保其憑證作用。其中，最重要的就是要加強電子文檔生成定稿階段的管理，確保歸檔文件的“原件”屬性。

嚴(yán)格規(guī)范電子文件的歸檔與管理

一是嚴(yán)格落實國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。增強省級黨報集團工作人員參與電子文件歸檔與管理的自覺性，建立和維護正規(guī)的電子檔案管理和利用信息的秩序。檔案的信息載體及其管理方法會隨著高新技術(shù)的發(fā)展改變，但是檔案和檔案工作的基本性質(zhì)不會改變。因此，原有的規(guī)范紙質(zhì)檔案的各項檔案管理制度，對電子文檔的管理也同樣起著規(guī)范的作用。在嚴(yán)格落實國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的同時，檔案管理部門要從自身的職責(zé)和任務(wù)著手，根據(jù)本單位實際情況對《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的各項原則要求進一步細化。

二是建立平臺軟硬件的測試、維護和管理制度。對于硬件的技術(shù)指標(biāo)、性能，對于軟件的使用功能要進行定期的檢測。

三是建立電子檔案管理的建設(shè)與協(xié)作機制。信息資源共享和開發(fā)利用的公眾化，是電子檔案管理的重要特征。因此，必須建立電子檔案管理的全方位協(xié)作。省級黨報集團要根據(jù)自身的實際情況和業(yè)務(wù)需求，重點建立起檔案管理部門與三個方面的協(xié)作機制：即建立與集團內(nèi)部各部門之間的協(xié)作機制，由檔案管理部門負責(zé)牽頭運作，重點解決電子文檔的規(guī)范化、文檔信息資源的開發(fā)利用等問題；建立與省檔案局之間的協(xié)作機制；建立與其它單位之間的協(xié)作機制，重點解決信息資源共享和開發(fā)利用的問題。電子檔案管理的協(xié)作過程，也是電子檔案開發(fā)利用和完善發(fā)展的過程，只有建立起更加科學(xué)完善的運行與協(xié)調(diào)機制，才能更好地為省級黨報集團內(nèi)部各個部門和社會提供更加便捷的服務(wù)。

注重檔案管理部門的各方面投入

現(xiàn)代檔案的管理工作，對硬件和軟件的配備都提出了新要求：一是改變省級黨報集團當(dāng)前檔案管理部門設(shè)備落后的局面；二是檔案工作者的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)要相應(yīng)提升。

這就需要盡快形成結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)復(fù)合的人才群體。除了按要求引進和配備專職檔案管理人員外，還要積極提供教育培訓(xùn)和進修交流的機會，努力提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和電子檔案的管理水平。加強復(fù)合型管理人才的培養(yǎng)。加強電子檔案的管理工作，確保信息資源的安全、開發(fā)與利用，就必須培養(yǎng)一批既精通計算機技術(shù)，又懂檔案管理的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)隊伍。滿足了集團無紙化辦公條件下建網(wǎng)、管網(wǎng)、用網(wǎng)和檔案信息資源開發(fā)運用的需要。

加強電子檔案管理，需要領(lǐng)導(dǎo)加強重視，加大資金和設(shè)備的投入力度，進一步推進數(shù)字檔案包括軟硬件設(shè)施的建設(shè)。主要硬件包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、高速掃描儀、高分辨率的數(shù)碼相機、錄像機、錄音筆和電子簽章系統(tǒng)等設(shè)備；主要軟件包括辦公系統(tǒng)公文傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)電子檔案管理平臺和其他應(yīng)用軟件。為確保電子文檔的安全保管和開發(fā)利用，檔案部門要將歸檔電子文件采取一式兩套的方法，拷貝至耐久性好的載體上，一套封存保管，不得外借；一套開發(fā)利用。

（湖北日報傳媒集團）endprint